Как собрать команду для временного проекта: набор сотрудников и распределение ролей

Управлять временными проектами непросто: сроки ограничены, планы могут резко меняться, за всем нужно уследить. Нужна надёжная и ответственная команда — расскажем, как собрать такую.

Распишите видение проекта

В самом начале работы над временным проектом может быть неясно, а как вообще должна выглядеть идеальная команда: сколько брать сотрудников, с какой квалификацией, на парт-тайм или на постоянку. Это случается, когда проект кажется туманным, нет чётких этапов и задач. Понимание придёт, если заранее сформулировать чёткое видение проекта. Распишите по пунктам:

• Основную цель проекта
• Подзадачи, которые ведут к выполнению цели
• График работ с промежуточными контрольными этапами
• Показатели, с помощью которых можно измерить результативность проекта
• Потенциальные риски, из-за которых планы могут сорваться

Это поможет определить, как сформировать проектную команду. Например, вы хотите запустить спецпроект с крупным медиа — за три месяца вам нужно создать 10 лонгридов. В таком случае нанимать копирайтера и дизайнера на полный рабочий день необязательно, а вот менеджер проекта может понадобиться на фултайм, чтобы постоянно быть на связи с представителями медиа. Или вам нужно заменить все карточки товара в интернет-магазине. Чтобы сделать редизайн, достаточно разово обратиться к опытному дизайнеру для разработки шаблона. А затем можно сэкономить и нанять младшего сотрудника, который сверстает все карточки по готовому стандарту.

В ходе временных проектов часто сталкиваешься с неудачами. Поэтому руководителю важно не только сформулировать видение проекта, но и донести его до сотрудников. Когда соберёте команду, напоминайте, зачем вы собрались вместе, — так участники смогут держать в голове, ради чего они трудятся и преодолевают сложности.

Составьте портрет каждого сотрудника

Перед формированием команды проекта определите портрет сотрудника: зону ответственности, роль в коллективе и то, каких показателей он должен добиться. Для каждого участника распишите пул задач в соответствии с графиком и целью проекта — важно сделать это ещё до найма, чтобы донести ожидания до кандидата. Можете набросать описание в Яндекс Заметках, а потом перенести мысли в текст вакансии.

Исходя из задач, сформулируйте хард-скилы, которыми должны обладать участники команды. В этом поможет карта Т-образных навыков. На ней все компетенции представлены в форме буквы Т, где вертикальная линия обозначает глубокую экспертизу, а горизонтальная — поверхностные знания. Последние особенно важны для проектов, где коллеги должны ориентироваться в работе друг друга. Так, если маркетолог разбирается в интерфейсе Фигмы и понимает, из каких этапов строится разработка сайта, он сможет ставить чёткие задачи дизайнеру и разработчику.

Обращайте внимание на софт-скилы

Участники команды должны обладать не только прямыми профессиональными навыками, но и софт-скилами — они помогут быстро сработаться и преуспеть в условиях сжатых сроков. Вот признаки сотрудника, который подойдёт для временного проекта:

• Не боится принимать решения и брать ответственность. Умеет расставлять приоритеты, не перекладывает свои задачи на других, прямо говорит о сложностях, конструктивно подходит к любому вопросу.
• Умеет работать в коллективе. Договаривается, не замалчивает проблемы, понимает, как его работа влияет на коллег и общий результат. Ставит чёткие задачи перед собой и другими, не провоцирует конфликты.
• Проявляет гибкость. Адаптируется к стремительным изменениям, предлагает нестандартные решения, быстро переключается с одной задачи на другую. Готов к вызовам, с которыми мог не сталкиваться раньше.

На этапе найма сложно распознать конкретные софт-скилы — полное представление о них можно получить, только поработав с человеком. Но можно расспросить соискателя о его опыте: узнайте, каких результатов он достиг на прошлой работе, как добивался высоких показателей и преодолевал препятствия.

Если у отвечающего мало опыта или он не может раскрывать детали с прошлой работы, попробуйте сами задать кейс. Представьте ситуацию, которая может случиться в ходе вашего проекта, и спросите, как бы соискатель с ней справлялся. Например:

• Один член команды постоянно выступает против ваших идей. Что будете делать?
• Что вы предпримете, если вам поручат несколько задач с одинаковым сроком выполнения?
• Вы поставили коллеге задачу, но к дедлайну он принёс совсем не то, что вы ожидали. Как исправить ситуацию?
• Вы пообещали руководителю, что справитесь с задачей до конца недели. К среде поняли, что забыли об одной сложности. Чтобы успеть вовремя, придётся отложить всё остальное. Как будете поступать?

