Онлайн-офис и Браузер для организаций: как защитить данные на смартфонах сотрудников и не переплачивать за системы MDM

Работа с корпоративными ресурсами с личных смартфонов стала нормой для большинства сотрудников компаний как небольшого, так и крупного бизнеса. Это удобно, но создаёт риски для информационной безопасности.

Обезопасить свои рабочие процессы возможно, если работать в специализированных онлайн-офисах, таких как Яндекс 360. А дополнительную защиту обеспечивают MDM-системы.

MDM-системы (Master Data Management) — это программные решения, которые помогают создавать, синхронизировать основные данные организации в различных информационных системах и управлять ими.

Но MDM-системы стоят в среднем 4 000 руб. в год на одно устройство, это может быть для компании слишком дорого. Мобильная версия Яндекс Браузера для организаций решает те же задачи корпоративной безопасности, но дешевле. Расскажем подробнее.

Использование личных смартфонов сотрудников — вызов для корпоративной безопасности

80% компаний в разных странах разрешают выполнять рабочие задачи на персональных мобильных устройствах. В России ситуация не отличается от общемировой: по данным совместного исследования Яндекса и агентства Okkam, 70% работников используют свои телефоны в рабочее время.

Это удобно всем: сотрудники с личного смартфона проверяют корпоративную почту, участвуют в видеозвонках и подписывают документы в системах ЭДО. Однако использование личных гаджетов может создать серьёзные риски для информационной безопасности:

• Уязвимость устройств. Личные смартфоны проще атаковать: сотрудники могут устанавливать приложения из непроверенных источников, подключаются к общедоступным Wi-Fi-сетям, отключают встроенные средства защиты для удобства использования. Вредоносное ПО, приложения с уязвимостями, устаревшие версии операционных систем — всё это может остаться вне контроля корпоративной службы безопасности.
• Отсутствие унификации. Разные устройства, версии ОС и настройки затрудняют для администраторов централизованное управление безопасностью и применение корпоративных политик. Гаджеты на устаревшей версии системы требуют индивидуальной настройки, что многократно усложняет и удорожает обеспечение безопасности.
• Смешение корпоративных и личных данных. На одном устройстве хранятся рабочие документы, служебные письма и личные файлы, заметки и фото. Это увеличивает риск неправомерного доступа к данным, особенно если компания не пользуется экосистемными сервисами с защищённым контуром вроде Яндекс 360. Например, сотрудник может по ошибке отправить конфиденциальный файл в личный чат или паблик в мессенджере.

Если компания работает на единой онлайн-платформе для бизнеса, её данные защищены надёжнее. Например, в онлайн-офисе Яндекс 360:

• Все сервисы используют протокол TLS. Шифрование применяется между пользователем и сервисом, а также внутри дата-центров.
• К хранению данных пользователей применяются методы избыточного кодирования. Даже если один дата-центр выйдет из строя, данные останутся в доступе.
• Поддерживаются дополнительные факторы аутентификации для доменных учётных записей в организациях: звонки, сообщения, QR-коды или одноразовые пароли из приложения Яндекс Ключ.
• Администратор организации управляет настройками сервисов сотрудников удалённо.

Когда кроме онлайн-офиса сотрудники пользуются другими рабочими приложениями, централизованное управление становится сложнее. Компании покупают системы управления мобильными устройствами (MDM), чтобы настраивать политики безопасности на смартфонах сотрудников. Системы эффективны, но требуют от администраторов развёртывания инфраструктуры и обходятся недёшево.

Стоимость лицензий MDM-систем составляет в среднем 4 000 руб. в год на одно устройство. В результате для компании со штатом в 200–300 человек годовые расходы только на покупку ПО составят около миллиона рублей, не считая затрат на внедрение и поддержку системы.

