Автоматизировали постановку задач и экономим время команд: как NL International работает в сервисах Яндекс 360

NL International — компания по производству и распространению товаров для ЗОЖ, витаминов, спортивного питания, уходовой косметики, экологичных средств для уборки. Бизнес работает с 2000 года и представлен в 10 странах.

Структура компании устроена так: основа — головной офис в Новосибирске со штатом 300 человек и удалёнными сотрудниками. Здесь работает несколько отделов, например техподдержка, кол-центр, разработчики, сервисный отдел и другие. Продвижением продукции занимаются внешние партнёры.

На Яндекс 360 для бизнеса NL International перешли в ноябре 2024 года. Ведущий специалист по интеграции и внутренним сервисам Иван Бабичев рассказывает, как компания использует сервисы.

Объединили процессы трёх подразделений в Яндекс Трекере

В Яндекс 360 для бизнеса мы перевели три основных подразделения: сервисный отдел, IT и проектное управление.

Раньше мы одновременно использовали несколько платформ: в Pyrus работал сервисный отдел, в Jira — разработчики, а в ClickUp мы управляли проектами и задачами. Когда эти инструменты перестали работать в России, мы стали срочно искать замену. Решили переехать в единый сервис, в котором будут собраны все задачи и процессы.

Первым мы внедрили Яндекс Трекер — вот какие его плюсы привлекли:

• Автоматизация — настройка сценариев и триггеров, которые упрощают постановку и выполнение задач.
• Интеграции с другими сервисами — например, задачи можно создавать через Яндекс Формы или Почту.
• Создание встроенной бесплатной базы знаний — у нас много документации, которую хотели организовать в одном пространстве, а не в разрозненных системах.

Для помощи с подключением нам выделили персонального регионального менеджера, который тоже находился в Новосибирске и оперативно решал любые вопросы. За нами закрепили персонального архитектора — он оказывал техническую поддержку и предлагал разные варианты сценариев для бизнес-процессов.

Мы уже подключили более 500 человек: офисных и удалённых сотрудников. Планируем увеличивать это количество.

Читайте также: «В Яндекс 360 и Трекере работает вся команда — от разработчиков до юристов»: опыт Генериума

Организовали задачи и добавили автоматизацию, чтобы ускорить работу

При переходе в Трекер мы поняли, что пришло время организовать работу с задачами для всех подразделений в едином ключе. Вот как это сделали ↓

Создали под каждое подразделение свою очередь — так в сервисе называется пространство под определённый процесс, продукт или команду. Внутри добавили портфели для проектов, к которым привязываем задачи. Так каждое подразделение видит в Трекере свои задачи и их статус.

Отобразили процессы в виде древа, чтобы выстраивать их в Яндекс Трекере было удобнее. Так весь путь задачи видно на одном экране.

Настроили автоматизацию — она упрощает рутину и экономит время. Прежде всего настроили сценарии на выдачу удалённого доступа во внутренние сервисы компании.

Мы заботимся об информационной безопасности, поэтому доступ согласовывают два сотрудника: ИБ-специалист и руководитель подразделения. Расскажу на примере этого процесса, как ставим задачу:

1. Выбираем нужный тип среди шаблонов заявок, которые создали с помощью Форм.
2. Заполняем заявку и нажимаем «Отправить».
3. В очередь технической поддержки поступает задача.
4. Руководитель отдела согласовывает выдачу удалённого доступа.
5. Задача автоматически переходит ИБ-специалисту.
6. ИБ-специалист согласовывает доступ.
7. Доступ выдан.

Наши руководители очень заняты, и у них не всегда есть время заходить в Трекер, несмотря на удобное мобильное приложение. Зато они всегда на связи в Telegram. Чтобы ускорить согласование, мы сами разработали Telegram-бота и через API интегрировали его с Трекером. Теперь руководители могут управлять статусами задач прямо из мессенджера.

Настроили стартовую страницу сотрудникам. Работникам непросто разобраться в новом сервисе. Чтобы они не искали свои задачи по всему Трекеру, мы собрали их на стартовой странице, которая отображается при входе. На ней есть:

• Блок «Информация» с инструкциями по Яндекс Трекеру — если работник не знает, как настроить ту или иную функцию, он может заглянуть туда.
• Чек-лист на день — список дел, которые нужно сделать сегодня.
• Задачи в работу — задачи, которые назначены сотруднику.

Храним визуальные материалы на Диске

После перехода в Яндекс Трекер мы решили попробовать другие сервисы Яндекс 360 для бизнеса.

В январе подключили Общие диски — это папки на Яндекс Диске, где можно хранить файлы и совместно работать над ними. Туда загружаем материалы со съёмок для рекламных кампаний. Файлы находятся в едином пространстве, их легко просмотреть и скачать. Раньше они хранились в Confluence, но у этого сервиса неудобный интерфейс, сотрудникам было сложно найти материалы.

Удобно, что у каждого сотрудника есть собственное хранилище на 1 ТБ. Мы часто проводим выездные тренинги и рабочие мероприятия, где снимаем много фото и видео. Работники загружают их на свой Диск, чтобы обмениваться важной информацией с коллегами.

Постепенно обучаем сотрудников с помощью инструкций и тренингов

Переехать в новый сервис непросто, поскольку команды большие, разные по процессам и задачам, а сотрудники привыкли годами работать в других сервисах. Людям нужно время, чтобы разобраться в новом интерфейсе. Чтобы помочь команде, мы проводим очные и онлайн-тренинги, создали гайды и другие обучающие материалы. Храним их в Яндекс Вики — это сервис для создания базы знаний. Там сотрудники могут быстро найти нужную инструкцию, делиться информацией и вести обсуждения в комментариях к странице.

Мы не бросаем сотрудников в одиночку разбираться с базой знаний. Например, в начале внедрения Яндекс 360 для бизнеса командам было нелегко понять, как зайти в аккаунт. Из соображений кибербезопасности мы используем авторизацию по сертификату SSO. Сотрудники терялись и не всегда понимали, что вводить логин и пароль больше не нужно. Чтобы научить их входить в сервис, написали подробные инструкции.

Чтобы сотрудники не запутались в большом объёме новой информации, а обучение не отвлекало от работы, мы не пытаемся сразу погрузить команды в весь набор функций. Выбираем только самое важное и то, чем точно будем пользоваться.

Сэкономили 30% бюджета и оптимизировали процессы

Сервисы Яндекс 360 упростили бизнес-процессы. Например, у сотрудников уходит меньше времени и сил на то, чтобы получать различные права доступа: к удалённым и внутренним сервисам компании. Раньше приходилось обращаться к руководителям лично и просить подписать бумажные документы, а теперь можно создать заявку и получить разрешение через Трекер в пару кликов.

Мы сократили затраты на инструменты для управления задачами и на онлайн-офис. Связка Яндекс 360 для бизнеса с Трекером ежемесячно обходится дешевле, чем один ClickUP, при этом мы получаем больше сервисов и функций.

Сейчас мы начали внедрять Почту — удобно, что можно синхронизировать наши серверы с Яндексом, чтобы письма падали в ящик автоматически. Кроме того, используем Календарь, сотрудникам особенно нравятся личный и общий Календари — они помогают выбрать удобное для всех время встреч.

В планах подключить Мессенджер, чтобы сократить количество рабочих вкладок и трудозатраты на переключение между ними. Цель — вести работу в одном окне. Кроме того, хотим с помощью Диска создать медиахаб для партнёров, где они смогут хранить свои материалы о продукции. В разработке находится ИИ чат-бот, который будет подтягивать ответы из базы знаний.