Яндекс 360 для компании: настраиваем все сервисы
За шесть шагов и силами одного менеджера.
14.05.2023
Когда хочется внедрить экосистему для совместной работы, всё выглядит просто: достаточно установить несколько сервисов и можно начинать. Но менеджеру, которому поручают такую задачу, приходится несладко. Особенно если вся команда прежде пользовалась разными почтовыми клиентами и облачными хранилищами.
Привет, на связи команда Яндекс 360. Мы считаем, что работа должна быть удобной, и помогаем сделать её такой. Сегодня расскажем, как подключить и настроить Яндекс 360 для бизнеса с нуля в небольшой компании.
Для примера возьмём компанию, в которой работает двадцать сотрудников: часть в офисе, а часть — на удалёнке. Руководитель поставил менеджеру задачу: подключить Яндекс 360 для бизнеса и настроить все процессы. Вот как нужно действовать менеджеру, чтобы решить задачу.
Шаг 1. Выбрать тариф и завести аккаунт
Чтобы выбрать подходящий тариф для компании, менеджер отталкивается от количества сотрудников и их потребностей. Например, каждый сотрудник отдела маркетинга пользуется бесплатным облачным хранилищем, и суммарно на весь отдел из пяти человек используют 75 ГБ. Места постоянно не хватает: приходится периодически переносить старые креативы на жёсткий диск в «Новую папку 42» и удалять файлы из облака — в результате разобраться невозможно.
Поэтому менеджер в первую очередь смотрит на объём места на Диске. Вот какие варианты можно найти среди тарифов Яндекс 360 для бизнеса:
- Базовый — 100 ГБ на каждого сотрудника;
- Оптимальный — 1 ТБ на каждого сотрудника;
- Расширенный — 3 ТБ на каждого сотрудника.
Кажется, что проблем нет: если нужно больше места, можно взять сразу 3 ТБ. Но бюджет ограничен, а сотрудников в компании много, поэтому менеджер выбирает Оптимальный тариф. Тогда у отдела маркетинга будет 5 ТБ на всех, а сервисы Яндекс 360 для всей команды обойдутся компании в 9 380 ₽ в месяц со скидкой. Если некоторым сотрудникам — например, дизайнеру или видеографу, — нужно больше места, его можно докупить каждому отдельно.
Ещё в Яндекс 360 для бизнеса можно подключить любое количество общих дисков. В каждое такое хранилище поместится 1 ТБ файлов. Подробнее про эту опцию читайте по ссылке.
Если компания хочет сразу интегрировать всех пользователей в систему управления проектами Яндекс Трекер, то она может подключить специальный тариф с Трекером. Но есть и другой вариант: подключить сервис как дополнительную опцию для некоторых сотрудников или подразделений. Подробнее о разных возможностях рассказываем в Справке.
Дальше менеджеру нужно завести профиль компании и оплатить тариф. Для этого ему понадобится профиль в Яндексе — у компании есть общий аккаунт, с которого обычно отправляют письма клиентам, поэтому менеджер пропускает шаг с регистрацией. Вот что он делает дальше.
Выбирает тариф и нажимает «Подключить». После этого он попадает в окно создания организации и выбирает её владельца — аккаунт компании в Яндексе.
Указывает ИНН, и реквизиты организации подставляются автоматически. Это нужно, чтобы Яндекс распознал аккаунт как юридическое лицо, компания смогла оплачивать услуги с расчётного счёта и получать закрывающие документы.
О том, для чего нужны закрывающие документы и как настроить документооборот, мы писали в этой статье.
Оплачивает тариф — это можно сделать картой или по выставленному счёту. Первый вариант быстрее — после того как платёж пройдёт, вся команда сможет сразу пользоваться сервисами Яндекс 360 для бизнеса. Второй вариант дольше — сервисы будут доступны после того, как банк проведёт платёж между счетами.
Менеджер выбирает оплату по счёту, чтобы стоимость сервисов Яндекс 360 можно было сразу отнести к расходам бизнеса и правильно рассчитать налоги. Когда платёж проходит, менеджер может настроить личный кабинет.
Шаг 2. Настроить домен
Часть команды работает в отделе продаж и регулярно переписывается с клиентами: высылает договоры, коммерческие предложения и обсуждает текущие вопросы. Но сотрудники всегда пишут с личных адресов электронной почты, и клиенты не сразу понимают, кто им пишет. Иногда менеджеры забывают указать тему письма, и клиенты отправляют коммерческое предложение в спам — сделка не состоялась.
Ещё в компании отправляют рассылки по клиентской базе со скидками, акциями и полезными материалами. Хотелось бы, чтобы в поле адресанта был красивый и узнаваемый адрес.
Чтобы решить эту проблему, менеджер подключает к профилю домен, на котором у компании зарегистрирован сайт. В результате у сотрудников появляется красивый адрес электронной почты, с которого они могут отправлять письма клиентам.
Почтовым доменом может стать не только адрес сайта, но и любое другое имя — его можно купить у компании — регистратора доменных имён.
Вот как менеджер подключает домен:
- Переходит на вкладку «Домены» на странице управления компанией.
- Вводит имя домена — название сайта.
- Подтверждает домен и настраивает сервер.
Нужно дождаться, пока домен подтвердят, после чего сотрудники смогут пользоваться новой почтой и рассылками.
Подробности о подключении домена можно узнать из этой статьи.