Ответ на изменения: защищённый онлайн-офис и безопасность на уровне браузера

Корпоративная инфраструктура адаптировалась к изменениям последних лет. У некоторых сервисов есть мобильные приложения, а веб-версии есть у всех. Так, онлайн-офис Яндекс 360 позволяет работать совместно с любых устройств. Среди сервисов есть Почта для переписок, Диск для хранения файлов, Календарь для организации рабочего расписания, Телемост для видеовстреч, Трекер для управления бизнес-процессами и многое другое. Все они входят в реестр отечественного ПО и защищены в соответствии с международными и отраслевыми стандартами безопасности.

Когда команде требуются другие рабочие сервисы, дополнительную защиту можно обеспечить на уровне браузера. Однако обычные Chrome, Safari, Firefox для корпоративных задач не подходят. Нужен браузер, который совмещает удобство, нужный уровень безопасности и возможности дистанционного администрирования и контроля. Такое решение создала команда Яндекс Браузера для организаций, когда дорабатывала мобильную версию.

Системный администратор с помощью Консоли управления дистанционно настраивает параметры для разных групп пользователей: включает и отключает отдельные функции, ограничивает доступ к сайтам, задаёт правила работы с файлами.

Все изменения применяются автоматически — не нужно вручную конфигурировать каждый смартфон или планшет, устанавливать отдельную сборку. Администратору достаточно один раз активировать политику безопасности, а пользователю — установить мобильный Яндекс Браузер для организаций и пройти авторизацию.

Читайте также: Разбираемся в преимуществах тарифа Яндекс 360 с Браузером для организаций

Мобильный Яндекс Браузер помогает делать работу с личных устройств

Яндекс Браузер для организаций создаёт безопасную среду для работы с рабочими ресурсами и конфиденциальной информацией организации. Вот какими средствами:

Централизованное управление настройками. Браузерами на всех мобильных устройствах сотрудников можно управлять через веб-консоль. Администратор настраивает политики безопасности, ограничивает доступ к сайтам, включает или отключает отдельные функции браузера. Все изменения применяются автоматически.

При утере устройства спасёт защита браузера ПИН-кодом, а файлы будут зашифрованы при помощи защищённого хранилища — злоумышленник не получит доступа к данным. Кроме того, можно дистанционно активировать политику для удаления всех данных из браузера на утерянном устройстве или изменить права при переходе сотрудника на новую должность.

Корпоративная безопасность. Мобильный Яндекс Браузер создаёт на устройстве изолированное рабочее пространство. Встроенный модуль DLP усиливает защиту компании от утечки данных: позволяет администратору в настройках браузера запретить сотрудникам копировать информацию в буфер обмена, отправлять документы на печать, загружать их на сторонние ресурсы, а также делать скриншоты браузера или записывать видео через приложения или сервисы видеосвязи.

В документы и страницы можно добавлять цифровые водяные знаки — слабозаметные метки, по которым можно определить источник утечки, если кто-то сфотографирует экран внешней камерой.

Кроме того, Браузер можно интегрировать с внешними DLP-решениями, если они есть. Функция защиты от обхода политик безопасности позволяет настроить браузер и инфраструктуру организации так, чтобы к корпоративным сервисам нельзя было получить доступ из какого-либо браузера, кроме Яндекс Браузера для организаций.

Функция «Защищённое хранилище» зашифрует файлы, загруженные в память устройства сотрудника. После этого такие файлы нельзя будет открыть в читаемом виде ни на каком другом смартфоне, планшете или компьютере, но с ними можно будет работать в Браузере для организаций на личном устройстве.

Гибкая кастомизация. В мобильной версии Яндекс Браузера для организаций доступны те же функции, что и в общедоступной: умная камера, нейропомощники, программы для просмотра и чтения файлов, хранилище платёжных данных и паролей. При этом администратор может настраивать доступность каждой функции с учётом требований информационной безопасности организации.

Мобильный Яндекс Браузер для организаций стоит дешевле традиционных MDM-систем, что делает безопасность доступной. При этом сервис работает в облаке — не нужно разворачивать серверы, настраивать инфраструктуру или держать команду администраторов. Достаточно приобрести лицензии и установить приложение.