Что делает вашу продуктивность фейковой и как это исправить: рассказывает менеджер Яндекс 360

Иван Меркурьев занимается развитием Календаря в Яндекс 360. Он погрузился в тему продуктивности и проанализировал разные практики из тайм-менеджмента. В результате Иван выделил 6 «красных флагов», на которые стоит обратить внимание.

Когда успеваешь сходить на четыре созвона, решить три срочные задачи и ответить на все вопросы коллег в чатах — кажется, что рабочий день прошёл продуктивно. Но при этом дел в списке не становится меньше, а самые важные из них приходится постоянно переносить. Разбираемся, что на самом деле мешает продвигаться к поставленным целям.

Фокус на всём сразу

Если для вас все задачи одинаково важны, сфокусироваться на одном деле сложно. Вместо того чтобы расставить приоритеты, вы легко переключаетесь на срочные вопросы и пытаетесь решить несколько задач параллельно. Такой подход сказывается на качестве работы.

Настоящая продуктивность — это про способность выделять важное и удерживать на нём фокус. Например, когда мне нужно подготовить график одного проекта, отредактировать презентацию по другому и разобрать рабочую почту, я сначала концентрируюсь на приоритетной задаче из списка и выполняю её. Только когда основные вопросы решены, перехожу к остальным.

Чередование задач из разных проектов

Когда ведёшь несколько проектов и хочешь всё успеть, начинаешь делать везде понемногу. Например, пишешь план для проекта «А», потом идёшь на созвон для обсуждения идей по проекту «Б» и возвращаешься к вопросам по проекту «А». Однако в таком режиме много энергии уходит на то, чтобы переключиться, углубиться в суть и продолжить работу.

Чтобы избавиться от switching costs, я группирую задачи по проектам и выполняю их друг за другом. Только после того, как заканчиваю проработку одного проекта, перехожу к другому. Так мне не приходится тратить время на «переключение» и заново вникать в детали.

Стремление выполнить много дел за короткое время

Есть расхожее заблуждение, что продуктивность — это когда делаешь больше работы за меньшее количество времени. Если за день написал 100, а не 10 строк кода или сходил на 5 созвонов вместо 2 — значит продуктивно поработал. Но не все дела можно выполнить быстро и при этом хорошо.

Чтобы быть по-настоящему продуктивным, важнее выстроить систему: понять, чему лучше уделить больше времени, а что можно делегировать. Поэтому я стараюсь фокусироваться не на количестве задач, а на качестве их выполнения. Даже если буду решать вопрос дольше, результат для меня важнее скорости.

Решение всех задач подряд

Иногда от коллег и клиентов приходит много запросов: обновить презентацию для отдела продаж, обсудить текст с юристами, помочь с отчётом по аналитике. Сторонние проекты заполняют рабочий день и увеличивают нагрузку.

Чтобы входящие запросы не мешали заниматься действительно важным, нужно фильтровать их. Для этого я обычно задаю себе вопросы:

• Соотносится ли задача со стратегией развития продукта, над которым я работаю?
• Какое влияние на метрики она может оказать?
• Как соотносятся между собой затраты и выгоды от реализации внешнего проекта?

Если ответы неочевидные, это повод задуматься, точно ли стоит заниматься задачей. Понимать, что не нужно делать и почему, — это важно так же, как и осознавать то, на чём следует сфокусироваться.

Потребность сделать идеально

Нездоровый перфекционизм знаком многим с детства: «Взялся сделать — делай хорошо». Если вы вкладываетесь в каждую задачу на 100%, это может стать причиной переработок и привести к выгоранию.

Я стараюсь придерживаться принципа Парето: прежде чем браться за задачу или проект, определяю, куда нужно приложить 20% усилий, чтобы получить 80% результата. Если начать с этого, проще увидеть переломный момент, когда действия уже не приносят соразмерного результата.

Планирование каждого шага

За привычкой расписывать неделю по минутам часто скрывается прокрастинация. Время, за которое можно сделать структуру презентации или собрать референсы по проекту, уходит на постоянное обновление статусов в таск-трекерах.

Чтобы держать дела под контролем, достаточно простой и удобной системы планирования. Я, например, составляю обычный список из рабочих задач и выделяю примерное время для решения каждой. А ещё обязательно оставляю между делами пустые слоты на случай, если не уложусь в тайминг, — это помогает избежать лишнего стресса и не потерять концентрации.

Коротко: как сделать свою продуктивность не фейковой

Если в конце рабочего дня вы видите, что не продвинулись на пути к важным целям, а вместо удовлетворения ощущаете усталость и тревогу — проверьте, нет ли у вас фейковой продуктивности.

Другая крайность — токсичная продуктивность. Это когда вы систематически перерабатываете и не можете выстроить здоровые отношения с работой. Читайте в отдельной статье, чем вредна токсичная продуктивность.