ИИ в помощь: с какими задачами бизнеса способен справиться искусственный интеллект

Владельцы малого бизнеса нередко совмещают обязанности нескольких специалистов: отвечают клиентам, проверяют заказы, ведут отчёты и общаются с подрядчиками.

Сегодня часть этой нагрузки можно передать виртуальным помощникам — ИИ-ассистентам. Они могут существовать как отдельный сервис, к которому нужно обращаться с конкретными вопросами и контекстом, например ChatGPT, так и как система, встроенная в устройство или ПО, например Siri в Apple или Яндекс Алиса. 

ИИ-ассистенты помогают разбирать почту, составлять тексты, подводить итоги встреч и работать с документами. Разбираемся, в каких ситуациях искусственный интеллект действительно облегчает жизнь предпринимателям и с какими из этих сценариев может помочь Алиса Про из Яндекс 360.

Алиса Про — это умный ассистент, встроенный в экосистему Яндекс 360. Она повышает продуктивность в рабочих и личных делах: быстро собирает и анализирует информацию по проектам, подводит итоги встреч, готовит черновики писем, создаёт контент для сайтов и соцсетей. С Алисой Про можно работать как из её собственного интерфейса, так и через ИИ-функции внутри сервисов Яндекс 360.

Коммуникация: быстро ориентироваться в потоке сообщений

ИИ-ассистенты помогают бизнесу разбирать поток обращений и отвечать клиентам быстрее — без постоянного участия владельца или команды поддержки. Вот что они делают на практике:

• Отвечают на типовые запросы. Если загрузить в чат-бота наиболее востребованную информацию вроде FAQ и обучить ToV компании, то по запросу он сможет быстро генерировать ответы на запросы клиентов. В таком случае менеджерам поддержки не придётся самостоятельно подбирать сообщение, нужно будет лишь адресовать запрос ассистенту и проверить ответ на наличие неточностей. 
• Приоритизируют письма. Умные помощники могут по запросу выдавать письма с конкретным содержанием или искомым вложением, а также суммаризировать информацию из переписок. 
• Улучшают тексты. Специализированные ассистенты помогают в написании писем, корректируют орфографию и пунктуацию, помогают подобрать подходящий стиль изложения. 
• Переводят информацию. Если компания работает с иностранными партнёрами и клиентами, ассистенты помогают быстро и качественно перевести запрос и сформулировать ответ, чтобы не допустить ошибок на языке собеседника. 
• Отвечают на звонки. Голосовые ИИ-ассистенты умеют моментально расшифровывать устную речь и отвечать на типовые запросы. При необходимости могут, например, записать клиента на приём или зарегистрировать бонусную карту. Такие повсеместно работают в поликлиниках и сфере услуг, а также развиваются для помощи клиентам в более сложных сферах, например в финтехе. 

Алиса Про может взять на себя коммуникацию с клиентами в Почте. Загрузите в неё вводные: прайс-листы, инструкции к товарам, скрипты, FAQ, актуальные данные о наличии товаров и скидках — и попросите: «Найди письма с запросами по поводу товаров и доставки и напиши ответы». Ассистент прочитает входящие, найдёт подходящие по смыслу, выделит нужную информацию из предоставленных документов и подготовит тексты ответных писем.

Контент: подстроиться под стиль и писать быстрее 

ИИ-ассистенты помогают компаниям быстрее готовить тексты и визуал для сайтов, социальных сетей, карточек товаров и услуг, рекламных объявлений. Что они умеют делать:

• Генерируют тексты. Находят, анализируют, структурируют информацию из загруженных документов или открытых источников и пишут черновики для постов, рассылок, статей, карточек, рекламных объявлений. Современные ассистенты могут изучать редполитику, подстраиваться под ToV и предлагать варианты текстов, которые нужно минимально корректировать. 
• Создают визуалы. ИИ-ассистенты могут работать совместно: один пишет промпт, а другой создаёт визуал. Так можно создавать как статичные креативы, так и динамичные ролики для социальных сетей или рекламы. 
• Предлагают темы для публикаций. Если дать ассистенту информацию о компании, конкретных контентных площадках и запросах клиентов, он предложит релевантные форматы публикаций: посты для коммуникации с покупателями, темы статей для воздействия на верхних уровнях воронки или поводы для рассылок перед праздниками и распродажами.
• Структурируют информацию о контенте. С помощью ассистентов можно собрать все тексты в единую базу данных и переиспользовать контент. В результате получится таблица или календарь, по которому можно будет искать информацию или по запросу быстро извлекать идеи из бэклога. 

Алисе Про можно делегировать создание маркетинговых материалов. Загрузите в неё информацию о ближайшей акции и ссылки на соцсети, в которых хотите опубликовать новость. Попросите написать посты и рекламные объявления, она не просто сгенерирует тексты, но и адаптирует тональность под разную аудиторию, форматы и площадки. 

Работать с текстами можно как через интерфейс умного ассистента, так и внутри Яндекс Документов. Нажмите на кнопку «Помочь с текстом» на панели инструментов и в открывшемся диалоговом окне «Редактор с Алисой Про» напишите свой запрос. Ответ сразу появится в документе.

