Как провести стратегическую сессию и спланировать путь бизнеса на несколько шагов вперёд

Когда компании концентрируются на рутинных задачах и не уделяют внимание стратегии, бизнес не развивается. Отделы работают асинхронно, текучка занимает чересчур много времени, а амбициозные цели остаются только на бумаге. Стратегическая сессия помогает посмотреть на компанию со стороны и договориться о том, что действительно важно делать в ближайшие месяцы или годы.

Что такое стратегическая сессия и зачем она бизнесу

Стратегическая сессия — это мероприятие, на котором руководители и ключевые сотрудники свободно делятся своими идеями на мозговом штурме, намечают траекторию развития бизнеса и принимают решения о его будущем.

Бывает два формата сессий. При первом мероприятие проводится на уровне всей компании, в нём участвуют собственники, топ-менеджеры и руководители подразделений. При втором формате стратегическую сессию организуют на уровне отдельных подразделений и команд. Такой подход характерен в большей степени для среднего и крупного бизнеса, и тогда стратсессии могут проводиться HR-департаментом, маркетинговым управлением или отдельным направлением диверсифицированного бизнеса.

Вот зачем компании проводят стратегическую сессию:

• Выявить узкие места и новые возможности. IT-компания обнаружила, что разработчики тратят 40% времени на рутинные задачи: создание отчётов для клиентов, ручное тестирование функций, обновление документации. Из-за этого сроки разработки новых фич затягиваются. На стратегической сессии команда решает внедрить CI/CD-пайплайн для автоматизации тестирования и создать шаблоны для типовых отчётов. Это позволит разгрузить разработчиков, чтобы они укладывались в дедлайны. 
• Адаптироваться к новым рынкам или к изменениям на текущем рынке. После введения новых требований к защите персональных данных IT-компания проводит стратсессию для пересмотра архитектуры продукта. Команда решает встроить инструменты для управления согласиями пользователей и аудита данных. Это не только обеспечит соответствие законодательству, но и станет конкурентным преимуществом при работе с крупными клиентами.
• Синхронизировать действия разных команд. IT-компания разработала сервис для видеоконференций для своей страны и хочет выйти на рынок ближнего зарубежья. Стандартная сборка и запуск продукта невозможны, поскольку нет поддержки необходимых языков, не учтены особенности трансграничных платежей и многие другие нюансы. Стратсессия собирает участников из всех заинтересованных подразделений: разработки, продукта, продаж, финансов. Команды делятся идеями, но главное — согласовывают цели, действия, устраняют разногласия и вырабатывают единую тактику.
• Повысить вовлечённость сотрудников. IT-компания проводит стратсессию, чтобы определиться с траекторией развития продукта, который до этого рос хаотично: фичи добавлялись по просьбам клиентов и руководителей, без чёткой стратегии. Команды не проявляли инициативы, работа всех подразделений превратилась в конвейер. На стратсессии разработчики, продакты, дизайнеры и маркетологи ощущают ценность своего мнения, активно участвуют в обсуждениях, чтобы сделать процессы и продукт лучше.

Кто участники стратегической сессии

Состав участников определяют исходя из целей стратсессии.

Собственники и акционеры

Задают общее направление развития бизнеса и принимают финальное решение. Участие собственников опционально — оно зависит от масштаба бизнеса, степени погружения владельцев в управление компанией, их готовности участвовать в активных форматах планирования.

Например, владелец группы компаний, которая занимается девелопментом, ресторанным бизнесом, ритейлом, лично участвует в стратсессиях каждого из направлений. Более того, собственник является инициатором проведения таких мероприятий.

Топ‑менеджеры

Это руководители первого звена, которые ставят ключевые задачи в своём направлении, фокусируются на важном и оценивают жизнеспособность идей. Финансовый директор на стратсессии сопоставляет амбициозные цели команд с ресурсами, на долгосрочную стратегию накладывает финансовые ограничения. 

Руководители среднего звена

Это могут быть начальники отделов или региональные менеджеры. Их приглашают, чтобы узнать о положении дел в подразделениях и синхронизировать цели отдельных команд с задачами всей компании.

Ключевые эксперты

Например, аналитик, маркетолог или сеньор-разработчик. Обычно экспертов приглашают, когда требуются технические знания или нужно узнать мнение по узкоспециализированным вопросам.

На стратегической сессии каждый участник выполняет свою роль. Главная роль у фасилитатора: он модерирует встречу, следит за соблюдением регламента и помогает участникам не отклоняться от повестки. Качество сессии во многом зависит именно от него: будет ли мероприятие скучной презентацией или же продуктивной мастерской, в которой каждый участник вносит вклад в общее дело.

Фасилитатор умело распределяет роли между участниками, даёт каждому свою миссию, чтобы все включились в процесс. Например, он может назначить ключевого эксперта креативщиком, чтобы тот предлагал нестандартные решения, а топ-менеджера — спорщиком, который задаёт неудобные вопросы и предлагает альтернативы. Модерировать стратсессию может как сотрудник компании, так и приглашённый специалист.

Как подготовиться к стратсессии

Эксперты говорят, что в стратегической сессии 80% времени уходит на подготовку и 20% — на проведение мероприятия. Готовиться к встрече начинают минимум за неделю до события, но иногда организация занимает и несколько месяцев — многое зависит от задач и масштаба компании. 