Ищите людей, которые могут быстро включиться

Так как проекты ограничены по срокам, на обучение и раскачку нет времени: важно, чтобы члены команды не были сильно заняты и могли быстро включиться. Ещё часто случается, что проект запускается вот-вот, поэтому найти людей тоже нужно быстро, а поиск на сервисах онлайн-рекрутинга может затянуться. Поэтому заранее продумайте, где искать сотрудников.

Через соцсети. Подходит, если у бренда или лично у вас есть онлайн-аудитория. Сделайте объявления в постах, анонсируйте в сторис, как набираете людей в команду, пропишите требования к вакансии. Если подписчики уже знают вас или вашу компанию и разделяют её ценности, их будет проще ввести в курс дела.

По сарафанному радио. Подключите нетворкинг, поднимите старые контакты и поспрашивайте знакомых — возможно, вам посоветуют надёжного сотрудника, который сможет быстро освоиться.

Внутри компании. Иногда на временный проект проще подтянуть кого-то с текущей постоянной работы. Например, если у вас есть штат дизайнеров, пригласите одного из них, ведь он уже знаком с фирменным стилем и требованиями. А на его место возьмите новенького — коллеги его обучат.

Через кадровые агентства. Подойдёт, если нужны временные работники без высокой квалификации: курьеры, упаковщики, водители. Это удобно, потому что обычно сотрудники уже обеспечены медицинскими книжками, спецодеждой и другими важными вещами, а если кто-то заболеет или перестанет выходить на связь, агентство оперативно подыщет замену.

Тщательно выбирайте проджект-менеджера

Проджект-менеджер — самое важное звено в построении эффективной команды, именно он определяет, как будет развиваться проект. Допустим, вам нужно разработать приложение. Оно почти готово, но вы поняли, что нужно добавить ещё одну важную функцию, а время ограничено. Проджект-менеджер решает, как выполнить эту задачу. Он может оптимизировать бюджет и заплатить разработчику, чтобы тот поработал сверхурочно и внедрил функцию. А может пожертвовать другими, менее важными фичами — и доделать их уже после релиза.

Вот что обычно делает проджект-менеджер:

• Создаёт детальные планы работы, расставляет контрольные точки для проверки статуса проекта
• Делегирует задачи, утверждает дедлайны и следит за их выполнением. При необходимости опытный проджект-менеджер может организовать краудсорсинг
• Помогает подразделениям и участникам команды общаться друг с другом, смотрит, чтобы не было недопониманий и конфликтов
• Проверяет, как движется процесс по каждой задаче проекта, соответствует ли результат требованиям
• Первым реагирует на изменения в проекте: корректирует сроки, передоговаривается с людьми, оповещает всех об изменениях
• Общается с руководителем, рассказывает о сложностях и о том, как идут дела

Если проджект-менеджер хорошо работает, то и его коллеги тоже, а если халтурит — процессы сыпятся как карточный домик. Поэтому важно выбрать ответственного сотрудника, который умеет справляться со стрессом, искать подход к людям и планировать.

Кажется, что лучше взять в проджект-менеджеры кого-то из исполнителей на постоянном проекте. Ведь человек уже знаком со спецификой компании, и вы ему доверяете. Но у специалиста может быть недостаточно менеджерских навыков: вместо делегирования он будет сам показательно решать задачу, а при конфликтах в коллективе — прятать голову в песок. В итоге на обучение и адаптацию придётся тратить время, а это слишком ценный ресурс. Так что стоит брать сотрудника, у которого есть образование и опыт в сфере управления проектами.

Проджект-менеджера можно найти в рекрутинговых агентствах или на фрилансе. Важно, чтобы у него в работе не было десятков проектов, которые поставлены на поток, иначе вы не добьётесь от сотрудника вовлечённости и индивидуального подхода.

В качестве тестового задания можно предоставить вводные по проекту и попросить оценить, какие есть риски, что может пойти не по плану и как с этим справиться. Так вы поймёте, совпадает ли видение соискателя с вашим и готов ли он решать проблемы.

Проджект-менеджер должен быть постоянно с вами на связи и оповещать, на каком этапе находится проект, поэтому заранее уточните у соискателя, готов ли он составлять подробные отчёты и в какой форме он привык это делать.

Для отчётов удобно пользоваться сервисом Документы от Яндекс 360: например, составлять таблицы или презентации. Менеджер может предоставить вам доступ к файлам и вносить данные онлайн в режиме реального времени — будет удобно смотреть отчёты в любой момент.