Что такое бэклог и зачем он нужен команде

Представьте, что команда разработчиков делает приложение для брони отелей. Проджект-менеджер составил список задач для запуска продукта, но не указал приоритеты и не обозначил сроки. В итоге программисты добавили аватарки в личные кабинеты, но не доработали главную функцию — поиск отелей, из-за чего пользователи не смогли забронировать жильё, а бизнес потерял деньги. Чтобы избежать похожих ситуаций, список задач оформляют в виде бэклога продукта.

Что такое бэклог

Бэклог (от англ. backlog — «невыполненная работа») — это список задач, которые расположены по снижению приоритетности. Если у компании меняются цели, а требования теряют актуальность, бэклог корректируют: удаляют задачи и добавляют новые.

Список задач оформляют как в обычной табличке, так и в специальных сервисах — например, Яндекс Трекере.

Чтобы сфокусироваться на одном блоке задач, поэтапно презентовать результат и вовремя вносить правки, из бэклога продукта в процессе формируют бэклог спринта. Это группа приоритетных задач, самые крупные из которых команда разбивает на мелкие и выполняет за короткий срок — спринт. Например, мастерской по изготовлению натуральной косметики нужно протестировать на фокус-группе новый крем. Задачу сложно оценить по силам и времени, поэтому её делят на понятные измеримые шаги: найти участников, подготовить анкеты, организовать тест, собрать отзывы.

Зачем нужен бэклог

Бэклог используют, чтобы избежать хаоса в проекте. Он помогает:

• Систематизировать задачи. Понятная и подробная структура упрощает работу команды и минимизирует недопонимания.
• Не забыть важное. Задачи находятся в едином списке, а информация не теряется в мессенджерах и на созвонах.
• Сделать процессы прозрачными. Бэклог открыт для всей команды: каждый шаг работы над проектом видят и сотрудники, и руководители.
• Отследить прогресс. В списке можно посмотреть как задачи в процессе, так и выполненные. Для наглядности бэклог можно представить в виде диаграммы Ганта — например, в Яндекс Трекере.
• Эффективно распределить ресурсы. В бэклоге у каждой задачи есть свой приоритет, а значит, команда не будет тратить время на менее срочные.

Элементы бэклога

Бэклог должен содержать задачи с чётким техническим заданием, цели и приоритеты. Остальные элементы зависят от особенностей проекта. Чаще всего добавляют:

• Истории пользователей, или User Story. Это функции продукта, описанные с точки зрения пользователей. Например, «я как посетитель сайта хочу быстро купить билет на концерт».
• Сроки. Нужны, чтобы не затягивать выход продукта и сделать процесс предсказуемым для команды и заказчика.
• Сложность. Стоит заранее оценить, насколько трудно выполнить задачу, — это помогает скорректировать сроки. Чтобы правильно оценить сложность, ориентируйтесь на объём работы, риски и количество специалистов.
• Баги. Если продукт работает некорректно, ошибки фиксируют в бэклоге, оценивают приоритет и задают срок, за который их нужно устранить.

Как создать и вести бэклог

Бэклог удобно вести в четыре этапа.

Соберите информацию. Узнайте у заказчиков требования к продукту, изучите потребности ЦА с помощью голосований, опросов и фокус-групп, а также проанализируйте конкурентов. Дополните информацию идеями команды.

Создайте бэклог. Сформулируйте задачи, учтите требования заказчиков и предложения коллег, а затем добавьте к каждой задаче истории пользователей. Обратите внимание: бэклог должен быть понятным для команды, которая будет с ним работать.

Приоритизируйте задачи. Расположите их списком от срочных до тех, которые можно отложить. Учтите сложность и риски: если растянуть сроки сдачи, то времени на исправление ошибок не останется.

Обновляйте бэклог. Со временем список «засоряют» устаревшие задачи и неактуальные цели. Чтобы поддерживать документ в порядке, проводите груминги бэклога. Это встречи с командой и владельцем продукта, на которых оптимизируют список: удаляют неактуальные User Story, пересматривают приоритеты, добавляют новые задачи. Груминги лучше проводить раз в две недели.

Визуализировать бэклог удобно в Яндекс Досках — онлайн-пространстве, куда можно добавлять диаграммы и схемы процессов, а также обсуждать их с командой.

Типичные ошибки

При составлении и ведении бэклога легко допустить ошибки, которые затянут работу над продуктом на месяцы и даже могут спровоцировать конфликты в команде. Вот главные из них.

Нет чётких приоритетов. Когда задач с одним приоритетом много, команде непонятно, какие выполнять в первую очередь.

Используйте ранжирование: «срочно», «важно», «можно отложить». Если определить приоритет сложно, вспомните о целях бизнеса на ближайшее время или используйте матрицу Эйзенхауэра.

Подробнее об этом методе читайте в статье «Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте».

Нет ясных критериев завершённости задач. Если не дать чётких требований к результату, команда будет постоянно вносить правки, а сроки сдачи затянутся.

Когда добавляете задачу, договоритесь, как вы поймёте, что она завершена. Определите степень проработки и детали, которые можно оставить без внимания.

Неверно рассчитаны время и ресурсы. Если дать несколько сложных задач с высоким приоритетом, но не рассчитать силы команды, результат будет посредственным, а дедлайн придётся перенести.

Обсуждайте с командой, сколько времени потребуется на выполнение задач. Сложные делите на более мелкие и ранжируйте их по приоритету.

Нет груминга бэклога. В бэклоге копятся выполненные задачи и устаревшая информация — если вовремя не корректировать список, неактуальные данные будут путать команду.

Проводите встречи после каждого спринта. На них удаляйте завершённые задачи и обновляйте цели.

Много мелких задач. Слишком детализированный бэклог мешает увидеть целостное представление о продукте. К тому же команде приходится отчитываться даже за незначительные действия, а в огромном списке становится трудно ориентироваться.

Найдите баланс. В бэклоге достаточно кратко и точно описать, что и как нужно сделать, а также чётко обозначить ожидаемый результат.

Бэклог — это гибкий инструмент планирования, который поможет команде, если его грамотно выстроить и вести: регулярно обновлять, формулировать и приоритизировать задачи. Тогда получится создать продукт и не потратить время и ресурсы впустую.