Основы бюджетирования: что нужно знать руководителю бизнеса
Как составить план расходов и доходов и избежать дефицита бюджета.
25.04.2024
Чтобы достигнуть поставленных целей, компании нужно грамотно распланировать бюджет. Это поможет контролировать расход ресурсов, перераспределять средства, если на каком-то из этапов они нужнее, и в итоге получать прибыль.
В статье разберёмся, что такое бюджетирование, и поэтапно расскажем, как организовать бюджет.
Что такое бюджетирование
Бюджет — это план доходов и расходов компании на определённое время, например месяц, полгода или год. А бюджетирование — процесс составления, контроля и анализа данных о тратах, которые происходят в организации в установленный период.
Некоторые пробуют вести бизнес вслепую и не планируют бюджет: тратят деньги наугад в надежде, что их хватит на всё и в итоге что-нибудь останется. Грамотный план помогает компании экономить деньги и быстрее выводит её на хорошую прибыль. Можно разработать план для целой организации или для каждого отдела, распланировать всё на год или на полгода. Всё зависит от целей и задач.
Какие цели и задачи помогает решать бюджетирование
Глобально цель бизнеса — увеличить прибыль компании, а цель бюджетирования — повысить эффективность работы, чтобы эта прибыль выросла. С помощью планирования доходов и расходов можно:
Распределять ресурсы. Важно грамотно распределять не только средства. Анализ бюджета подскажет, на что лучше делать упор и какие материальные и трудовые ресурсы развивать активнее. Может, стоит поменять поставщика, найти сырьё по более выгодной цене или, наоборот, больше вложиться в производство, чтобы повысить качество продукта.
Соблюдать сроки обязательных выплат. С готовым бюджетом вы всегда будете знать, когда, кому и сколько выплачивать. Это может быть зарплата сотрудникам, налоговые выплаты, аренда помещения или погашение кредитов на оборудование. Такие затраты обязательно будут в плане, и при грамотном планировании и исполнении на них всегда хватит средств.
Избегать дефицита бюджета. Правильный план поможет компании неожиданно не уйти в минус. Такое случается, если работать по предоплате или брать отсрочки по платежам. Но при правильном бюджетировании все эти моменты обязательно прописываются. В итоге не получится так, что уже в середине месяца вы потратите весь бюджет и на текущие расходы денег не останется.
Контролировать достижение целей. У вас будет план и позже — результат. Чтобы посмотреть, насколько удачно прошло бюджетирование, сравните теоретические и фактические показатели. Если не всё шло гладко, проанализируйте, на каком этапе это случилось, почему денег не хватило и как можно доработать план на следующий срок.
Важно составлять план на самых ранних этапах развития компании. Удобно, когда операций не слишком много и можно держать всё в голове. Но расходы и количество процессов будут расти, поэтому стоит как можно раньше начать их систематизировать. Бюджетирование поможет вам научиться прогнозировать результаты, правильно формулировать цели и планировать движение денег.
Виды бюджетирования
У любой организации есть два основных вида бюджета:
Операционный. Например, бюджет производства, продаж, запасов, затрат на оплату труда. Операционный бюджет измеряется в количестве продукции, которую произвели или продали. Здесь учитываются доходы и расходы отдельных подразделений и процессов компании.
Финансовый. Такой бюджет поможет заранее определить ожидаемые показатели, потому что рассчитывает итоговые расходы и доходы от всех процессов компании. Когда составляете финансовый бюджет, стоит опираться на договоры с поставщиками, сотрудниками и кредиторами, учитывать актуальные требования налогового законодательства и действующие процентные ставки.
Финансовый бюджет спрогнозирует, когда у вас будет меньше доходов, чтобы вы могли грамотно распределить деньги и просадка не сильно отразилась на бизнесе. А операционный подскажет, какие этапы производства требуют больших затрат и насколько эффективно каждый вид деятельности компании приносит прибыль.
Подходы и методы составления бюджета
Подходы к бюджетированию зависят от того, кто занимается составлением плана.
