Как настроить и пользоваться фильтрами в Яндекс Почте: сценарий для агентства маркетинга

Если потратить всего полчаса и настроить Яндекс Почту, сотрудникам компании не придётся каждый день сортировать письма от клиентов и партнёров, вручную отделять важные от спама. В Почте есть встроенные инструменты — фильтры и правила, которые помогут избавиться от рутины.

Привет, на связи команда Яндекс 360. Мы считаем, что работа должна быть удобной и сотрудники в компании не должны тратить время на ручной разбор электронных писем. Сегодня расскажем, как настроить автоматическую сортировку писем в Почте — сделать это можно как в браузере, так и в мобильном приложении.

Для примера возьмём условную компанию «Диджитал+» — это маркетинговое агентство, в котором работают 16 человек — и все удалённо. Есть два отдела: продажи и контент.

Продажи: распределяют письма по отделам и сотрудникам

Отдел продаж «Диджитал+» обрабатывает запросы от новых клиентов. Они обсуждают условия сделки и передают договоры на подпись. Всё это — через электронную почту, у них много переписки. Чтобы облегчить себе задачу с разбором писем, отдел продаж настроил Почту по трём сценариям.

Автоматически отправляют письма от клиентов в папку «Лиды»

Менеджеры по продажам обрабатывают вручную только письма из этой папки: выходят на связь с клиентами и договариваются о стоимости услуг, сроках выполнения. Ещё в Почте настроили автоответ, чтобы клиенты не уходили к конкурентам, не дождавшись ответного сообщения.

В итоге скорость ответа стала выше, новые письма от потенциальных заказчиков не теряются в общем потоке входящих, а клиенты сразу понимают, когда им ответят.

Вот как настроить правила по примеру «Диджитал+»:

Чтобы настроить автоответ, нужно поставить галочку в пункте «Ответить следующим текстом» и написать сообщение.

Одной кнопкой отправляют в отдел контента письма с задачами от клиентов, с которыми подписали договор

Вместо того чтобы по одному отправлять письма и вводить адрес получателя вручную, отдел продаж «Диджитал+» переадресовывает входящие одним кликом.

Вот как настроить персональную кнопку «Переадресовать» — она появится в тулбаре над списком с входящими:

Настроили автоматическую пересылку писем, не связанных с продажами

Кроме клиентских писем, в «Диджитал+» приходят резюме кандидатов, запросы от СМИ, контрагентов. Основной поток таких запросов идёт с сайта. Там установлена форма для обращений, в которой тему письма нужно выбрать из выпадающего списка. Для соискателей это «Работа в Диджитал+», для корреспондентов — «Интервью», для других людей — «Вопрос».

В настройках Почты можно выставить сортировку писем по словам в теме письма и указать адрес пересылки. В нашем агентстве входящие с темой «Работа» отправляются в ящик HR, а со словом «Интервью» — сотруднику, который отвечает за маркетинг.

Отключают ненужные рассылки

Иногда в «Диджитал+» начинают прилетать рекламные письма от разных сервисов. Почта умеет распознавать рассылки и даёт возможность отключить их без перехода на сайт отправителя. Отдел продаж активно использует функцию отписки. Вот как ею пользоваться.

Выделите входящие рассылки. В верхнем меню над списком писем станет кликабельной кнопка «Отключить рассылку». Нажмите на неё и подтвердите действие.

Команда контента: собирает письма в отдельные папки

Команда контента занимается проектами клиентов. Им на почту приходят письма из отдела продаж с уже готовыми задачами и ТЗ. В отделе тоже настроили правила обработки писем, чтобы было удобно работать.

Установили правило, и теперь письма отдела продаж автоматически приходят в папку «Новые проекты»

Правило настраивается так же, как и для отдела продаж. Разница в условиях: нужно прописать, чтобы в папку попадали письма не с определённой темой, а с конкретного адреса. Для этого выбрать «От кого» → «Совпадает с» и прописать адрес, с которого нужно перенаправлять письма.

Когда отдел контента приступает к работе над проектом, сотрудники создают для него отдельную папку и переносят туда письма от клиента

Например, в папке «Долина молока» хранятся входящие от молочного завода.

В Яндекс Почте есть удобная функция: можно перетащить письмо в другую папку и указать, чтобы все письма от отправителя теперь попадали только сюда.

Теперь входящие от «Долины молока» будут автоматически приходить в папку проекта.

Настроили уведомление о получении новых писем

Отделу важно не пропускать письма от клиентов, чьи проекты в работе. В любой момент могут прийти новые вводные по задаче и важные детали. Поэтому сотрудники настроили уведомление, которое приходит прямо на рабочий стол компьютера, даже если вкладка Почты закрыта.

Вот как настроить такое для любой компании:

Настраивают уведомление на личную почту, чтобы не пропускать срочные письма

Сотрудники «Диджитал+» иногда уходят в отпуск. Но письма от некоторых отправителей не хотят пропускать. Поэтому перед отдыхом настраивают пересылку на личную почту.

В итоге

Сотрудники «Диджитал+» благодаря инструментам Яндекс Почты автоматизировали большинство рутинных задач и не разгребают десятки писем вручную. Так у них остаётся больше времени на другую работу. И это далеко не все возможности Почты, про остальные можно подробнее прочитать в Справке.