Как настроить уведомления из Трекера только о нужных задачах

Когда в Трекере компании ведут работу над несколькими проектами сразу, сотрудникам по умолчанию приходят письма с уведомлениями. В потоке входящих трудно отделить важное от второстепенного, и нужные обновления по задачам могут теряться.

Иван Котов, менеджер продукта Трекер, рассказал, в какие сервисы, кроме Почты, можно получать уведомления, а ещё — как настроить их под себя с помощью фильтров и параметров.

Как работают уведомления в Трекере

По умолчанию Трекер отправляет уведомления на адрес электронной почты, с помощью которого пользователь входит в сервис. Над задачами могут работать сразу несколько человек, например в роли автора или исполнителя. А ещё есть наблюдатели — это люди, которые не ставят задачу и не отвечают за результат, но им важно следить за статусами. Каждый, кто отмечен в задаче, получает уведомления о любых действиях с ней.

Система также отправляет оповещения об ответах пользователей на комментарии коллег, которые вас не касаются напрямую. Значительная часть уведомлений не нужна для ежедневной работы, при этом среди такого потока писем может потеряться что-то важное.

Хорошая новость в том, что уведомлениями можно управлять. Например, сделать так, чтобы письма приходили только о нужных изменениях в конкретных задачах.

 Это делается в настройках: чтобы открыть их, на панели слева нажмите «Настройки» → «Уведомления». Откроется поле с заданными параметрами, которые вы можете поменять вручную или с помощью шаблонов.

Читайте также: Месяц прошёл — о задаче не вспомнили: как настроить напоминания о повторяющихся, но редких делах в Трекере.

Куда можно получать уведомления из Трекера

У каждой команды или отдельного сотрудника есть каналы связи, в которых ведётся большая часть переписок. Чтобы точно вовремя замечать оповещения, можно выбрать, куда вы хотите их получать.

В Мессенджер — уведомления присылает бот

Чат-бот можно кастомизировать под вашу компанию. Например, поставить на аватар логотип компании или фото директора, если так сотрудники чаще будут проверять уведомления. Название тоже меняется — команда может получать оповещения от «Руководства» или «Любимого менеджера».

В Почту — сможете получать подборки изменений

Если вы хотите получать новости о происходящем в Трекере, но не слишком часто, можно настроить дайджест. На почту с определённой периодичностью будет приходить список изменений по выбранным задачам. Вы будете в курсе, что обсуждали коллеги в комментариях, какие задачи закрыли, а какие поставили на паузу.

Чтобы дайджесты были хорошо заметны, в Почте можно включить опцию «Важные письма с Алисой Про». Алиса Про — это умный ассистент, который умеет делать краткий пересказ актуальных писем. После включения опции у вас перед глазами будет отдельный блок с пересказом. Подробнее о функции и её настройках можно узнать в Справке.

В Telegram — оповещения будут приходить во внешний канал связи

Если вы ведёте рабочие переписки в Telegram, уведомления можно настроить и туда. Для этого потребуется привязать к Трекеру свой аккаунт: получите у телеграм-бота специальный код и вставьте его на страницу конструктора уведомлений. Пошаговую инструкцию по настройке уведомлений в Telegram вы найдёте в Справке.

Центр уведомлений в Трекере — показывает, все ли оповещения отработали

Изначально оповещения отображаются и в самом Трекере — в Центре уведомлений. При этом всё, что вы делаете с уведомлениями, постоянно синхронизируется с Трекером. Как только открываете письмо с оповещением в Почте, в Центре уведомлений становится на одно непрочитанное меньше. Так же и с другими каналами — вы точно не забудете ответить коллеге на комментарий или проверить изменения в задаче. А в конце дня можете посмотреть, всё ли вы сделали, и удалить то, что уже неактуально.

В мобильном приложении Трекера также можно получать пуш-уведомления и сохраняются все функции Центра уведомлений.

Как настроить уведомления, чтобы приходили только нужные

Используйте фильтры и адаптируйте их под свои задачи. Для этого в Яндекс Трекере в разделе настроек уведомлений есть несколько критериев.

По параметрам — для нужных задач и условий

Вы определяете типы задач, за которыми хотите наблюдать. Это могут быть дела с пометкой «Избранное» или те поручения, где вы являетесь автором, наблюдателем или исполнителем.

Например, сейчас сотрудник активно работает над релизом новой программы лояльности, и любые другие уведомления будут его отвлекать. Тогда можно выбрать соответствующий проект из списка и в системных параметрах отметить задачи, в которых пользователь назначен исполнителем. Так человек будет получать оповещения только по задачам, которые делает для релиза: не придётся искать их среди всех остальных.

По событиям — для определённых действий в задачах

По умолчанию Трекер отправляет уведомления о любых действиях с задачами. Неважно, поменяли коллеги статус задачи, добавили вложение или просто решили обсудить поручение в комментариях. Вы получите оповещение о каждом событии.

Чтобы сократить количество уведомлений, можно настроить фильтры под конкретные действия. Например, сообщения будут приходить, только если коллеги отвечают именно вам, изменяют поле «Дедлайн» или делают и то и другое.

Если нужно, уведомления можно настраивать отдельно для каждой задачи. Например, когда в работе с одной из них важно получать только оповещения о комментариях коллег, а с другой — новости об изменениях статуса. Параметры не влияют друг на друга.

Когда выбираете нужные каналы уведомлений, задаёте фильтры по типам задач и событиям, вы формируете личную ленту оповещений. Больше не пропускаете критичные изменения, но и не перегружаете мессенджеры и электронные ящики несущественными обновлениями. Так вы экономите время, чтобы в итоге эффективнее работать над тем, что действительно важно.