Как сделать, чтобы ваши письма не попадали в спам: советует эксперт Яндекс 360

Есть несколько причин, почему рассылка попадает в спам. Самые частые — это неправильные настройки почты, низкая репутация отправителя и нежелание получателей читать рассылки, на которые они не подписывались. Что нужно сделать перед отправкой рассылки, чтобы повысить шанс попадания во «Входящие», рассказывает старший эксперт технической поддержки Яндекс 360 Влад Одинцов.

Настройте почту

• Зарегистрируйте корпоративную почту со своим доменом

Делать массовые рассылки с личных адресов крайне нежелательно. Почтовые сервисы отслеживают такие письма и отправляют в спам.

• Отправляйте письма через сервис рассылок

У почтовых сервисов есть стандартные ограничения на деловые и личные переписки по электронной почте — например, в Gmail можно отправлять не больше 500 штук в день.

Если отправлять рассылку через сервис, количество писем ограничивается только выбранным тарифом.

В Яндекс 360 для бизнеса вы можете выбрать тариф, в который входит 1 500, 50 000 или 100 000 писем в месяц. Актуальные тарифы можно посмотреть по этой ссылке.

• Настройте email-аутентификацию

Для этого нужно подключить две ресурсные записи на сайте регистратора домена:

1. DKIM. Это цифровая подпись, которая подтверждает, что письмо действительно было отправлено с вашего адреса. Если письмо отправит мошенник, используя адрес вашего ящика, почтовые сервисы поймут это с помощью DKIM.
2. SPF. Эта запись показывает, какие почтовые серверы могут отправлять письма с вашего домена. Благодаря SPF можно убедиться, что письмо действительно было отправлено с вашего адреса.

В сервисе Рассылки в Яндекс 360 для бизнеса отправлять письма можно только после настройки email-аутентификации. Таким образом сервис защищает вас от взлома, а ваши рассылки писем — от попадания в спам.

Следите за репутацией отправителя

Почтовые сервисы отслеживают репутацию отправителя писем. На основании этого они решают, доставлять рассылку в «Спам» или во «Входящие».

Неактивные почтовые ящики часто встречаются в покупных базах адресов, например, для холодных рассылок. А ещё люди из таких баз не подписывались на вашу рассылку, поэтому могут отправить её в спам. Из-за этого ваша репутация упадёт. Поэтому базу контактов лучше собирать самостоятельно.

Отслеживать репутацию отправителя помогают бесплатные сервисы:

1. Mail-tester. Сервис проверяет email-аутентификацию, вёрстку и содержание писем, а ещё ищет ваш адрес в публичных базах электронных и IP-адресов.
2. Sender Score. Сервис оценивает репутацию вашего IP-адреса и выставляет оценку по стобалльной шкале. Если оценка низкая, велика вероятность, что ваши рассылки попадают в спам.

Важно: сервисы проверки репутации дают только ориентир. Почтовые платформы с помощью алгоритмов отслеживают репутацию отправителя по собственным базам, к которым нет стороннего доступа.

Как повысить репутацию

• Следите за актуальностью базы адресов

Если в базе много неактивных адресов, открываемость ваших рассылок падает. Тогда почтовые сервисы могут добавить вас в чёрный список как ненадёжного отправителя.

Проверить базу и найти в ней нерабочие почтовые ящики можно с помощью специальных программ, таких как Mailvalidator. Сервис платный — стоимость зависит от количества адресов, которые нужно проверить.

• Предлагайте читателям полезный контент

Письма, в которых только реклама, раздражают, поэтому их перестают открывать или помечают как спам. Чтобы этого избежать, добавляйте в каждое письмо что-то полезное для читателя. Например, в рассылку можно включить обзор на ваш продукт или персональное предложение для подписчика.

• Регулируйте частоту отправки

Если отправлять письма слишком часто, они будут раздражать читателей. Но если делать рассылки редко, пользователи забудут про вас. Когда вы снова им напишете, они могут решить, что это спам.

