Уйти из найма и открыть свой бизнес: что нужно предусмотреть заранее, чтобы не пожалеть

Когда открываешь бизнес, нужно наладить процессы — от регистрации ИП до найма сотрудников. На это уходит много времени и сил. Но если подготовиться к трудностям заранее, работать будет намного проще. Рассказываем, где подстелить соломку, чтобы не закопаться в проблемах.

Нарушенный режим дня: сон до обеда и поздние созвоны

Начинающему предпринимателю приходится настраивать огромное количество процессов: проводить собеседования, составлять договоры, разрабатывать стратегию продвижения. Если за день решить все дела не получилось, приходится работать ночью. А когда сотрудники или клиенты живут в другом часовом поясе — ещё и проводить поздние созвоны. Из-за этого сбивается график и появляются проблемы со сном.

Лучше сразу определить себе распорядок дня с перерывами на отдых и выходными. Установите ограничение — например, работа с 8:00 до 19:00 с перерывами на еду и отдых. Чтобы не запутаться в делах, можно использовать Яндекс Календарь. В нём удобно планировать созвоны, отмечать события и собирать команду на планёрки.

Неуверенность в успехе из-за скепсиса родных и друзей

Когда открываешь своё дело, родственники, друзья и даже бывшие коллеги пытаются рассказать, как всё сделать правильно. Невольно начинаешь сомневаться в собственных силах, самооценка падает, и появляются мысли о возвращении в офис.

Не нужно поддаваться панике и доверять чужим суждениям. Попробуйте объяснить близким, что у вас есть чёткий план с расчётами и сроками окупаемости проекта. К советам друзей стоит прислушиваться, если они сами занимаются бизнесом. Например, друг, который уже пять лет руководит рекламным агентством, может подсказать, какие сервисы лучше подключить, чтобы не пришлось экстренно мигрировать в другой софт.

Денег не хватает и непонятно, куда они уходят

Даже если на старте кажется, что денег для бизнеса заложено достаточно, в реальности их может не хватить: взлетит стоимость аренды, поставщик поднимет цены или сосед сверху зальёт водой и испортит рабочую технику. Чтобы не уйти в минус, нужно держать в запасе финансовую подушку и вести учёт расходов с первых дней работы.

Самый простой и доступный способ учёта — таблицы формата XLSX. Вести их можно в Яндекс Документах. Заносите все поступления и расходы в таблицу, стройте графики и анализируйте данные. Удобно, что в Документах можно настроить совместный доступ. Например, открыть права на редактирование бухгалтеру или менеджеру по продажам.

Подрядчики ругают договоры, а налоговая начисляет пени

Если неправильно оформлять документы и счета, можно потерять клиентов и получить большие штрафы от налоговой. Лучше заранее подготовить типовые договоры, политику конфиденциальности для сайта и акты выполненных работ. Так клиенты будут спокойны за свои деньги, а налоговая проверка пройдёт без проблем. Для создания договоров стоит нанять бухгалтера.

Все шаблоны можно создать и хранить онлайн, чтобы не забивать жёсткий диск компьютера рабочими документами. Например, можно подключить Яндекс 360 для бизнеса, создать там профиль компании, добавить сотрудников, и у них появится свободное место на Яндекс Диске — до 3 ТБ на каждого.

А ещё там легко настроить доступ для всей команды, чтобы не пересылать файлы по почте или в мессенджерах. Например, можно отправить договор юристу на проверку, и он в этом же документе даст комментарии или внесёт правки. Или сделать копию шаблона договора для нового клиента и быстро поправить под новые условия.

Стоит сразу подключить ЭДО, чтобы подписывать счета и акты онлайн. Так не придётся распечатывать документы и отправлять их на подпись по почте.

Сотрудники срывают дедлайны и теряются в задачах

Команду сложно контролировать, особенно если все работают удалённо. Можно запутаться, кто чем занят, и пропустить момент, когда что-то пойдёт не так. Сотрудники могут до конца не понимать своих обязанностей, неправильно планировать рабочее время и в итоге ничего не успевать.

Чтобы каждый чётко знал свою работу, создайте инструкции. Выложите документы в общем доступе на Яндекс Диске и расскажите об этом сотрудникам. А следить за выполнением задач команды помогут календари и сервисы для управления проектами, такие как Yougile. Зарегистрируйтесь в программе, добавьте сотрудников, давайте им задания и устанавливайте сроки выполнения.

Сложно настроить коммуникацию с командой

С сотрудниками на удалёнке бывает сложно наладить коммуникацию, ведь все вопросы приходится решать онлайн. Часто человек не чувствует принадлежности к команде и со временем может потерять мотивацию и желание работать в компании.

Важно проводить созвоны-планёрки, рассказывать о проблемах, делиться успехами и новостями. Например, через Телемост в Яндекс 360 для бизнеса можно созвониться с командой и разговаривать без ограничений по времени. А в Мессенджере создать рабочий чат, чтобы оперативно обсуждать все вопросы по проектам.

Корпоративный мессенджер поможет не отвлекаться во время работы на личные переписки и отдыхать вечером — вышел из мессенджера, и рабочий день закончен.

Клиенты не выстраиваются в очередь

Когда открываете своё дело, кажется, что от клиентов не будет отбоя. На деле всё не совсем так: люди не узнают, что ваша компания может им помочь, пока вы не расскажете о себе.

Чтобы люди о вас узнавали, нужно вкладываться в продвижение. Стратегия может выглядеть так:

1. Сделать сайт. Простой лендинг можно бесплатно создать на Тильде, правда, придётся заплатить за домен. Обязательно добавьте на сайт форму обратной связи, чтобы пользователи могли оставить свою почту, на которую вы потом сможете настроить рассылку и выслать коммерческое предложение.
2. Оформить соцсети. Создайте аккаунты компании в Телеграме или ВКонтакте и правильно их оформите: добавьте аватар, обложку, описание, навигацию, ссылки. Публикуйте полезные посты с хорошим визуальным оформлением и взаимодействуйте с аудиторией.
3. Собрать коммерческое предложение. Презентацию просто оформить в Яндекс Документах — расскажите о своих преимуществах и услугах, покажите кейсы, оставьте контакты для связи. А распространить документ поможет рассылка.
4. Настроить рассылку. В Яндекс 360 можно подключить почту к домену сайта и настроить рассылку с полезными материалами или выгодными предложениями. Чтобы повысить доверие клиентов, сделайте рассылку именной — люди лояльнее относятся к письмам, когда к ним обращаются по имени.

Всю работу с командой можно организовать с помощью сервисов Яндекс 360 для бизнеса. Вы сможете работать в документах и таблицах, хранить данные на Диске, планировать встречи в Календаре, созваниваться через Телемост и общаться в Мессенджере. Подключить сервисы, которые помогут эффективно выстраивать работу команды, можно на сайте.