Как установить рабочие границы на удалёнке и избежать перегрузки

Если не установить чёткие границы между работой и домом, можно начать работать всё больше и больше и со временем выгореть. Перегрузка на работе — основная причина выгорания, по данным опроса, проведённого службой исследований hh.ru.

Вот что нужно делать, чтобы этого не было, — собрали не самые очевидные способы.

«Настройте» свой домашний офис

Если вы работаете дома и рядом всё время кто-то есть — не тратьте время и силы, чтобы объяснить родственникам, что вы на работе. Вместо этого переключите внимание на то, как сделать свою работу дома комфортной. Вот что поможет:

• Закройтесь в другой комнате. Сделайте её своим рабочим кабинетом — можно даже установить замок.
• Сядьте спиной к дивану или столу, где обычно находятся домашние, если вы в одной комнате. Ещё поможет ширма или стеллаж с ячейками, в которые можно поставить книги, — так получится сделать из одной комнаты две, одна из которых будет вашим кабинетом.
• Наденьте наушники с шумоподавлением. Включите приятную музыку, которая будет настраивать на работу. Подойдут композиции без слов — они не отвлекают.

Ещё один вариант — пойти в кафе или кофейню. Может показаться, что это дорого. На самом деле это не дороже, чем тратить деньги на работу в офисе, только «издержки» там другие: вместо дороги и бензина (наверняка иногда это такси) — обеды.

В крупных городах выручат коворкинги. В городах, где их нет, альтернативой кофейням станут библиотеки или тайм-кафе, где вы платите 300–400 рублей за вход и не нужно заказывать еду.

Подробнее о том, как технически организовать удалённый формат работы, читайте в статье по ссылке.

Планируйте каждый день

Планировать новый день лучше всего с вечера, чтобы внести все задачи, которые появились в течение дня.

Выделяйте на планирование 10–30 минут и воспринимайте это как отдельную задачу. Заносите её в свой план, например, со следующей формулировкой: «Запланировать задачи на завтра» — иначе планирование будет хаотичным и нерегулярным. И работа, как следствие, тоже будет хаотичной.

Имеет смысл включать в план 3–5 задач, которые занимают 1–2 часа. Никто не работает все восемь часов — по данным Бюро статистики США, при работе за компьютером человек продуктивен около трёх часов из восьми. Если включить больше задач, чем реально сделать, вы будете постоянно не справляться с ними и ловить чувство разочарования в себе. Всё это ведёт к выгоранию.

Поможет избежать перегрузок приём «сделай завтра». Суть приёма проста: все задачи, которые поступают, заносить в список на следующий день. Это позволяет придерживаться своего плана и не терять продуктивность в хаосе.

Если ваша работа не предполагает переноса на завтра, всё равно сделайте буфер между поступлением задачи и её выполнением. Не начинайте выполнять задачу сразу, а запишите на листе бумаги или в заметках. Такой буфер даст время обдумать, нужно ли выполнять задачу сразу или можно её отложить, чтобы не ломать свой план.

Планировать поможет Календарь. Вы сможете добавить все задачи, спрогнозировать, сколько времени они займут, а также сообщить остальным, чем вы сейчас заняты, или создать общие дела:

Здесь можно создавать отдельные календари для личных, рабочих и других дел, а также списки дел. Календарь пришлёт напоминания о событиях на почту или телефон, чтобы вы ничего не пропустили.

Хороший метод планирования с Календарём — тайм-блокинг. Мы уже показали, как он выглядит, на примере — вы выделяете на каждую задачу определённое время, а между задачами задаёте перерывы и стараетесь придерживаться этого расписания. Это позволит избежать прокрастинации.

Включайте в план личные дела

Выделяйте время на личные дела и обязательно включайте их в план на день:

Если создать несколько календарей, можно разделить типы дел по цветам. Это позволит не перегружать дни одним или другим типом дел. Например, зелёным можно отметить личные дела, голубым — рабочие, оранжевым — учёбу, спорт или дела по дому.

План дня у фрилансера и сотрудника найма может выглядеть по-разному. Фрилансеры более гибки в своём плане и могут один день работать 8 часов, а на следующий день запланировать долгую прогулку, кафе и поход по магазинам и работать всего 2–3 часа.

Если вы работаете в найме с графиком с 9:00 до 17:00, для личных дел тоже можно найти тайм-слоты:

1. Утром. Сюда можно запланировать дела, до которых вы не начнёте работу: зарядка, кофе, книга.
2. В середине дня. Можно запланировать обед, прогулку, смену локации. Это поможет набраться сил перед второй половиной рабочего дня.
3. Вечером. Запланируйте прогулку с собакой, уборку, просмотр любимого YouTube-шоу. Всё, что поможет переключиться с работы на отдых.

Созванивайтесь с коллегами

Многие против созвонов и видеовстреч, потому что большинство вопросов можно решить текстом. Но на самом деле иногда на созвоне всё решается значительно быстрее, чем в ходе длинной переписки по почте или в мессенджерах.

Созваниваться можно не только сотрудникам в найме, но и фрилансерам. Просто переведите длинные переписки с клиентами в короткие созвоны. Конечно, если клиенты не против.

Проводить встречи удобно через Телемост. Можно планировать звонки и проводить их как с десктопа, так и со смартфона. Видеовстречи не ограничены по времени, а чтобы их создавать, нужен только аккаунт в Яндексе.

«Красиво» закрывайте рабочий день

Создайте ритуал закрытия рабочего дня. Он будет подводить черту под всем проделанным и помогать переключиться из режима «работа» в режим «отдых».

1. Выберите время, когда завершаете рабочий день, и придерживайтесь его.
2. Отметьте выполненные задачи.
3. Составьте план на следующий день (не забудьте включить в план само планирование!).
4. Отключитесь от рабочих мессенджеров — и при всём желании в них не заходите.

Если в культуре вашей компании принято писать друг другу по задачам и после работы, то ориентируйтесь на своё состояние. Если можете и хотите отвечать после работы — почему бы и нет. Но если вы устали и не можете общаться в нерабочее время, лучше объяснить это команде и руководству.

В любом случае не стоит проваливаться в чувство вины, когда вам пишут с работы, а вы не отвечаете. Посмотрите на список выполненных задач и оцените, какой объём работы вы сделали. Оценивайте свою продуктивность по сделанным задачам, а не по тому, как часто вы работаете после работы.

1. Оставьте работу на рабочем месте — если есть возможность и желание, выйдите на прогулку. Следующий уровень — выйти гулять без телефона 🙂
2. Найдите музыку для завершения рабочего дня.

Не обязательно делать всё в таком порядке — вы можете изменить, сократить последовательность действий или, наоборот, расширить. Только не включайте на первых порах в ритуал много всего, иначе его выполнение может напрягать. Пусть у вас будет всего 2–3 дела, но приятных и таких, которые вы точно сделаете.

Чтобы приучить себя к выполнению всех этих действий каждый день, добавьте ритуал в свой план. А лучше — в Календарь. Он будет напоминать вам, когда пора переключаться с рабочих дел на домашние.

Виртуальный рабочий офис помогают создать инструменты Яндекс 360. Всё нужное будет с вами в любое время и на любом устройстве.

Вы сможете создать себе красивый почтовый адрес, разгрузить свой смартфон, переместив фото и видео на Диск, а ещё работать с документами онлайн. Смотрите подробности на сайте.