Сверху вниз. Здесь за планирование бюджета отвечает высшее руководство. Например, генеральный или исполнительный директор составляет общий план для всей компании. Дальше он рассылает его руководителям отделов, которые опираются на свои рабочие процессы и дополняют бюджет деталями. Чаще всего так делают в крупных компаниях.
Снизу вверх. В среднем и малом бизнесе нижестоящие сотрудники или руководители отделов активнее принимают участие в составлении бюджета. Поэтому в подходе «снизу вверх» процесс начинается именно с них. Команда сама формирует бюджет и потом отправляет руководителю на согласование.
Методы бюджетирования зависят от отношения бизнеса к показателям предыдущих периодов.
Если компания учитывает предыдущие показатели. Это самый популярный метод. Бюджетирование в таком случае считается приростным. Бизнес опирается на результаты прошлой работы и рассчитывает примерные изменения объёмов продаж, затрат на производство и других показателей. После этого новый план составляется с учётом корректировок предыдущего.
Если компания не учитывает предыдущие показатели. Расчёт бюджета начинается с нуля. Бизнес рассматривает все расходы и доходы заново и пытается понять, насколько каждый показатель нужен компании и соответствует ли он определённому уровню. Если нет, процессы можно скорректировать, чтобы в итоге найти схему, которая будет приносить максимальную прибыль.
Рассмотрим, как влияет бюджетирование на прибыль малого бизнеса. Например, владелец открыл несколько шоурумов в городе и продаёт одежду. Чтобы вырасти и выйти на маркетплейсы, нужно грамотно рассчитывать затраты уже в самом начале. Возьмём список возможных крупных расходов за полгода и посмотрим, что получилось бы с планом бюджета и без него.
| Список потенциальных затрат | Итоги компании без плана бюджета | Итоги компании с планом бюджета |
|---|---|---|
| Закупка материалов для производства товара | Средств хватает — материалы закупили | Средств хватает — материалы закупили |
| Зарплата работникам производства за пошив одежды | Средств хватает — зарплату работникам выплатили | Средств хватает — зарплату работникам выплатили |
| Доставка и отгрузка товара | Средств хватает — товар доставили и отгрузили в шоурумы | Средств хватает — товар доставили и отгрузили в шоурумы |
| Зарплата сотрудникам внутри компании | Средств ощутимо меньше, но на зарплату сотрудникам хватило | Средств хватает — зарплату сотрудникам выплатили |
| Поездка на бизнес-конференцию | Средств практически не осталось, но неожиданно приехали эксперты, а участие в конференции — шанс поучаствовать в нетворкинге. Деньги потрачены | Событие не планировалось, в плане деньги не заложены. Компания размышляет над участием, но отказывается, так как придётся брать деньги из других пунктов плана |
| Поиск новых поставщиков из-за поломки оборудования на привычном производстве | Средств и так почти не было, теперь их не осталось совсем. Компания вышла в ноль, теперь придётся стараться не выйти в минус | Средств из пункта плана «На экстренные случаи» хватает на эту непредвиденную ситуацию — компания нашла поставщиков и всё ещё в плюсе |
| Участие в городской ярмарке | Средств на ярмарку нет — компания не закладывала сумму на событие, поэтому пропускает участие и шанс повысить узнаваемость | Средств на ярмарку хватает — компания знала о событии и заранее решила, что нужно участвовать, чтобы повысить узнаваемость |
| Итог | Компания чуть не вышла в минус, пропустила важное мероприятие и лишилась потенциальных клиентов | Компании хватило бюджета даже на непредвиденный случай, а благодаря участию в ярмарке клиентов стало больше |
