Как руководителю организовать работу дизайнеров на удалёнке с Яндекс 360

Распределённая команда дизайнеров часто становится для руководителя испытанием со звёздочкой. Например, легко переоценить силы сотрудников, раздать им сразу много задач, а после экстренно переносить сроки. Чтобы минимизировать риски и эффективно управлять процессами, можно использовать онлайн-инструменты, такие как сервисы Яндекс 360.

Равномерно распределить нагрузку между сотрудниками

Работа дизайнеров часто зависит от самоорганизации и дисциплины, особенно на удалёнке. Бизнесу важно дать команде инструмент, который поможет отслеживать процессы и чётко фиксировать сроки по каждому этапу. Сотрудники станут меньше срывать дедлайны, а руководитель будет видеть степень занятости дизайнеров, чтобы правильно распределять задачи между ними.

Видеть общую картину помогают таск-трекеры, например Яндекс Трекер. В сервисе можно создавать проекты — это пространство, в котором собираются задачи по одной тематике. Например, в агентство приходит заказчик и просит сделать ему лендинг. Команда создаёт проект Nova, где будет формировать все задачи по новому клиенту: от разработки фирменного стиля до согласования дизайна. Руководитель заходит в проект и видит, какие задачи по нему нужно выполнить.

Чтобы команда приступила к новым задачам в проекте, остаётся кликнуть по ним и заполнить оставшиеся данные: назначить исполнителей и установить дедлайны. Тогда руководитель в любой момент может свериться, сколько задач в работе, кто из сотрудников загружен, а у кого есть время на новые дела.

Следить за прогрессом можно через статусы. В дизайн-проектах задачи часто зависят друг от друга. Например, при создании лендинга веб-дизайнер сначала делает прототип, после ждёт, пока иллюстратор подготовит чистовики изображений, а менеджер проекта посмотрит и согласует визуал.

Статусы в Трекере показывают, на каком этапе находятся задачи. Как только один исполнитель завершает свою часть работы, он может отметить в комментариях другого сотрудника, чтобы задача пошла дальше.

Например, когда иллюстратор начинает работу с картинками, статус задачи переходит из «Открыто» в «В работе». Как только изображения отрисованы, иллюстратор призывает в комментариях менеджера, который отсматривает иллюстрации. Если менеджер принимает работу, он меняет статус на «Готово». Другие исполнители проверяют статусы коллег в проекте, чтобы оперативно подключиться к работе на своём этапе. Так дизайнер видит согласованные картинки и переходит к вёрстке макета.

Подробнее о статусах и их настройках читайте в Справке.

Синхронизировать офисных сотрудников и коллег на удалёнке

Дизайнеры обычно не сидят всей командой в офисе: кто-то ходит в офис, кто-то подключается к процессам из дома, а кто-то предпочитает гибрид. Чтобы любой сотрудник быстро находил нужные материалы и данные, можно собрать всё в одном пространстве, например в Яндекс Вики.

Вики — это база знаний, в которой можно создавать страницы и собирать на них любую информацию о проектах и клиентах. Чтобы конфиденциальные данные оставались в безопасности, в Вики можно разграничивать права доступа. Например, оставить дизайнерам возможность работать со страницами клиентов, но ограничить доступ к финансовым данным.

На страницах Вики можно оставлять заметки, готовить чек-листы и шаблоны для работы с клиентами, прикреплять ссылки на макеты в Фигме или на файлы в облачном хранилище. Например, на Яндекс Диске удобно держать актуальные шрифты, брифы или видеоролики. Сотрудники будут переходить туда по ссылкам из Вики и скачивать нужные материалы.

На Яндекс Диске доступы к папкам и файлам можно разделять. Например, команде оставить рабочие папки с референсами, мудбордами и фактурой, а клиенту открыть доступ только к согласованным документам и брифам, чтобы при необходимости он мог актуализировать информацию.

Читайте также: Порядок в файлах — порядок в бизнесе: как хранить рабочие документы, чтобы не тратить время на настройку доступов и поиск нужных версий

Наладить общение внутри команды

Когда дизайнеры работают удалённо, рабочие сообщения «Принял», «Верну к обеду», «Правки внёс, можно проверять» часто теряются в потоке других сообщений. Сотрудникам не хватает живого неформального общения, поэтому в чате смешиваются всё подряд: обсуждения погоды, домашних животных, новостей.

Чтобы личные переписки команды не мешали рабочим, а сообщения о сложных клиентах не отправлялись по ошибке в беседы с заказчиками, неформальное общение можно организовать отдельно в Яндекс Мессенджере. Коллеги смогут в любое время скидывать фото питомцев и желать друг другу доброго утра.

Реакции помогают быстро отвечать на сообщения. Не всегда есть время писать текстом. Если коллега поделился какой-то новостью, можно поставить «палец вверх» или «огонёчек». Так он не останется незамеченным.

В тредах удобно обсуждать разные темы в одном чате. Треды — это комментарии к сообщениям, которые открываются в отдельном окне. Например, одни могут восхищаться собакой коллеги, а другие — обсуждать любимые блюда. Уведомления будут приходить только участникам тредов. В чате не будет бесконечного потока сообщений, а у сотрудников не будет разрываться телефон от оповещений.

Презентуйте клиентам промежуточные итоги и финальные проекты по видеосвязи

Некоторые механики проекта и отдельные функции продукта проще обсудить вживую, чем текстом описывать клиенту детали. Например, когда нужно показать, как работает интерфейс сайта.

Можно собрать исполнителей проекта в Яндекс Телемосте, пригласить клиента и включить демонстрацию экрана. Заказчик увидит, как будет открываться всплывающее меню или выглядеть каталог с разными видами сетки, сразу задаст вопросы и уточнит детали. Это поможет избежать лишних итераций и быстрее согласовать финальный вариант проекта.

Чтобы после созвона вручную не собирать документ с итогами встречи, перед началом онлайн-встречи можно включить конспектирование. Каждый участник после созвона получит основные тезисы разговора.

Трекер, Диск, Телемост и Мессенджер — часть единого виртуального офиса Яндекс 360 для компаний. В нём есть и другие инструменты — например, в Календаре удобно составлять расписание планёрок. Так совместная работа над проектами станет ещё эффективнее.