Правила деловой переписки: как общаться с коллегами
Рассказываем, какие ошибки допускают в онлайн-переписке и как содержание письма влияет на понимание задачи.
03.06.2024
Деловая переписка — часть рабочих процессов. От качества общения зависит, как коллеги будут относиться к отправителю и как быстро они будут выполнять задачи. Чтобы выстраивать продуктивную коммуникацию и не вызывать раздражения, важно соблюдать основные правила деловой переписки.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка — вид коммуникации между компаниями, сотрудниками организации или участниками проекта. К ней можно отнести бумажные письма, электронную почту, общение в мессенджерах, обмен документами и файлами.
Деловая переписка помогает сообщать коллегам важную информацию, например, о сроках проекта или смене руководителя. Она не только поддерживает связь между сотрудниками, но и послужит доказательством в суде, если на компанию подадут иск.
Разберём виды деловых писем и ошибки, которые часто допускают в такой коммуникации:
Сопроводительное. Содержит информацию о релевантном опыте и навыках кандидата. Дополняет отклик на вакансию, чтобы повысить шансы трудоустройства.
Гарантийное. Подтверждает, что контрагент отгрузит товар, сделает работу или выплатит долг в оговорённый срок. Если компания не выполнила обязательств, в суде письмо станет доказательством того, что между сторонами действует соглашение.
Оферта. Выступает предложением о заключении сделки. В письме прописаны сроки, стоимость и условия договора.
Приглашение. Призывает посетить конференцию, семинар или другое мероприятие.
Напоминание. Оповещает сотрудника о требованиях, задаче или созвоне.
Поздравление. Содержит поздравление с днём рождения, Новым годом или другим праздником.
Сообщение. Подходит, чтобы отправить сотруднику любую информацию, задать вопрос или сообщить о собрании.
Любое письмо можно написать понятно, если соблюдать несколько правил и рекомендаций по ведению деловой переписки.
Структура делового письма
Хорошая структура помогает получателю бегло прочитать письмо и понять, где главная мысль, вопросы и приложения. Составить деловое письмо можно в таком порядке:
Приветствие. Проявляйте вежливость и начинайте любое письмо с обращения по имени. Если забыли поздороваться, собеседнику может быть неприятно отвечать на ваше письмо. Чтобы приветствие не смешивалось с основным текстом, напишите приветствие на отдельной строке и поставьте восклицательный знак в конце.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Здравствуйте, у меня вопрос по поводу замечаний по проекту… | Здравствуйте, Иван Николаевич! У меня вопрос по поводу замечаний по проекту… |
Основная мысль письма. Переходите к сути сразу после приветствия: чётко объясните, что вы хотите от человека. Попробуйте донести главную мысль письма без вводных конструкций и долгих подводок. Исключение — если тема для собеседника новая и сложная.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Искренне благодарен за уделённое мне время на прошедшей конференции Яндекс Рекламы. | Мы общались на конференции Яндекс Рекламы по поводу настройки рекламной кампании. |
Вопросы или призыв. Добавляйте просьбу в основную часть письма, чтобы мысль не расплывалась по абзацам. Если у вас несколько вопросов, создавайте нумерованный список, чтобы получатель смог быстро найти их глазами и спокойно ответить по порядку.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Я посмотрел ваше предложение, и вот какие вопросы возникли: какая итоговая стоимость проекта? Почему нельзя поменять подрядчика? Какие требования к качеству работы? | Я посмотрел ваше предложение, и вот какие вопросы возникли: 1. Какова итоговая стоимость проекта? 2. Почему нельзя поменять подрядчика? 3. Как оценивается качество работы? |
Подпись и контакты. Указывайте имя, должность и номер телефона или ник в Telegram, чтобы получатель мог быстро связаться с вами.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| С уважением, Елена Александрова | Елена Александрова, директор по работе с клиентами +7 900 ХХХ-ХХ-ХХ |
Если учесть предложенную структуру, деловое письмо выглядит так:
Если составляете письмо в отдельном документе, выбирайте читабельный шрифт, кегль и интервал. Например, Arial с кеглем 12 и интервалом 1,5.
