Что такое диаграмма Ганта и как превратить список задач в наглядный график

Даже опытному руководителю бывает сложно управлять масштабным проектом: нужно видеть все задачи одновременно, контролировать дедлайны, следить за нагрузкой сотрудников. Эффективно организовать работу поможет диаграмма Ганта.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент для управления проектами. По диаграмме руководитель следит за ходом проекта, видит работу каждого сотрудника и контролирует дедлайны.

Диаграмма выглядит как таблица из поручений, в которой каждая задача занимает один ряд на шкале времени. Длина одного ряда — от старта задачи до дедлайна. Задачи на диаграмме бывают:

• Параллельные. Не зависят друг от друга. Например, заказ печатных флаеров в типографии никак не связан с публикацией интернет-баннеров. Эти две задачи рекламной кампании можно делать одновременно. Тогда на диаграмме одно поручение будет идти под другим.
• Последовательные. Связаны между собой. Например, менеджер составляет договор, а затем юрист его проверяет. Юрист не приступит к работе, пока менеджер не выполнит свою часть. На диаграмме последовательные задачи следуют одна за другой.
• Вложенные. В одной масштабной задаче есть несколько составных частей или подзадач. Например, бухгалтер, который выдаёт зарплату, сначала проверяет табель рабочего времени, затем рассчитывает суммы по каждому сотруднику, удерживает НДФЛ и отправляет в банк распоряжения на выдачу. Все эти шаги — дочерние задачи, на диаграмме они расположатся чётко под родительской — выдачей зарплаты.

По горизонтали отмечено время на поручение: если задачи короткие, длительность можно настроить в днях. Если долгие — в неделях или месяцах.

Для чего нужен инструмент

На диаграмме руководитель видит ситуацию с проектом в целом. Вот как может помочь инструмент.

Ускорить запуск проекта. В диаграмме можно выстроить все задачи в логичную цепочку и определить, какие из них можно делать параллельно.

Компания разрабатывает витаминный напиток. На диаграмме руководитель видит, за счёт чего можно сократить сроки. Допустим, пока лаборатория тестирует напиток, можно изготовить под него тару и установить оборудование в цехе. В итоге несколько задач выполняются одновременно, и компания быстрее запускает продукт.

Увидеть проблему наперёд. Диаграмма Ганта показывает отклонения от плана. По ней можно предвидеть срыв сроков, даже когда до конца проекта далеко.

Образовательная платформа организует воркшоп через неделю, но пока не нашла площадку. Руководитель по диаграмме замечает, что сдвигаются сроки других зависимых поручений: подготовка зала, анонс площадки в соцсетях. Команде нужно ускориться с поисками, иначе мероприятие сорвётся.

В масштабных проектах диаграмма поможет просчитать, как повлияют сдвиги сроков, если множество этапов связаны между собой.

Держать сотрудников в курсе общих задач. В диаграмме коллеги из разных подразделений наблюдают за работой друг друга, чтобы понимать, когда им подключаться к проекту.

PR-менеджер IT-компании обычно готовит анонсы за неделю до запуска обновлённого приложения. По диаграмме он видит, что разработчики сегодня закончили основную работу над приложением. Ещё неделю займёт тестирование и доработка новой версии. Значит, анонс уже можно публиковать.

Как построить диаграмму Ганта: пошаговая инструкция

График Ганта можно создать в Яндекс Трекере — сервисе для управления проектами и задачами.

Допустим, маркетинговое агентство организует онлайн-конференцию. За подготовку к мероприятию отвечает проджект-менеджер. Вот какие шаги ему нужно пройти, чтобы построить диаграмму.

Шаг 1. Создать проект и добавить задачи

Менеджер заводит проект в Трекере и добавляет в него основные параметры: название, описание, статус.

Для конференции агентству нужно найти спикеров, составить презентации по их докладам, рассказать о событии в соцсетях и организовать подключение участников. Менеджер заводит эти поручения в Трекере и связывает их с нужным проектом.

Листайте вправо, чтобы увидеть три способа, как создавать задачи и добавлять их в проект.

