Проведение совещаний: как подготовиться и какие инструменты использовать, чтобы быстро принимать решения

На плохо организованных совещаниях сотрудники тратят часы на обсуждения. Синхронизировать усилия команды и принять решение быстрее мешает отсутствие цели и подготовки, плохо продуманный регламент или неверно выбранный формат. И вместо того чтобы привести к результату, совещание только мешает. Расскажем, как этого избежать.

Зачем проводить совещания и как обозначить цель

Если не обозначать цель совещания в самом начале, участники могут понять её по-разному: один приготовится отчитываться, другой — принимать решение, третий — просто слушать. И каждый участник будет тянуть к своей цели.

Чтобы этого избежать, в начале встречи, после приветствия, нужно ответить на вопросы «Зачем мы собрались? Что хотим получить в итоге?». Цель нужно объявить, по возможности записать на доске или в чате онлайн-встречи, а затем периодически возвращаться к ней, если обсуждение уходит в сторону. Ниже — примеры возможных целей совещания.

Поставить цели и задачи

Руководитель отдела проводит планёрку в начале квартала. На встрече он представляет данные по прошедшему периоду и объявляет новые ключевые показатели: например, увеличить охват аудитории на 25%. Команда определяет основные задачи и этапы для достижения этих целей.

Найти решение проблемы

Команда отдела продаж привлекла за месяц 120 новых клиентов, при этом конверсия упала с 15 до 10%. Руководитель разбирает с менеджерами причины снижения и предлагает каждому высказать идеи по улучшению работы.

Обсудить изменения операционных процессов

Интернет-магазин переходит на нового оператора доставки товаров клиентам. На совещании обсуждают, как изменятся сроки отгрузки и как лучше поменять порядок оформления документов.

Разрешить конфликт

Два менеджера по продажам не могут поделить клиентов из нового перспективного региона. Начальник отдела приглашает их в переговорную, чтобы выслушать позиции каждой из сторон и найти справедливое решение.

У руководителя может быть дополнительная цель, которую не формулирует явно, — повысить мотивацию команды. Например, на еженедельном собрании директор торговой точки показывает, каких результатов удалось достичь, демонстрирует важность работы и отмечает лучших продавцов.

Главный принцип эффективных совещаний

Главный принцип в том, что каждое совещание должно заканчиваться конкретным результатом или планом действий, не разрушая рабочего настроя команды, и быть оправданным по затраченному времени.

Чтобы следовать этому принципу, нужно выполнять три пункта:

• Понимать цель и образ результата. Например, цель — утвердить план действий, которые помогут исправить ситуацию с падением продаж за последний квартал. По итогу встречи должен появиться список конкретных мер, ответственные за каждую и сроки выполнения.
• Беречь команду. Когда руководитель последовательно отвергает все идеи, называя их нежизнеспособными, и в итоге диктует своё мнение, встреча ведёт к результату, но мотивация участников — на нуле. Лучше, если он структурирует обсуждение: «Давайте разберём плюсы и риски каждого предложения. Какое будет наиболее эффективным?» Так команда чувствует, что к её мнению прислушиваются, даже если финальное решение — за руководителем.
• Воспринимать время как ресурс. Допустим, совещание прошло по регламенту: восемь руководителей отчитались примерно по 10 минут каждый и суммарно потратили на это полтора часа. В результате они просто обменялись новостями. Но вы платите зарплату руководителям не за то, чтобы они больше часа обсуждали вопросы, которые можно написать в одном сообщении.

Какие типы совещаний бывают и как выбрать формат

Рабочие совещания различаются по видам задач, срочности и формату. Показываем на примерах.

По виду задачи:

• Операционное — еженедельное совещание отдела продаж с разбором текущих заявок и планированием работы на неделю.
• Стратегическое — обсуждение выхода нового продукта на рынок, распределение бюджета на маркетинг.
• Аналитическое — разбор ежемесячного отчёта по KPI, оценка эффективности рекламных кампаний.
• Мотивационное — для награждения лучших сотрудников и обсуждения карьерных возможностей.

По срочности:

• Экстренное — решение проблемы с поставкой товара, которая блокирует продажи.
• Регулярное — плановое собрание команды каждую среду для отчёта по текущим задачам.
• Разовое — для обсуждения нового проекта после получения техзадания.

По формату совещание может быть онлайн, офлайн или гибридным.

Офлайн подходит для встреч, на которых нужна вовлечённость команды, — например, для стратсессий или мозговых штурмов, а также для сложных переговоров. Онлайн — для ежедневных планёрок и встреч один на один.

Встречаться в гибридном формате можно, когда нет другого варианта: например, часть команды работает удалённо, а сотрудники в офисе не могут подключиться с рабочих мест. Такие совещания требуют больше внимания и вовлечённости модератора, так как есть риск неравных условий: часть участников плотно общается в зале, а другая выпадает из беседы и только изредка даёт комментарии с экрана.

Как провести совещание: алгоритм для встреч онлайн и офлайн

Когда цель и формат деловой встречи понятны, следуйте алгоритму.

