Как руководителю сделать встречи 1:1 продуктивнее? Рассказывает HR BP Яндекс 360

Встречи один на один — хорошая практика, которую можно проводить как лично в офисе, так и в онлайн-формате. Они помогают найти скрытые пробелы в процессе и условиях труда, пересмотреть распределение задач и предотвратить выгорание. Но не всегда работают: например, сотрудники не доверяют новому формату или встречи проводятся для галочки и не приводят к улучшениям.

Чтобы встречи один на один были полезными, нужно решить проблемы с восприятием и организацией. Как это сделать, рассказывает Надежда Петрушенко, HR BP Яндекс 360.

Если команда не доверяет новому формату

Если чётко не объяснить сотрудникам, зачем нужны встречи один на один, можно столкнуться с негативом.

Одни воспримут это как ещё одну встречу, которая отнимает рабочее время, и будут делать всё, чтобы она быстрее закончилась, другие посчитают, что лучше не говорить лишнего. Чтобы такого не было, руководитель или HR-менеджер должен сразу обозначить, какую ценность имеют такие мероприятия и что на них можно открыто обсудить.

Для начала можно провести встречи с лояльными сотрудниками: обсудить задачи и успехи, собрать обратную связь, спланировать нагрузку. Важно, чтобы участники видели, что к ним прислушиваются. Если человек пожаловался на жёсткие дедлайны или слишком короткий обеденный перерыв — не откладывайте решение этих проблем. Тогда он поделится позитивным опытом с коллегами.

Если встречи один на один превратились в формальность

Когда в результате обсуждений не удаётся собрать нормальную обратную связь и увидеть слабые места, ищите ошибки в организации встреч. Например, они проводятся слишком часто или строго ограничены временными рамками. В итоге сотрудники приходят на них, но ничего нового не говорят.

Исправить ситуацию поможет индивидуальный подход.

Чтобы не утомлять сотрудников, сделайте свой график для каждого. Не обязательно проводить встречи раз в неделю: не у всех за этот срок могут появиться новые замечания или идеи, которыми захочется поделиться. Для интровертов частые встречи, скорее всего, будут в тягость. С теми, кто больше заинтересован в коммуникации, можно встречаться еженедельно, с остальными — раз в две недели или даже реже.

Определите оптимальное время встречи, например полчаса, и оставьте небольшой запас. Так вы не будете спешить и сможете уделить больше времени, если потребуется. А если всё обсудили и уложились в 10 минут — искусственно растягивать обсуждение не нужно.

Задавайте направление диалогу, чтобы сотрудник не терялся и не повторялся. Можно начать с простых вопросов о самочувствии, поделиться новостями или поговорить про прошедшие выходные, а потом перейти к обсуждению рабочих трудностей и планов. Лучше время от времени менять схему встречи — так собеседник не будет отвечать заученными фразами.

Если сотрудники саботируют встречи

Допустим, руководителю или HR-менеджеру удалось установить доверительные отношения с коллективом. Встречи один на один стали привычным делом и не кажутся формальными. Но сотрудники начинают воспринимать их как бессмысленные разговоры — опаздывают, отменяют, а иногда и вовсе забывают.

Одна из возможных причин недовольства — встречи не несут за собой реальных изменений. Например, сотрудник жалуется, что офисная техника всё чаще подводит: компьютеры перезагружаются в неподходящий момент, а принтер печатает с тёмной полосой по краю. Это мешает работать. Если проблема сохраняется месяцами, а на встречах всё так же просят рассказать, какие есть замечания, — человек начинает раздражаться.

Именно поэтому в процессе встреч фиксируйте проблемы, которые озвучивают участники команды. Если одинаковых жалоб много, решите их в первую очередь. А ещё обязательно рассказывайте обо всех изменениях, чтобы команда видела результат общения с руководством.

Если даже в этом случае отношение ко встречам один на один не меняется, лучше на время отменить их и попробовать другой формат.

Кратко: как сделать встречи один на один продуктивнее

• Чётко объясните сотрудникам, в чём ценность личных встреч и что на них можно открыто обсудить. Тем самым вы покажете, что оснований для недоверия нет.
• Проводите встречи регулярно, но частоту определяйте индивидуально для каждого сотрудника с учётом его личностных особенностей.
• Не фиксируйтесь на длительности встречи: бывает, что для содержательного диалога достаточно 10 минут, а в других ситуациях нужен час.
• Помните про цель личных встреч — вовремя выявить недочёты в работе компании и сохранить мотивацию. Не откладывайте решение проблем, о которых говорят сотрудники.
• Если часть коллектива начинает саботировать встречи, откажитесь от них и попробуйте собирать обратную связь по-другому.