Главные правила деловой переписки
Правила помогают выстраивать правильную коммуникацию с руководителем, партнёром или сотрудником и быстрее получать нужный результат.
Заботьтесь о получателе. Общайтесь на равных, уважайте его время и внимание. Подробно описывайте задачу и помогайте её решить. Например, прикрепляйте к письму дополнительные материалы, которые ускорят работу.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Иван, добрый день! Сделай нам квартальный отчёт. Все данные в системе. Пришли на неделе. Заранее спасибо. | Иван, добрый день! Нам нужно подготовить квартальный отчёт до конца недели. Все данные можно скачать из системы. Они находятся в разделе «Финансы». |
Структурируйте письмо. Чёткая структура помогает быстрее понять, что получателю нужно сделать. Разбивайте сплошной текст на абзацы, вкладывайте в каждое предложение одну мысль и используйте списки для перечисления, например, названий документов.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Дарья, добрый день! У нас сейчас много всего навалилось. Нам нужна твоя помощь. Надо собрать документы в список и переслать руководителю на утверждение. Сможешь сегодня? А то есть кому отдать. | Дарья, добрый день! Мы не успеваем, пришли к тебе за помощью. Можешь сегодня составить список документов и отправить руководителю? Если нет — не страшно, можно завтра. |
Пишите кратко и ясно. Избегайте длинных предложений и сложных терминов, которые могут вызвать путаницу. Это поможет собеседнику быстро понять суть вашего сообщения.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Доброго времени суток! В связи со сложившейся ситуацией было принято решение выдать вам новую рабочую задачу. Срок работы установлен до 30 апреля этого года. После получения письма сообщите о принятии или отклонении рабочей задачи. | Здравствуйте! Можете взять ещё одну задачу? Сотрудник, который занимался этой задачей, заболел. Что по времени: до 30 апреля. Если нужно, можем согласовать другую дату. Как и что нужно сделать — в прикреплённом файле. Буду ждать вашего ответа! |
Придерживайтесь вежливого тона. Сохраняйте дружелюбие и уважение к собеседнику в деловой переписке, даже если возникают конфликтные ситуации. Выражайте благодарность, если она к месту. Например, если коллега прислал хороший отчёт, поблагодарите его за работу.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| Павел, здравствуйте! Ты что мне тут прислал? Очень плохой отчёт! Я понимаю, что ума много для отчёта не надо, но тут совсем всё плохо… Пришли, как новый сделаешь… | Павел, добрый день! Я посмотрел отчёт. Нашёл в нём несколько неточностей, отметил их в прикреплённом файле. Пожалуйста, исправь отчёт сегодня и пришли его повторно на проверку. |
Отвечайте своевременно. Если на важные письма не отреагировать быстро, могут замедлиться рабочие процессы, поэтому отправьте ответ сразу. Если такой возможности нет, напишите, что письмо получили, и укажите срок, когда разберётесь в информации.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| *Звуки молчания на полученное письмо* | Евгений, добрый день! Письмо получил, но подробно на вопросы смогу ответить только завтра. |
Ошибки деловой переписки
Ошибки в деловой переписке показывают, как небрежно отправитель относится к общению с коллегами. Вот какие ошибки допускают чаще всего:
Сокращать слова. Если общаетесь неполными словами, вас не поймёт получатель. Используйте в переписке с коллегами обычные слова, а сокращения оставьте для общения с друзьями. Примеры таких слов: спс, пжл, ок.
Шутить не к месту. Не добавляйте анекдоты и весёлые картинки в письмо, когда переписывайтесь с руководителем или коллегой по задаче. Это отвлекает от темы письма и работы.
Использовать капслок. Получатель воспринимает сообщения с заглавными буквами как крик. Это часто вызывает злость и негодование, поэтому используйте капслок по назначению, например, чтобы написать аббревиатуру.
Допускать опечатки. Проверяйте письмо на ошибки перед отправкой. В этом помогут онлайн-сервисы, которые подсвечивают недочёты и предлагают варианты исправлений.
Мешать несколько тем в одном письме. Если вам надо обсудить две задачи, разделите и отправьте два письма. Так получатель не запутается и не упустит важных деталей, а вы получите ответы на все вопросы.