Выберите дату и время

Оптимальное время — середина рабочего дня, когда сотрудники уже вошли в ритм, но ещё не устали. Старайтесь не назначать совещания в понедельник утром или пятницу вечером: в эти периоды внимание и продуктивность могут быть ниже.

Составьте регламент

Важно продумать план и тайминг совещания. Кроме того, лучше выбрать фасилитатора, который будет следить за ходом встречи и соблюдением правил.

Фасилитатор — это человек, который организует и ведёт совещание. Он помогает команде сосредоточиться на цели встречи, управляет временем, стимулирует обсуждение и следит, чтобы все участники могли внести свой вклад.

Пригласите участников

Приглашайте только тех, кто влияет на результат повестки, может предоставить ключевую информацию или будет выполнять задачи по итогам совещания. Все остальные могут получить отчёт или запись.

Чтобы никто не забыл о встрече, разошлите приглашения в чаты или по почте заранее и поставьте напоминание в Календаре за день и за час, там же можно прикрепить ссылку на звонок и всю информацию по теме. Хорошим тоном будет зафиксировать в описании цель совещания.

Особенности проведения дистанционных совещаний

Для онлайн-встреч есть свои правила:

Выберите платформу для видеоконференций. Например, Яндекс Телемост не ограничивает время встречи, а участвовать может до 1000 человек. Предварительно потренируйтесь делиться экраном и включать запись, чтобы не тратить на это время в начале совещания.

По возможности подключите к звонку офисных сотрудников с их рабочих мест или из переговорок и попросите всех включить камеры — это создаст равные условия и уменьшит дистанцию между участниками. Кроме того, важно отключать микрофоны, когда кто-то говорит, чтобы случайно не помешать выступлению.

Поощряйте всех участников вносить свой вклад: задавать вопросы и выражать мнения в чате. Модератор сможет записать их на виртуальной доске, чтобы никого не перебивать.

Какие правила проведения рабочего совещания установить заранее

Чтобы деловое собрание не превратилось в обмен претензиями, нужно установить правила общения и рассказать о них в начале встречи.

Соблюдать регламент

Начинайте и заканчивайте выступление по таймингу, чтобы совещание не растянулось на неопределённый срок.

Говорить по делу

Важно высказываться кратко и конкретно, не отвлекаться надолго на посторонние вопросы или на личные темы. При этом короткий приветственный обмен новостями не возбраняется: он может помочь создать дружелюбную атмосферу в начале встречи.

Высказываться могут все

При этом важно создать доброжелательную атмосферу, чтобы каждый сотрудник мог вести честный диалог.

Нельзя перебивать других

Иначе обсуждение грозит перейти в сумбурный разговор, а важные вопросы останутся без внимания.

Если участники отклонились от темы совещания, фасилитатор должен аккуратно вернуть диалог в нужное русло. Кроме того, он купирует споры, например предлагает вернуться к вопросу позже, если останется время после основной части встречи.

Читайте также: «Как проводить ретроспективу в команде»

Когда совещание лучше не проводить

Мы рассказали, когда важно проводить совещания, но иногда лучшее совещание — то, которого не было. И вот что это за ситуации.

Информацию проще донести другим способом

Если обсуждения не предполагается, лучше не собирать совещание: например, когда нужно рассказать команде о новых правилах оформления отпусков. Достаточно короткого письма или сообщения в корпоративном чате с инструкцией и ссылкой на обновлённый регламент.

Отсутствует цель совещания

Менеджер хочет собрать команду для обсуждения «ситуации на складе», но конкретных вопросов у него нет. В этом случае лучше дождаться, когда появятся задачи или проблемы, которые требуют совместного анализа.

У участников нет полномочий, чтобы принимать решения

Например, нужно определиться, какое направление развивать в первую очередь, но ключевые сотрудники в отпуске.

Решение уже принято

Руководство компании выбрало новую CRM-систему. Нет смысла собирать совещание для обсуждения вариантов. Достаточно короткой встречи, чтобы сообщить решение и распределить задачи по внедрению между отделами.

Участники конфликтуют

В отделе маркетинга два сотрудника постоянно спорят о стратегии продвижения нового продукта. Полноценное совещание с их участием приведёт к очередному конфликту и потере времени. Вместо этого лучше провести индивидуальные встречи с каждым из них.

Главное о совещаниях в 5 пунктах

• Правильно организованные совещания могут стать полезным инструментом для решения рабочих задач. Можно собирать сотрудников для анализа процессов, решения текущих вопросов и повышения мотивации. Иногда лучше отложить встречу, например если информацию можно донести другим способом или у участников нет полномочий для принятия решений.
• Совещания различаются по формату, срочности и темам: например, еженедельное деловое собрание, экстренная встреча для решения проблем или видеоконференция с удалёнными сотрудниками.
• Чтобы рабочая встреча прошла эффективно, важно заранее определить тему и цель, выбрать участников, составить регламент, подготовить документы и подвести итоги.
• Для дистанционных совещаний нужно подобрать сервис для видеозвонков и поощрять сотрудников активно участвовать в обсуждении.
• Для совещания стоит выбрать фасилитатора, который будет следить за соблюдением регламента.