Шаг 3. Добавить сотрудников и настроить переговорки
Чтобы у всей команды появился доступ к новым сервисам, менеджеру нужно добавить сотрудников в профиль Яндекс 360 для бизнеса. Он может сделать это тремя способами.
Добавить вручную. Для этого каждому члену команды создаётся новый аккаунт, а персональные данные заполняет администратор. Способ работает, если у компании подключён домен.
Пригласить. Если у сотрудников уже есть аккаунты в Яндексе, их можно пригласить в команду. Но есть ограничение по работе с профилями: администратор не сможет отредактировать информацию о них или заблокировать, только удалить из организации.
Загрузить из файла. Если команда большая, можно создать CSV-файл на основе готового шаблона, добавить все данные туда и загрузить в профиль в несколько кликов. Это работает, если у компании подключён домен.
Менеджер выбрал последний вариант — загрузить список сотрудников. Данные всех сотрудников он взял из CRM: ему понадобились фамилии, имена, отчества и даты рождения. Ещё нужно было придумать логины и пароли — менеджер воспользовался онлайн-генератором, чтобы пароли были надёжными и не повторялись.
Готовую таблицу менеджер сохраняет и загружает в личном кабинете компании. Список сотрудников появляется через пару минут.
Далее можно будет настраивать переговорки — они доступны на тарифах Оптимальный и Расширенный. Это нужно, чтобы было легче планировать встречи с клиентами и общие планёрки. В офисе для этого используют два помещения.
Иногда время встреч пересекалось: например, продавцы пригласили трёх клиентов одновременно, поэтому кому-то приходилось общаться за рабочим столом в окружении коллег.
Чтобы избежать таких ситуаций, менеджер добавляет в профиль компании две переговорки и настраивает режимы их работы. Переговорку можно забронировать в Календаре — тогда вся команда увидит, что она занята, и сотрудник назначит встречу на другое время.
Шаг 4. Перенести письма и файлы
В новые корпоративные аккаунты сотрудников важно перенести информацию из старых. Например, отделу маркетинга нужно перенести все файлы из облачных хранилищ, а менеджерам по продажам — переписки с клиентами из старых почтовых ящиков. Чтобы не делать это вручную, менеджер настраивает миграцию. Перед этим важно проверить два момента:
- подтверждён ли домен;
- подключены ли все аккаунты сотрудников.
Если всё в порядке, менеджеру нужно подготовить секрет — это файл с ключом доступа, с помощью которого Яндекс 360 сможет подключиться к стороннему сервису, например Google или Microsoft. В инструкциях ниже вы найдёте подробное описание всех шагов, которые помогут настроить миграцию:
Во вкладке «Миграция» менеджер может перенести файлы и письма — всё можно сделать в одном окне. А если нужно добавить только файлы из облачного хранилища на Диск, он может сделать это вручную.
Подробнее о ручном переносе файлов рассказали в этом материале.
Шаг 5. Установить корпоративный браузер
В Яндекс 360 для бизнеса входит целый комплекс сервисов: Почта, Диск, Календарь, Телемост, Мессенджер, Рассылки, Документы и Заметки. Их можно использовать онлайн или скачать как приложения для ПК.
Чтобы сервисы всегда были под рукой у всех сотрудников, менеджер устанавливает корпоративный 360 Браузер.
Вот почему корпоративный 360 Браузер полезен компании:
- Это продуктивно. Менеджер может сделать его браузером по умолчанию, чтобы все работали в едином пространстве, а также гибко настроить доступы к сайтам — например, чтобы сотрудники не отвлекались на соцсети в рабочее время.
- Это безопасно. В браузере установлены современные протоколы, которые не дают пользователям переходить на фишинговые страницы или сайты с вредоносным ПО. Поэтому ниже риск, что пароли сотрудников окажутся в открытом доступе и это навредит компании.
Другие подробности о корпоративном 360 Браузере можно узнать в этой статье. А ещё там есть ссылка на скачивание пробной версии для Windows, macOS и Linux.
Шаг 6. Обучить сотрудников
Большинство сервисов Яндекс 360 для бизнеса интуитивно понятны, и в них нетрудно разобраться — например, любой сотрудник сможет отправить письмо. Но менеджер понимает, что с некоторыми сервисами могут возникнуть сложности, поэтому заранее создаёт базу знаний. В ней он описывает действия, которые чаще всего будут совершать сотрудники, например:
- как загрузить файл на Диск;
- как запланировать встречу в Календаре;
- как забронировать переговорную;
- как создать видеозвонок в Телемосте;
- как создать документ, таблицу или презентацию;
- как совместно редактировать файлы.
Потом менеджер создаёт для команды отдельный чат в Мессенджере и называет его «Обучение». Туда он отправляет документ, просит его прочитать и задавать вопросы, если что-то непонятно. Все вопросы и ответы менеджер также заносит в базу по темам, к которым они относятся.
Через пару недель менеджер назначает общую встречу в Телемосте, чтобы ещё раз пройтись по типовым задачам, которые решают в команде с помощью сервисов Яндекс 360 для бизнеса. Если у кого-то из коллег остаются вопросы, их отрабатывают и также добавляют в базу.
В результате получается большой и полезный документ, который можно использовать во время работы и отправлять всем новичкам, которых принимают в команду.
Если вам тоже нужно подключить сервисы Яндекс 360 для бизнеса в своей компании, переходите на сайт, подбирайте подходящий тариф под ваши задачи и используйте эту статью как гайд по настройке.