Шаг 2. Назначить исполнителей

Проджект-менеджер закрепляет каждую задачу в Трекере за конкретным исполнителем. Поиск спикеров он берёт на себя, подготовку текстов передаёт в работу копирайтеру, презентаций — дизайнеру. Анонс в соцсетях запустит SMM-специалист, а организацией подключения займётся программист. После назначения каждый сотрудник видит поручение в своём списке задач в Трекере.

Шаг 3. Уточнить параметры задач

Проджект-менеджер обсуждает задачи и сроки проекта с исполнителями и корректирует поручения прямо на диаграмме. Например, закладывает на задачу по поиску спикеров больше времени и смещает её на другие даты.

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как управлять задачами на диаграмме.

Шаг 4. Связать задачи между собой

Менеджер связывает в Трекере три поручения проекта: свою задачу по поиску спикеров, задачу копирайтера и дизайнера. Эти поручения зависят друг от друга: копирайтер ждёт спикеров, чтобы подготовить тексты, а дизайнер ждёт копирайтера, чтобы составить презентации.

Когда последовательные задачи связаны, ими легче управлять. Теперь, если менеджер сдвинет вправо задачу по поиску спикеров, то поручения копирайтера и дизайнера тоже переместятся. А если поменяет местами последовательные задачи, то связь между ними станет красной — так диаграмма подскажет ошибку в планировании.

Листайте вправо, чтобы увидеть, как создавать связь и работать с зависимыми задачами.

Шаг 5. Установить итоговый дедлайн

Менеджеру остаётся рассчитать длительность проекта, чтобы назначить дату онлайн-конференции. Для этого он добавляет на рабочую область критический путь — минимально возможное время, за которое команда сможет выполнить все поручения. В проекте агентства между первой и последней задачей прошло чуть больше двух недель.

Что может делать в инструменте руководитель проекта

По таблице Ганта проджект-менеджер может контролировать подготовку к конференции до конца проекта. Вот с чем поможет инструмент руководителю проекта.

Видеть статусы задач и не уточнять их у сотрудников

В проекте маркетингового агентства пять разных исполнителей, их задачи стартуют и заканчиваются в разные дни. Чтобы быстро ориентироваться в ситуации, в диаграмме можно включить настройку, с которой задачи в разных статусах будут обозначаться разными цветами. Тогда, если исполнитель обновит статус поручения в Трекере, полоса на диаграмме автоматически поменяет цвет.

Например, если менеджер найдёт спикеров и завершит задачу — полоса станет зелёной, копирайтер возьмёт поручение в работу — голубой, дизайнер отложит задачу на время — оранжевой. Серый цвет задачи будет значить, что сотрудник ещё к ней не приступал. Если задача не выполнена, а дедлайн уже прошёл, Трекер покажет опоздание красной заштрихованной полосой.

Листайте вправо, чтобы увидеть, как выглядят задачи с разными статусами и вехи на диаграмме Ганта.

Выстраивать задачи так, чтобы с ними было удобно работать

На планёрке менеджер обсуждает с командой поручения, которые нужно было выполнить на этой неделе. Чтобы долго не искать такие задачи на диаграмме, руководитель проекта использует фильтр по дедлайну и задаёт в нём нужный срок завершения. На диаграмме остаётся задача IT-специалиста. Только она подходит под заданные параметры.

Менеджер может настраивать рабочее поле и другим способом. Например, использовать группировку, если надо собрать задачи по каждому исполнителю. Или сортировку, если надо вывести в начало все задачи в работе.

Отслеживать отклонение от первоначального плана

Проджект-менеджер может проанализировать, насколько команда справилась с проектом и были ли отклонения по срокам. Для этого ему нужно заранее создать в диаграмме базовый план — зафиксировать проект с первоначальными сроками поручений. Позже базовый план можно вывести на диаграмму в виде синей линии над задачами. Линия подскажет, насколько сдвигались сроки.

В проекте маркетингового агентства линия не совпадает с полосой только по задаче SММ-менеджера, который просил перенести дедлайн. Остальные задачи выполнены вовремя.

Для долгосрочных проектов в диаграмме можно создавать несколько базовых планов. Например, на самом старте и спустя несколько месяцев — когда в проекте поменяются сроки или появятся новые задачи. О том, как применять базовые планы и как ещё можно настроить диаграмму под проект, читайте в Справке.