Как передать дела сотрудникам, чтобы они поняли с первого раза: правила делегирования

Если работа начинает отнимать слишком много времени и рутина мешает сосредоточиться на стратегии — пора передавать часть задач подчинённым. Как правильно распределять нагрузку, что нужно, а что нельзя делегировать, расскажем в статье.

Что можно делегировать, а что нельзя

Если вы не уверены, что сотрудники справятся с задачами и сделают всё как надо, начните делегирование с простых дел. Например, поручите выгрузить отчёт из программы и отфильтровать данные. Так вы увидите, на что способны ваши подчинённые, и избавитесь от страха делегирования, особенно если уже был негативный опыт передачи задач.

Что можно поручить сотрудникам:

• Простые операционные задачи. Обычно они не требуют особых навыков: перенос данных в Excel, сбор статистики.
• Рутинные задачи. Если процесс выполнения уже выстроен, то вы сможете объяснить и показать сотруднику все этапы. Например, составить список площадок с отзывами о компании или проверить показатели в аналитике.
• Узкопрофильные задачи. Для их решения подключают специалистов в штате или внешних. У руководителя может не быть глубоких знаний по каждому вопросу, но нужно хотя бы на базовом уровне разбираться в вопросе, чтобы контролировать выполнение.

Какие вопросы нужно решать самому:

• Стратегические. Основные задачи руководителя — координировать процессы в компании, ставить цели и планировать развитие компании. Их делегировать опасно для бизнеса.
• Управление персоналом. Принимать решения в конфликтных ситуациях, решать вопросы увольнения или приёма на работу, премирования или выговоров должен начальник.
• Срочные или проблемные. Вопросы, по которым не предусмотрены бизнес-процессы, возникают внезапно, любые внештатные ситуации остаются в компетенции руководителя.
• Конфиденциальные. Эти задачи касаются информации, доступ к которой ограничен. Например, финансовые отчёты, внутренние документы компаний клиентов.

Этапы делегирования

Чтобы передать задачу правильно и не переживать за результат, разбейте делегирование на этапы.

Выберите задачу

Делегирование проще начать с передачи типовых задач, которые можно делать по шаблону или чёткой инструкции. Например, заполнить карточку товара или составить описание по схеме. Если сотрудник вдруг допустит ошибку в таких задачах, это не нанесёт большого урона бизнесу и можно всё поправить.

Определите исполнителя

Разберитесь с типом задачи и подберите исполнителя, который точно сможет её выполнить. Например, продакт-менеджеру можно поручить написать инструкцию по знакомому ему процессу, но составить финансовый отчёт у него вряд ли получится. Обсудите сроки и проверьте, что у него есть время на выполнение. Если все задачи фиксировать в общем календаре, то можно увидеть загрузку каждого сотрудника в команде. Для этой цели можно использовать Яндекс Календарь. В нём же можно назначать и встречи совместно с коллегами.

Подробно о том, как организовать совместную работу с коллегами в Яндекс Календаре.

Поставьте задачу и сроки сотруднику

Чем чётче вы сформулируете задачу, тем точнее её выполнят. Убедитесь, что сотрудник понял, какой результат вы от него ждёте. Лучший способ — попросить его повторить вашу задачу своими словами.

Дайте ему все данные для выполнения задачи: откройте доступы к документам и папкам, поделитесь нужными контактами, перешлите переписку с клиентом. Чтобы письма, связанные с задачами, сразу попадали в отдельную папку к определённому сотруднику, в Почте можно настроить фильтры. Так не придётся искать среди всех писем нужные документы или переписку по задаче.

Как сделать, чтобы Яндекс Почта разбирала письма за вас, рассказали в карточках.

Проговорите этапы и отчётность по ним

Если задача объёмная и занимает не один день, разбейте её на этапы. Это поможет следить за прогрессом и вовремя скорректировать, если что-то пойдёт не так. Обсудите, в каком формате и в какие сроки ждёте от исполнителя промежуточных результатов. Например, работу с негативными отзывами можно разделить на следующие этапы:

Объясните, в каких случаях он может сам принимать решения и проявлять инициативу в рамках задания. Так сотрудник сможет показать свою компетентность и открыться с новой стороны — это вдохновляет делать работу лучше. Не стойте над исполнителем и не дёргайте с постоянным контролем, но если у него возникнут вопросы — отвечайте на них.

