Иван Меркурьев работает над развитием Яндекс Календаря, сам тестирует приёмы из тайм-менеджмента и делится тем, что помогает ему выполнять задачи быстрее и качественнее.
Яндекс Календарь — это сервис, с которым можно работать более эффективно: назначать встречи, распределять время между задачами и личными делами, фокусироваться на важном. Календарь создают такие же люди, как мы с вами. Они не только помогают пользователям быть продуктивнее, но и стараются эффективно выполнять свои задачи.
Я, Иван Меркурьев, более 10 лет работаю с цифровыми продуктами, а сейчас занимаюсь развитием Календаря в Яндекс 360. Поделюсь проверенными советами, как настроиться на работу и сосредоточиться на ней.
Полная папка со входящими сообщениями повышает когнитивную нагрузку на мозг. Когда вы заходите в ящик, то автоматически начинаете анализировать, какие письма уже просмотрели и есть ли те, к которым нужно вернуться. Каждый раз приходится переключать внимание с других задач.
Zero Inbox — метод управления почтой, при котором вы просматриваете и отвечаете на письма в папке «Входящие» так, чтобы не думать о них во время выполнения задач. Для начала нужно разобрать все существующие сообщения. Их необязательно удалять: можно отправить в архив и достать в любое время.
После очистки ящика соблюдайте правило Zero Inbox для новых писем. Обычно я разбираю папку «Входящие» в конце каждого рабочего дня. Если пришло новое сообщение — отвечаю при необходимости и затем архивирую. Оставляю письма во «Входящих» только в том случае, если мой ответ нужен не сразу. Так почта практически всегда пустая.
В Яндекс Почте можно настроить правила обработки входящих: сервис будет сам сортировать сообщения по папкам, как только они приходят, в зависимости от содержания или отправителя.
Я использую метод Zero Inbox и для других рабочих приложений: чатов в мессенджерах, уведомлений из Yandex Tracker и приглашений в Календаре.
Благодаря пустой почте я могу снизить когнитивную нагрузку на мозг и сосредоточиться на более сложных задачах, в том числе творчески к ним подойти. Кроме того, иногда хороший ответ на письмо приходит ко мне не сразу. Подход Zero Inbox позволяет обдумать сообщение в течение рабочего дня и написать его при вечернем разборе входящих.
Даже маленькие задачи могут влиять на продуктивность: написать коллеге, скинуть макет или назначить созвон. Если откладывать их, то приходится держать в голове.
Когда в течение дня появляется задача, я анализирую, сколько времени потрачу на её решение. Если дело можно сделать за пару минут — выполняю. Например, коллега просит перенести встречу, так как заболела и не может прийти на созвон сегодня. В таком случае я сразу открываю календарь и нахожу окно на другой день.
Правило двух минут помогает не забивать голову мелкими делами. Кроме того, так не нужно тратить время на планирование — это может занять столько же времени, сколько выполнение самой задачи.
Когда задач много, не знаешь, за какую из них взяться в первую очередь, а что отложить на потом. На планирование «в моменте» уходит время — в итоге вопросы решаются медленно. А ещё сложно оценить общую нагрузку: непонятно, какой объём задач нужно решить, получится ли выполнить их в срок и взять в работу срочные дела.
Чтобы спланировать свой рабочий день, утром я открываю Календарь и просматриваю расписание встреч. Затем анализирую, к каким звонкам нужно подготовиться и что напомнить коллегам. В голове сразу появляется «сценарий» дня.
Такой же обзор я делаю каждую пятницу, но смотрю календарь на неделю — оцениваю количество встреч и задач. Это напоминает мне, что я контролирую своё рабочее время, а не просто плыву по течению. Я вижу объём задач и могу добавить в список срочное дело либо перенести его на следующий день.
Большинство уведомлений не содержат срочной информации, но при этом не дают сосредоточиться. Иногда из-за них даже может появиться страх упущенных возможностей (FOMO) — постоянное желание проверить приложения, чтобы не упустить новости. В итоге вместо того, чтобы сосредоточиться на проекте, вы постоянно смотрите в телефон.
Чтобы не отвлекаться от задач, я отключил уведомления практически во всех приложениях. Действительно ценную информацию получаю в любом случае — мне звонят или сообщают ее лично. Можно сначала отключить неважные уведомления — например, пуши от игр и магазинов. Затем перейдите к оставшимся уведомлениям и оцените, важна ли информация в них или она только отвлекает.
У меня ещё не было ситуации, когда из-за отключённых уведомлений я не сделал срочную задачу или пропустил встречу. Зато я меньше отвлекаюсь на всплывающие окна, пуши и смс и могу сосредоточиться на работе.
При планировании недели появляются задачи, которые важно сделать, но сроки по ним не горят. Иногда такие дела откладываются из-за срочных вопросов и могут копиться месяцами. А когда коллеги или заказчики о них напоминают, приходится делать быстро — из-за этого может пострадать качество.
Для важных несрочных задач я выделяю несколько слотов. Обычно такие дела объёмные, требуют много времени и высокой концентрации. Поэтому я бронирую время утром: для меня это самая продуктивная часть дня, когда приходят качественные идеи для развития проектов. Чтобы коллеги не назначали звонки в эти часы, можно поставить самому себе встречу в календаре.
Благодаря этому подходу я могу сосредоточиться на задачах в выделенные слоты. Так получается продумать детали проекта заранее, а не оставлять на последний момент.
С важными задачами может возникнуть «страх чистого листа» и прокрастинация, когда внимание постоянно переключается на простые и срочные дела.
Если у меня есть неподъёмная на первый взгляд задача, я добавляю в календарь слот на подумать. Таких ячеек бронирую несколько, то есть думаю над проектом регулярно. Например, у меня есть задание «Создать идеальную стратегию, которая порвёт рынок». Я выделяю себе несколько часов в календаре, а слоты называю «Подумать над стратегией продукта».
Постановка задачи в календаре усиливает намерение заняться делом в определённое время. Я говорю себе: «Я специально выделил час, значит, пришло время это сделать». Когда вы переключаете фокус внимания с объёма задачи на процессе её решения, то начать работу проще. Мозг считает, что это на небольшой промежуток времени, начинает решать проблему — а потом его уже сложно остановить.
Бывает, что в браузере открыто много вкладок, а рабочий стол перегружен скринами и документами. Из-за бардака в компьютере кажется, что дел много и с ними сложнее справиться. А если коллега просит срочно отправить файл с последней версией правок, приходится тратить 10 минут, чтобы просто его найти.
Я регулярно закрываю ненужные вкладки в браузере, чищу рабочий стол и папку с загрузками. Удаляю файлы по задачам, которые давно закрыты. А если думаю, что документ ещё пригодится, переношу в отдельную папку. Также убираюсь и на «физическом» столе, чтобы там не копились бумаги и мусор.
Для меня порядок на столе — это порядок в голове. «Чистота» помогает сосредоточиться на задачах и не путаться. А благодаря структуре в файлах я могу быстро найти нужный документ и отправить коллеге.
Читайте статью о том, как удобно организовать хранение на Диске