Аналитика: делать выводы без ручной работы 

ИИ-ассистенты упрощают работу с данными: находят закономерности, сокращают длинные отчёты до ёмких тезисов и подсвечивают, где выросли расходы, какие услуги просели по продажам, на что чаще всего жалуются клиенты. Как они помогают бизнесу:

• Извлекают данные. Ассистенты находят информацию в переписках и документах и суммаризируют наиболее важное. Например, могут кратко описать содержание отчёта с ключевыми цифрами или резюмировать, что именно просит в длинном письме собеседник.
• Анализируют диалоги. Если загрузить в ИИ-помощника скрипты продаж и записи разговоров с клиентами, он расшифрует их, сравнит и подскажет, кто из менеджеров отклоняется от схемы или недорабатывает там, где можно было довести клиента до покупки. 
• Формируют сводки и отчёты. Ассистенты могут создавать таблицы на основе базы данных или входящих писем и представить информацию в визуально понятном виде. Например, можно загрузить в ассистента исследование и попросить сравнить различные подходы или визуализировать отчёты о трендах в сфере. Если предоставить ИИ статистику о поведении пользователей на сайте, он сможет сделать выводы и предположить, почему потенциальные клиенты «отваливаются» по пути к целевому действию.

Алиса Про может работать с данными в двух форматах:

1. В интерфейсе умного ассистента анализирует информацию из писем и вложений в Почте. Например, поможет выяснить, от кого вы чаще всего получаете сообщения или в какие даты приходили какие счета. Алиса Про соберёт все цифры в понятную таблицу. 
2. В Яндекс Таблицах работает с содержимым ячеек: может анализировать и структурировать информацию, проводить вычисления, генерировать и переводить текст, определять его тональность и выделять тезисы. Например, поможет сделать анализ продаж за квартал: определит, какие товары продавались лучше или хуже, на какие товары резко изменился спрос и почему.

HR: нанимать быстрее

ИИ-ассистенты анализируют резюме, выделяют ключевые навыки кандидатов, подсказывают вопросы для интервью и помогают составить программу адаптации. Вот как они могут помочь на каждом этапе найма:

• Составляют вакансии. Можно передать умному ассистенту требования к кандидату, условия работы, особенности компании — он составит структурированный, понятный текст вакансии с учётом ToV компании. Чтобы объявление соответствовало рынку, можно попросить его проанализировать похожие вакансии по региону: какие навыки обычно требуют работодатели, какую зарплатную вилку предлагают и какие преимущества указывают.
• Анализируют резюме. Когда на вакансию начнут поступать резюме, ИИ-ассистент поможет быстрее определиться, кого приглашать на интервью, на основе релевантных навыков и опыта и подготовит текст ответного письма с отказом или приглашением на встречу.
• Помогают подготовиться к интервью и резюмировать встречу. Перед собеседованием можно попросить умного ассистента составить список вопросов по компетенциям. А после передать запись разговора: он расшифрует, соберёт конспект, выделит сильные и слабые стороны кандидата. 
• Знакомят с компанией. Когда новый сотрудник выходит на работу, ему важно разобраться во внутренней структуре компании, правилах и особенностях работы, ассистент подскажет релевантные материалы из базы знаний и ответит на конкретные вопросы. В него можно загрузить инструкции, регламенты, записи обучающих вебинаров — он соберёт из этой информации понятный набор материалов.

Читайте также: Как организовать базу знаний, чтобы она не превращалась в склад данных

Алиса Про поможет быстро обработать отклики, которые пришли в Почту. Среди всех входящих найдёт письма с резюме кандидатов и проанализирует, насколько они подходят под требования вакансии. Если откликов много, можно попросить её свести данные в таблицу: так легче будет сравнивать людей по навыкам.

Планирование и управление задачами: не упускать важное 

ИИ-ассистенты помогают структурировать рабочую информацию и быстрее ориентироваться в дедлайнах. Вот что они могут делать:

• Структурировать информацию и назначить ответственных. Ассистенты могут быстро расшифровать запись встречи или голосовые сообщения, составить список задач и ответственных по ним. 
• Подсказывать, что требует внимания. Анализируют поток входящей информации и выделяют то, что важно сейчас. Например, вопросы клиентов, которые ждут ответа, уточнения от подрядчиков, документы, которые нужно проверить. 
• Автоматизировать работу над проектами. В специализированных сервисах ИИ может не только суммаризировать информацию, но и автоматически создавать проект в CRM, разбивать его на этапы, менять статусы задач и проставлять дедлайны. 

Алиса Про может стать личным секретарём, который помогает ничего не забыть. Например, можно в течение дня заносить информацию о заказах, встречах и договорённостях. А когда понадобится, попросить её составить список дел и напомнить, у каких задач ближайший дедлайн.

А если ваш бизнес связан с онлайн-консультированием, репетиторством или другой сферой, где активно задействована Почта, удобно подключаться к Алисе Про через интерфейс умного ассистента. Так она может, например, составить график встреч на день или неделю с кратким описанием повестки, зафиксировать все заявки и подготовить ответные письма, напомнить, о чём договорились с партнёром на прошлом созвоне.