На этом этапе поможет сервис Документы от Яндекс 360. Например, для таблиц со статусами задач или договоров, над которыми работают несколько отделов, можно настроить общий доступ. Руководитель в любой момент сможет посмотреть, на какой стадии находится проект, какие результаты, и при этом не нервировать постоянным надзором. Как пользоваться документами, рассказали в статье.

Оцените результат

Когда задача выполнена, обязательно дайте обратную связь сотруднику. Поощряйте удачные подходы, а если сотрудник ошибся — не нужно отчитывать. Вместо этого объясните правильный вариант решения, чтобы сотрудник учёл это замечание в дальнейшем. Это будет мотивировать к росту.

Делегирование поможет вашим сотрудникам почувствовать больше ответственности при решении разных задач. Чувствуя доверие к себе, они постараются идеально выполнять поручения и найдут новые пути решения проблем. А вам придётся реже вмешиваться и тратить время на рутину.

Предлагаем вам проверить себя — готовы ли вы делегировать?

Узнайте, стоит ли вам поручать свои задачи другим, или нужно прокачать навык делегирования. Ответьте на несколько вопросов и сложите полученные баллы. Результат — в конце теста.

1. Что такое делегирование:

• Передать списком все дела своим подчинённым и потом спросить с них результат — 0 баллов
• Передать задачу и контролировать выполнение, иначе не сделают — 1 балл

Объяснить задачу, дать всю необходимую информацию для выполнения, обговорить результат и срок выполнения, не лезть с постоянными проверками — 2 балла

2. После того как вы передали задачу, кто за неё отвечает:

• Исполнитель — он же взялся за её выполнение, значит, ответственность полностью на нём — 0 баллов
• Вы — вся ответственность на том, кто выбрал исполнителя и поручил задачу — 1 балл

За результат отвечаете вместе — 2 балла

3. В каком из случаев вы не делегируете задачу подчинённым:

• Задача простая, и вы быстро справитесь сами — 1 балл
• Когда у сотрудника нет необходимой квалификации для выполнения — 2 балла
• Если придётся очень долго объяснять, как сделать, а потом ещё и контролировать — 0 баллов

4. Как вы отреагируете, если сотрудник не успел выполнить задачу к сроку:

• Выясню причины, вместе найдём способы побыстрее завершить задачу — 2 балла
• Отругаю на планёрке, лишу премии и больше ничего не буду поручать — 0 баллов
• Выскажу недовольство при закрытых дверях, заставлю экстренно доделать — 1 балл

5. Как поступите, если подчинённый отказывается от срочной задачи? Он планировал после работы ехать за покупками, а из-за поручения ему придётся задержаться на пару часов после работы.

• Отстанете от сотрудника и сами выполните задачу — 1 балл
• Объясните важность и срочность задачи и попробуете мотивировать — предложите отгул на полдня или выпишете премию — 2 балла
• Потребуете остаться на работе и выполнить задачу, а если откажется — наложите штраф за неподчинение — 0 баллов

Результаты

7–10 баллов. Отлично, вы умеете делегировать задачи и выбирать исполнителей. Если вы завалены работой, то первым делом расставляете приоритеты. Такой подход помогает масштабировать бизнес и увеличить прибыль.

4–6 баллов. Неплохо, но всё же часть задач вы нерационально распределяете между сотрудниками. Вы хороший руководитель, но вам есть над чем поработать, чтобы улучшить подход к делегированию.

0–3 балла. Похоже, что вы предпочитаете всё делать самостоятельно и не доверяете своим сотрудникам. Так можно выгореть на работе и разрушить бизнес. Попробуйте начать с передачи простой задачи самому трудолюбивому сотруднику. Перечитайте статью и придерживайтесь правил делегирования.