Как настроить систему контроля задач на строительном объекте с помощью Яндекс Трекера

На стройке коттеджных посёлков часто работают небольшие команды во главе с бригадирами, которых нанимает застройщик. Начальник объекта со стороны девелопера координирует работу всех бригад, а его команда из специалистов по закупкам, менеджеров и инженеров принимает и обрабатывает заявки, составляет планы и разрабатывает макеты инфраструктуры. Эти процессы можно структурировать в таск-трекере.  

С какими задачами работают сотрудники девелопера

Ежедневно команда застройщика сталкивается с разными задачами:

• Менеджеры должны получать от бригадиров списки рабочих, потому что следят, кто из них находится на объекте и из какой бригады. Иногда эта информация теряется среди почты и потока чатов.
• Специалисты отдела закупок принимают у бригад заявки на материалы, актуализируют планы с начальником объекта как с главным координатором, а все детали по закупкам уточняют у бригадиров, которые руководят конкретными командами на местах. Единой базы по заявкам обычно нет.
• Проектировщики согласуют планы по застройке с командой и начальником объекта. В процессе комментарии или уточнения могут теряться, а цепочка согласований — сбиваться.

Чтобы структурировать процессы по разным направлениям, можно использовать таск-трекер — например, Трекер от Яндекс 360. С помощью него бригадиры смогут оставлять данные о рабочих и заявки на закупки, а технические специалисты — в одном месте согласовывать планы или оставлять комментарии для доработки.

Как настроить систему контроля задач с помощью Трекера

В Трекере можно разделить задачи, создать формы для быстрого заполнения и назначить ответственных. Для организации работы нужно пройти несколько этапов. 

1. Настроить папки проектов и очереди

У каждой задачи на строительном объекте есть свои особенности: например, списки нужно получать ежедневно по утрам, для закупок важно иметь возможность уточнять детали, а для согласования планов — включать в цепочку всех согласующих. 

Чтобы развести потоки задач, можно использовать в Трекере очереди и папки проектов. 

Очереди. Каждая очередь нужна для конкретного вида задач — для передачи списков или для контроля заявок по закупкам. В ней можно создавать задачи только одного типа, а для этого нужно настроить форму и задать в ней необходимые поля. Так бригадиры смогут быстро заполнять её, а задачи будут автоматически попадать в Трекер в структурированном виде.

Папки проектов. Неоднотипные задачи можно группировать в папках. На объекте это поможет согласовывать планы: специалисты соберут все детали и оставят комментарии в конкретной папке, а не разных чатах или сервисах. С помощью диаграммы Ганта команда и начальник объекта смогут видеть, какие планы ещё в работе, а каким нужно уделить внимание, чтобы согласовать их быстрее.

Так как с задачами в Трекере будут работать и специалисты застройщика, и подрядчики, важно следить за безопасностью информации. Для этого можно настроить доступы к очередям и папкам. Например, папку с задачами по согласованию планов будет видеть только команда застройщика, а очереди для списков и закупок — исключительно бригадиры.

2. Создать формы для заявок

Для заявок на закупки подойдут формы с заранее подготовленными вопросами. Чтобы бригадиры не пропустили ни одно из полей, можно сделать их все обязательными. Так не придётся потом запрашивать дополнительные данные.

Все детали можно уточнять прямо в задаче. Специалисты по закупкам выясняют, чем можно заменить материалы, которые нельзя быстро получить, а менеджеры сверяются с бригадирами по спискам рабочих. Чтобы быстро отвечать на вопросы и уточнять детали, не авторизуясь заново на сайте Трекера, сотрудники могут установить приложение, оно доступно на iOS и Android.

Читайте также: Обсуждайте задачи на ходу и быстро вносите новые с телефона: чем бизнесу полезно мобильное приложение Трекера

Можно создавать задачи в свободной форме: сотрудники будут описывать вводные и прикреплять файлы в любом объёме. Такой способ подходит для согласования планов.

3. Распределить задачи по исполнителям

Можно настроить очереди и папки так, чтобы ответственный сотрудник назначался автоматически или самостоятельно. 

• Автоматически. Подойдёт, если задача находится в зоне ответственности одного сотрудника — менеджера из команды застройщика или специалиста по закупкам. Информация о задачах автоматически будет попадать сотруднику, и он сможет взять их в работу.
• Самостоятельно. Пригодится, если в задаче задействованы несколько сотрудников. Например, для согласования технических планов ключевым исполнителем станет инженер, а для планов освещения — проектировщик.

Трекер поможет и в случае изменений — например, если специалист уйдёт в отпуск, можно настроить очередь так, чтобы задачи автоматически направлялись другому сотруднику. 

Если же исполнитель долго не появляется в системе, Трекер тоже поможет. Он пришлёт напоминание, чтобы вопрос не потерялся.

4. Задать варианты статусов для отслеживания прогресса

В новых очередях и папках проектов для задач автоматически появляются три типа статусов: «Переоткрыть», «Нужна информация» и «Закрыть». Если нужны дополнительные статусы, можно создать их вручную. Например, добавить «В доставке» для закупок или «На согласовании у инженеров» для обсуждения планов.

После добавления нужных статусов исполнитель сможет менять их для каждого вопроса. Благодаря этому в общем списке задач можно следить, что на какой стадии и чему нужно уделить внимание в ближайшее время.

Как система контроля задач в Трекере поможет команде застройщика 

Несмотря на большое количество офлайн-процессов, многие задачи в строительстве решаются онлайн. Яндекс Трекер может стать надёжным помощником для команды застройщика, чтобы хранить все данные в одном пространстве и следить за статусами задач в режиме реального времени.  

Благодаря таск-трекеру бригадиры могут заполнять формы для закупок по шаблону, менеджеры — тут же проставлять актуальные статусы для задач, а технические специалисты — загружать все необходимые данные и согласовывать планы в том же пространстве. Все процессы упорядочены и объединены в одном месте. Такая цифровизация позволяет экономить время на рутинных делах и уделять больше внимания строительным объектам.