• Увеличивайте объём базы постепенно

Если вы раньше не делали рассылки, отправьте первое письмо небольшому количеству самых лояльных подписчиков. Они чаще открывают письма, реже удаляют их и жалуются на спам. После рассылки по самым активным подписчикам постепенно добавляйте в базу новые адреса.

• Разделите потоки рассылок по типу

Например, письма с материалами из блога можно отправлять с адреса news@domain.ru, уведомления об акциях — с noreply@domain.ru, письма о заказах — с order@domain.ru.

Читатель сможет подписаться только на те письма, которые хочет получать. Так вы избежите ситуации, когда он хочет читать статьи из блога, а вместо них получает рекламу.

Это полезно и по другой причине: если человек будет отмечать рассылки об акциях как спам, это меньше скажется на репутации писем из блога, и наоборот.

Оформляйте письма правильно

Разноцветные шрифты, капслок и подозрительные ссылки обычно встречаются в мошеннических письмах. Получатель, скорее всего, примет такое письмо за спам.

Вот несколько правил, которые помогут не попасть в спам при рассылке.

• Тема письма

Спамеры используют восклицательные знаки и кричащие слова: «срочно», «подарок», «бесплатно». Чтобы попасть во «Входящие», тему стоит формулировать чётко, без провокаций и кликбейта. Если хотите сообщить о скидках, убедитесь, что читатель поймёт, о чём речь.

• Вёрстка

Убедитесь, что вашу рассылку удобно читать: текст разделён на небольшие блоки, в нём есть заголовки и маркированные списки. Откройте письмо с телефона и убедитесь, что все элементы находятся на своих местах.

Не стоит добавлять слишком много картинок в письмо. У пользователей с медленным интернетом они будут долго загружаться, а с телефона их может быть неудобно смотреть.

• Вложения

Почтовые сервисы часто отправляют в спам письма с прикреплёнными файлами нестандартных расширений. Дело в том, что в таких документах могут быть вирусы, которые при скачивании попадают на компьютер. Чтобы рассылка попала во «Входящие», старайтесь не добавлять вложения в свои письма.

Яндекс Почта автоматически проверяет вложения входящих писем на вирусы. Поэтому, если ваше вложение в одном из стандартных расширений — например, PDF-файл, — проблем с рассылкой не будет.

• Сокращённые ссылки

По таким ссылкам непонятно, куда они ведут — в интернет-магазин или на мошеннический сайт. Поэтому в письмах их лучше избегать.

Если вам нужно, чтобы читатель перешёл к вам на сайт, но вы не хотите вставлять громоздкую ссылку, используйте гиперссылки или кнопки. В настройках кнопки указывайте не сокращённый, а полный URL-адрес.

• Кнопка отписки

Чтобы читатель мог отказаться от рассылки, добавляйте в каждое письмо кнопку отписки. Она должна быть заметной — не стоит скрывать её или делать слишком мелкой. Если читатель не найдёт кнопку, он может отправить рассылку в спам.

Кратко: как сделать, чтобы письма не попадали в спам

1. Заведите корпоративную почту с вашим доменом и добавьте её в сервис рассылок.
2. Настройте email-аутентификацию. Для этого подключите у регистратора домена две ресурсные записи: DKIM и SPF.
3. Следите за статистикой ваших рассылок. Жалобы на спам, ошибки отправки и низкая открываемость писем понижают вашу репутацию.
4. Добавляйте в базу только тех пользователей, которые согласились получать рассылку. Отслеживайте неактивные адреса с помощью специальных сервисов.
5. Не меняйте слишком резко объём рассылки, её частоту или тематику.
6. Добавляйте в рекламные письма что-то полезное для читателя.
7. Не используйте кричащие слова, восклицательные знаки, разноцветные шрифты, капслок и сокращённые ссылки, а также не добавляйте вложения.
8. Следите, чтобы письмо выглядело аккуратно и правильно отображалось на любых устройствах.
9. Обязательно добавляйте в каждое письмо кнопку отписки.