| Список потенциальных затрат | Закупка материалов для производства товара | Зарплата работникам производства за пошив одежды | Доставка и отгрузка товара | Зарплата сотрудникам внутри компании | Поездка на бизнес-конференцию | Поиск новых поставщиков из-за поломки оборудования на привычном производстве | Участие в городской ярмарке | Итог |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Итоги компании без плана бюджета | Средств хватает — материалы закупили | Средств хватает — зарплату работникам выплатили | Средств хватает — товар доставили и отгрузили в шоурумы | Средств ощутимо меньше, но на зарплату сотрудникам хватило | Средств практически не осталось, но неожиданно приехали эксперты, а участие в конференции — шанс поучаствовать в нетворкинге. Деньги потрачены | Средств и так почти не было, теперь их не осталось совсем. Компания вышла в ноль, теперь придётся стараться не выйти в минус | Средств на ярмарку нет — компания не закладывала сумму на событие, поэтому пропускает участие и шанс повысить узнаваемость | Компания чуть не вышла в минус, пропустила важное мероприятие и лишилась потенциальных клиентов |
| Итоги компании с планом бюджета | Средств хватает — материалы закупили | Средств хватает — зарплату работникам выплатили | Средств хватает — товар доставили и отгрузили в шоурумы | Средств хватает — зарплату сотрудникам выплатили | Событие не планировалось, в плане деньги не заложены. Компания размышляет над участием, но отказывается, так как придётся брать деньги из других пунктов плана | Средств из пункта плана «На экстренные случаи» хватает на эту непредвиденную ситуацию — компания нашла поставщиков и всё ещё в плюсе | Средств на ярмарку хватает — компания знала о событии и заранее решила, что нужно участвовать, чтобы повысить узнаваемость | Компании хватило бюджета даже на непредвиденный случай, а благодаря участию в ярмарке клиентов стало больше |
Гайд: как компании организовать процесс бюджетирования
Составить план можно за пять шагов:
1. Определите стратегические цели. Решите, на чём бизнесу важно сфокусироваться в ближайшее время, и составьте план. На этом же этапе определите, кто будет контролировать бюджет и отвечать за него в процессе работы.
2. Разработайте структуру бюджета. Важно сформировать понятную систему показателей, чтобы сотрудники понимали, почему средства распределяются так, а не иначе. Например, в статистике за предыдущий период затраты на сырьё сильно превысили планируемую норму. В этот раз вы сменили поставщиков и перераспределили ресурсы — теперь расходы должны сократиться.
Планировать бюджет удобно в сервисе, в котором есть разные форматы, инструменты для работы и совместный доступ к редактированию файлов. Например, в Яндекс Документах всей командой можно работать в таблицах, документах и презентациях, использовать формулы, диаграммы и комбинации клавиш, чтобы ускорить рабочий процесс.
3. Утвердите план. Узнайте, есть ли у сотрудников предложения по улучшению плана, или предложите свои. Например, вам как руководителю понятнее процесс работы с поставщиками и сырьём, а коллеги напрямую работают с клиентами и могут посоветовать, как улучшить ценообразование в зависимости от спроса и сезонности.
4. Контролируйте процесс. Даже когда вы уже составили и утвердили план, не стоит забывать о нём до следующего года. Важно контролировать расходы и доходы в процессе, чтобы при необходимости вовремя перераспределить бюджет или скорректировать пункты плана.
5. Подведите итоги. Когда установленный период закончится, проанализируйте результаты. Что получилось выполнить, а что пошло не так и почему пришлось отклониться от изначального плана. Возможно, не учли актуальные требования по кредитам или налогам, не заложили в бюджет сумму на непредвиденные издержки или дополнительные рекламные кампании. Разбор ошибок поможет составить более грамотный план на следующий период.
Памятка для руководителя
Чтобы бизнес развивался и приносил прибыль, важно правильно распределять ресурсы.
- Бюджетирование помогает правильно ставить цели, планировать движение денег и прогнозировать результаты.
- Важно, чтобы все участники бизнес-процессов понимали, почему средства распределяются так, а не иначе.
- Контролируйте расходы и доходы в процессе работы. Если понадобится, вы сможете вовремя перераспределить средства и избежать дефицита бюджета.
- Когда установленный период закончится, сравните теоретические и фактические результаты. Анализ ошибок поможет в следующий раз составить более грамотный план и увеличить прибыль.
