Как составить to-do-лист, который реально работает: советы для предпринимателей

Если ваш to-do-лист — бесконечный список дел, он не поможет грамотно распределять время. Чтобы план на день действительно работал, его нужно выстраивать с помощью методов тайм-менеджмента.

Что такое to-do-лист

To-do-лист — это список задач, которые нужно выполнить за определённый период, например день или неделю. Такие записи помогают контролировать сроки выполнения и дают ощущение прогресса, когда пункты успешно закрыты.

To-do-лист можно составлять в блокноте, в заметках телефона или в специализированных приложениях — формат не важен, главное, чтобы он помогал не терять фокус.

Если вы часто в разъездах и новые задачи прилетают постоянно, распределить их может быть некогда, а писать от руки на разных бумажках неудобно. Тогда можно занести их в Яндекс Заметки: они автоматически сохранятся на Диске, синхронизируются на всех устройствах и будут всегда под рукой.

Почему ваши списки дел не работают

Чтобы to-do-лист работал, нельзя просто сложить все задачи в одну кучу — из-за этого возникает несколько проблем:

• Список перегружен. Перечень из двадцати пунктов выглядит внушительно, но если его невозможно выполнить за день, несделанные задачи будут скапливаться. Например, вы составили список всех дел, которые откладывали в течение месяца: от «Разобрать документы» до «Написать стратегию на квартал».
• Приоритеты размыты. Когда задачи не разделены на важные и не важные, есть риск просесть в серьёзных проектах. Например, вы тратите время на мелкие и лёгкие дела, чтобы почувствовать продуктивность: «Ответить на письма» и «Проверить рабочий чат». Но если ключевые задачи при этом остаются в стороне, to-do-лист не работает.
• Задачи переносятся. Например, пункт «Доделать отчёт» кочует из списка в список всю неделю. При этом есть иллюзия контроля: задача зафиксирована, но процесс не движется.

Из-за этих ошибок to-do-лист перестаёт быть способом достижения целей, даже если все задачи записаны.

Как составить to-do-лист, который реально работает

Чтобы to-do-лист приносил пользу, попробуйте несколько лайфхаков.

Расставляйте приоритеты. Разделите задачи по степени важности и срочности — например, с помощью матрицы Эйзенхауэра. Для этого распределите все пункты по четырём категориям:

1. Срочное и важное — актуальные дела, которые нужно сделать как можно скорее. Например: согласовать смету, отправить клиенту счёт.
2. Не срочное и важное — плановые задачи, которые развивают бизнес или карьеру, но их не обязательно делать прямо сейчас. Например: проанализировать конкурентов для блога, составить варианты стратегий на следующий год.
3. Срочное и не важное — задачи, которые требуют внимания, но их можно делегировать. Например: проверить отчёт на опечатки, заказать канцтовары.
4. Не срочное и не важное — дела, которые пока ни на что не влияют, но отвлекают, их можно исключить. Например: анализировать рекламную кампанию, когда она ещё не закончилась.

Благодаря матрице вы сразу видите, на чём стоит сосредоточиться в первую очередь, что можно отложить или передать коллегам, а что вычеркнуть совсем.

Читайте также: «Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте»

Группируйте задачи. Это можно сделать разными способами, протестируйте каждый и выберите наиболее подходящий для вас:

• По типу. Например, коммуникации, рутинные задачи, стратегические. Лучше выделить час только на ответы клиентам, а потом сосредоточиться на проектной работе. Так не придётся прыгать между пунктами.
• По проектам или клиентам. Если у вас несколько направлений или заказчиков, заведите в to-do-листе отдельные блоки: «Проект 1», «Проект 2». Это помогает не терять контекст конкретной задачи и видеть, где вы продвигаетесь, а где застопорились.

Разбивайте крупные задачи на этапы. Если вам трудно приступать к большим задачам, раздробите их: вместо «Подготовить презентацию» лучше написать «Собрать данные», «Сделать слайды», «Проверить оформление». Когда есть понятные шаги, начать объёмное задание проще.

Ставьте реалистичные дедлайны. Трезво оценивайте, сколько времени ориентировочно займёт каждый пункт. Например, «Ответить на письма — 30 минут», «Созвон с партнёром — 1 час». Это помогает избежать перегрузки и видеть реальные возможности дня. Кроме того, когда у задачи есть временные рамки, меньше соблазна растягивать выполнение или отвлекаться.

Читайте также: «Как управлять временем по методу Pomodoro»

Между важными задачами оставляйте окна: если одна встреча затянется, у вас будет запас времени. А если всё пойдёт по плану, промежуток можно использовать для короткого отдыха, подготовки к следующему делу или решения мелких задач.

Собирайте новые задачи в предварительный список. Он поможет зафиксировать всё, что появилось в процессе дня, чтобы потом спокойно распределить эти задачи по приоритетам и внести в основной to-do-лист.

Используйте правило одной страницы. Если список не помещается на листе или экране, значит, задач слишком много для одного дня. Лучше оставить 5–7 ключевых дел, которые действительно продвинут проекты вперёд, а остальное перенести или делегировать.

Главный секрет идеального to-do-листа

Ключевой принцип эффективного списка рабочих дел — фокус на результате, а не на количестве задач. Поэтому он должен включать только то, что действительно приближает к целям. При этом каждая задача должна быть:

• Конкретной: «Написать отчёт для клиента X», а не «Разобраться с отчётами». Размытая задача не имеет чётких критериев выполнения, и её проще отложить на потом.
• Реализуемой: вместо «Подготовить маркетинговую стратегию» лучше записать «Собрать вводные данные по рынку и аудитории». Это конкретный и выполнимый шаг, который реально завершить за день.
• Приоритизированной: между пунктами «Согласовать рекламный бюджет» и «Обновить оформление презентации» стоит выбрать первый. От него зависит запуск кампании и результаты проекта, а презентацию можно доработать позже, когда ключевые вопросы будут решены.

Чтобы to-do-лист стал конкретнее, попробуйте назначать для задач тайм-блоки. Присвойте каждому пункту конкретный интервал времени, например:

• 09:00–09:30 — ответы на письма в почте;
• 09:30–10:00 — планёрка;
• 10:00–11:00 — встреча с новым клиентом.

Ещё один способ справиться с потоком дел — составлять to-do-лист заранее, в идеале в конце рабочего дня. Это позволяет сразу продлить текущие пункты на завтра, делегировать второстепенные дела и поставить приоритетные задачи на утро, чтобы ничего не забыть. Если у вас есть дело на определённую дату, которой ещё даже нет в вашем недельном to-do-листе, создайте напоминание в Календаре. В нужный день сервис пришлёт поп-ап, пуш-уведомление, письмо или смс.

Кратко: как составить to-do-лист

• To-do-лист — это список дел на день. Он помогает структурировать рабочие задачи и контролировать их выполнение.
• Список не принесёт пользы, если допускать ошибки: делать его слишком длинным, не отделять важные задачи от незначительных и постоянно переносить дела.
• Чтобы to-do-лист работал, нужно расставлять приоритеты, группировать задачи, учитывать дедлайны и разбивать масштабные дела на этапы. Чтобы конкретизировать список, можно назначать тайм-блоки для каждого пункта.
• Любая задача в to-do-листе должна быть конкретной, реалистичной и приоритизированной. Лучше всего записать их накануне рабочего дня, чтобы ничего не упустить.