Как спланировать миграцию, протестировать сервисы и перевести на Яндекс 360 сотни сотрудников

У крупных компаний, как правило, отлажены процессы работы с документами, почтой, видеоконференциями. Но иногда меняются обстоятельства, и привычный набор сервисов перестаёт работать на бизнес. Мы видим две потребности, которые приводят к поиску альтернативных сервисов для командной работы:

• Переезд с зарубежных сервисов. Компания работает на иностранных платформах и в целом довольна ими, но есть риски: данные хранятся за пределами РФ (это нарушает закон о персональных данных №152-ФЗ), а сервисы могут уйти с рынка. Нужно найти отечественное решение, которое повторит привычный бизнес-процесс.
• Замена набора локальных решений. Компания использует сборку из разрозненных решений: файлы в одном месте, почта в другом, видеосвязи или корпоративного мессенджера может вообще не быть. Поддержка такой системы отнимает ресурсы, и в любой момент ПО могут перестать обновлять. Руководство ищет способ объединить сервисы, упростить работу и сократить расходы.

Менять привычные сервисы для сотен сотрудников непросто. Но при грамотной подготовке можно перейти на новые инструменты без сбоев и стресса. Об этом рассказывает Сергей Педченко, руководитель группы технологического развития Яндекс 360, он помогает крупным компаниям внедрять сервисы для бизнеса.

По моему опыту, успех проекта зависит от правильно собранной команды. Инициатор — обычно директор по цифровой трансформации или IT-директор. Техническая команда включает архитекторов, системных администраторов и IT-инженеров. В пилотах участвуют представители разных подразделений.

Описать существующие процессы и выбрать сервисы, которые нужны компании

Описание процессов помогает понять, какие функции важны при выборе новой системы. Вот что стоит проанализировать:

• Как устроены коммуникации внутри подразделений и между ними, общение с клиентами, поставщиками и заказчиками.
• Как организовано управление проектами, ставятся задачи, ведётся отчётность в разных подразделениях.
• Как происходит создание, согласование и утверждение документов.
• Как происходит обмен данными между корпоративными системами: кадровыми, бухгалтерскими, CRM.

На старте важно зафиксировать ключевые бизнес-процессы, но это не значит, что нужно расписывать всё до мелочей. Достаточно выделить основные сценарии, без которых работа компании встанет.

С готовым списком процессов можно изучать решения, доступные на рынке, общаться с вендорами. Здесь важно:

• понять дорожную карту развития — какие функции будут появляться в ближайшее время;
• оценить, все ли бизнес-потребности закрываются выбранным решением;
• сравнить стоимость с затратами на текущие системы.

Важно не ограничиваться презентациями, а тестировать решения. Хорошая практика — подключить к анализу и работе по внедрению нового ПО представителей бизнес-подразделений. Это поможет учесть сценарии работы, которые IT-специалисты могут упустить, чтобы избежать неожиданностей после перехода на работу с новым сервисом.

Составить план и определить сроки миграции

Процесс внедрения может отличаться в зависимости от того, какие именно сервисы компания планирует использовать:

• Почта, файловое хранилище и календарь, перенос задач в Яндекс Трекер. Внедрение потребует больше технической подготовки: нужно мигрировать данные и документы, обучить сотрудников работе с новыми инструментами, проверить различные функции.
• Только видеоконференции и мессенджер. Технически достаточно настроить учётки для сотрудников и выбрать дату перехода. Но в этом случае нужно переписать регламенты работы и перестроить привычки сотрудников, чтобы они перестали использовать старые сервисы.

Подход зависит и от размера компании. Если сотрудников около сотни, можно перейти на работу с новыми сервисами за один день. Если пользователей тысячи, стоит сначала провести пилот, чтобы проверить ключевые сценарии, а затем организовать постепенную миграцию.

Протестировать сервисы на реальных задачах компании

За последние три года моя команда провела несколько сотен пилотов. Опыт показывает, что самая неэффективная модель — когда тестированием занимаются только администраторы. Они проверяют важные вещи: настройку домена, работу SSO и другие технические параметры, но не могут воспроизвести работу подразделений.

Оптимально запускать пилот на группе из 30–50 сотрудников из разных отделов: маркетинга, финансов, HR, продаж и других. Каждое подразделение работает со своими задачами, сможет протестировать специфические бизнес-процессы и понять, как их лучше настроить в новой системе. Например, маркетологи используют совместную работу с документами, бухгалтеры — сложные таблицы с формулами, HR — календари и планирование, продажи — интеграции с CRM.

Дайте участникам пилота 2–3 недели поработать с системой в повседневном режиме. Фиксируйте обратную связь: какие задачи решаются легко, где возникают сложности, каких функций не хватает. При необходимости уточняйте у менеджеров Яндекса, как настроить в системе определённые процессы — возможно, с этим уже сталкивались другие компании, и есть готовые решения.

На основе вопросов, которые возникали у сотрудников во время пилота, и найденных решений подготовьте инструкции и шаблоны ответов для службы поддержки, чтобы упростить массовое внедрение.

Обратную связь можно направлять нашим менеджерам. Мы не делаем кастомную разработку, но активно развиваем продукт на основе среди прочего запросов рынка. Если разные компании просят одинаковый функционал, мы можем учесть это в планах развития. Так появились функции федерации в Мессенджере, автоответ в Почте, SIP-коннектор для интеграции переговорного оборудования.

Настроить учётные записи и структуру компании

Чтобы переход не создал хаос в работе, процесс должен быть по возможности незаметным для сотрудников. После регистрации организации в Яндекс 360 подключите к системе корпоративный домен и настройте учётные записи.

Если у компании уже есть система управления доступом (например, Active Directory или Keycloak), можно настроить единый вход (SSO): использовать для сервисов Яндекс 360 те же логины и пароли, что и в других корпоративных системах. Подробнее про настройку читайте в Справке.

Если централизованной системы авторизации нет, создайте файл со списком сотрудников: укажите логины, временные пароли для первого входа и необходимые персональные данные. Такие сведения можно выгрузить из кадровой базы, структурировать и дополнить паролями, чтобы загрузить в Яндекс 360.

Следующий этап — настройка организационной структуры. Доступ к папкам на Диске, календарям, чатам можно давать не только отдельным сотрудникам, но и на весь отдел или проектную команду. Чтобы не вносить изменения вручную при приёме, увольнении или переводе, настройте синхронизацию с кадровой системой или корпоративным каталогом, например Active Directory.

У нас есть утилита, которая автоматически загружает из корпоративного каталога в облако данные тысяч сотрудников и распределяет их по группам. При найме или переводе сотрудник сразу подключается к нужным рассылкам, получает доступ к документам отдела и проектных команд. При увольнении доступы отключаются автоматически.

Это один из наиболее сложных с технической точки зрения этапов внедрения. Если в компании нет собственных IT-специалистов, можно обратиться к нашим партнёрам, которые помогают настроить интеграцию с существующими кадровыми системами.

Перенести почту, документы, проекты и другие данные

В Яндекс 360 есть инструменты миграции из популярных облачных платформ:

Письма и контакты из Google Workspace и Microsoft 365. Переносятся быстро и без участия пользователей. Администратор настраивает сервисный доступ к внешней системе, и данные копируются автоматически.

Файлы из OneDrive, SharePoint и Google Drive. Личные документы и общие папки можно перенести автоматически. При переносе не сохраняются настройки доступа к документам для конкретных сотрудников: их придётся настраивать заново — это нужно учитывать при планировании миграции.

Работу в новой системе лучше начинать сразу после завершения миграции: если папку или файл уже перенесли на Яндекс Диск, но с ними продолжают работать в старой системе и переименовывают, при синхронизации будут появляться дубли. Через полгода такой работы разобраться в лишних версиях будет непросто.

Файлы из локальных хранилищ. Можно перенести вручную: сотруднику нужно скачать документы и самостоятельно загрузить их на Диск.

События из календаря и переписка из мессенджеров. Кроме того, вручную выгрузить файл из сторонней системы с помощью встроенной функции импорта и загрузить его в Яндекс 360.

Если вы ведёте проекты в Jira, все задачи, эпики и спринты можно перенести в Яндекс 360. Для этого потребуется вручную выгрузить данные из старой системы и загрузить готовый файл в Трекер.

Для других систем управления проектами и типовых интеграций с популярными сервисами у нас есть API для импорта данных. Но важно понимать границы нашей ответственности как вендора: мы предоставляем продукт и консультационную поддержку, но не выполняем работы по настройке в инфраструктуре заказчика.

Со сложными интеграциями также могут помочь наши сертифицированные партнёры. Это проверенные компании, которые помогают внедрить систему, мигрировать данные, настроить интеграцию.

Читайте также: Инструкция по настройке сервисов Яндекс 360 для бизнеса

Обучить сотрудников и постепенно перевести всю компанию на новые сервисы

Запланируйте поэтапный переход на 1–2 недели. Такой подход снизит нагрузку на IT-отдел, чтобы быстрее решать вопросы пользователей, и поможет сотрудникам адаптироваться. Но не растягивайте параллельную работу в старой и новой системах — это мешает формированию новых привычек и усложняет поддержку.

Перед внедрением обучите сотрудников. Для этого используйте общедоступные видеоинструкции и другие материалы Яндекс 360. Коллеги, участвовавшие в пилоте и уже освоившие работу с системой в рамках своих задач, смогут помочь остальным сотрудникам.

Начинайте переход с тех департаментов, которые тесно взаимодействуют между собой: например, маркетинг и продажи, HR и бухгалтерия. Это сократит число ситуаций, когда сотрудники работают в разных системах и теряют в скорости и согласованности.

Важна не только техническая настройка, но и изменение привычек пользователей. Если сотрудники давно используют Telegram или WhatsApp, перевести их на корпоративный мессенджер — задача непростая. Но это возможно, если показать преимущества. При этом всегда найдутся неучтённые сценарии — будьте готовы к неожиданностям, следите за работой после внедрения, чтобы оперативно решать новые задачи.