За это время нужно успеть пройти несколько важных шагов.

Шаг 1. Определить цель и ожидаемые результаты

Сформулировать и поставить чёткие задачи поможет метод SMART. По этой технике цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. 

Онлайн-магазин техники планирует увеличить продажи смартфонов. Формулировка «Продать в четыре раза больше смартфонов, чем в прошлом году» слишком размытая и больше похожа на бизнес-задачу. К тому же она может оказаться нереалистичной. Лучше сформулировать цель стратсессии так: «Найти новые рекламные решения, которые позволят за год увеличить выручку от продаж смартфонов на 15% по сравнению с предыдущим годом». 

Готовый шаблон для постановки целей по системе SMART есть в Яндекс Досках. Вы можете сформулировать задачи на доске и сразу открыть доступ всем ключевым сотрудникам, которые участвуют в организации стратсессии.

Шаг 2. Сформировать команду

Количество участников зависит от масштабов компании и сложности вопроса. Обычно для хорошей проработки вопросов эксперты рекомендуют приглашать на стратсессию 15–20 человек. Большее количество участников уже не позволит глубоко погрузиться в тему. Меньшее число возможно, если речь идёт о компании малого бизнеса или о стартапе. В таком случае на сессию можно пригласить 5–7 человек. 

Чтобы найти новые рекламные решения и увеличить продажи смартфонов, магазин техники собирает команду из шести человек: руководителя отдела продаж, маркетолога, менеджера по рекламе, администратора интернет-магазина, аналитика и модератора сессии.

Шаг 3. Пообщаться с участниками

Перед стратегической сессией стоит связаться со всеми участниками, собрать список тем для обсуждения и запросить информацию по ключевым показателям. Например, чтобы определить приоритетные направления, можно составить опрос в Яндекс Формах и отправить его участникам через мессенджер или на почту.

Фасилитатор за неделю до стратсессии отправляет участникам ссылку на Яндекс Доски с аналитикой продаж смартфонов за последние полгода и конверсиями с проведённых рекламных кампаний. Дополнительно он создаёт опрос с вопросом: «Какие рекламные каналы, по вашему мнению, работают лучше всего?»

Шаг 4. Выбрать формат встречи

Это может быть онлайн, офлайн или гибрид, где часть участников подключается к мероприятию по видео. Выбор формата зависит от возможностей компании собрать сотрудников. Одни эксперты отмечают: лучше регулярно собираться в онлайне, чем раз в несколько лет в офлайн-режиме. Другие не отметают онлайн, но выступают резко против гибрида, потому что он, по их мнению, нарушает связь между участниками.

Для онлайн-сессии можно использовать Яндекс Телемост — сервис видеозвонков и чатов для команд. В нём доступен краткий конспект созвона от Алисы Про. Умный ассистент расшифрует всё, о чём говорили участники встречи, и составит документ с ключевыми тезисами.

Читайте также: Что такое видеоконференция и как её организовать

Шаг 5. Каждому участнику подготовиться к встрече

Перед стратсессией руководители ключевых отделов собирают и анализируют данные по своим направлениям, чтобы потом представить всем участникам. Вот что обычно изучают.

Финансовые показатели

Например, можно собрать данные за последние 6–12 месяцев. Статистика поможет поставить более чёткие цели и определить наиболее прибыльные и убыточные решения. 

Целевую аудиторию

Например, можно проанализировать портреты клиентов, их потребности и поведение на разных этапах взаимодействия с компанией. Это поможет найти точки роста в продукте, улучшить пользовательский опыт или скорректировать маркетинговые кампании. 

Конкурентов

Можно изучить их продукцию, цены, маркетинговую стратегию и объём продаж. 

Ключевые метрики отделов

Например, для логистики это может быть среднее время и стоимость доставки на один заказ, а также процент возвратов из-за ошибок персонала.

Состояние бизнеса

С этим поможет SWOT-анализ. Инструмент используют, чтобы выявить сильные и слабые стороны компании, увидеть перспективы и возможные угрозы.

Сведением данных и выводов в единый документ обычно занимается аналитик или маркетолог компании. Он запрашивает информацию у ответственных руководителей. Если таких специалистов нет в штате, можно привлечь внешних консультантов.

Читайте: Как составить стратегический план с помощью SWOT-анализа

Шаг 6. Разработать программу

План стратегической сессии включает несколько компонентов:

• Сценарий встречи — последовательность этапов. Например, начать с презентации данных, затем провести мозговой штурм, после чего перейти к групповой работе над решениями.
• Вопросы и темы для обсуждения, распределённые по блокам. Каждая тема должна иметь чёткую формулировку и связь с общей целью сессии. Например, для магазина техники блоки могут быть такими: «Анализ текущих продаж смартфонов», «Барьеры в воронке продаж», «Идеи по улучшению конверсии», «Выбор приоритетных решений».
• Тайминг — время на каждый блок. Важно заложить время на короткий блок для введения или быстрой разминки, на основные рабочие блоки и завершающий блок с подведением итогов. Кроме того, важно учесть в тайминге перерывы на отдых и обсуждения.
• Методы фасилитации — какие техники использовать, чтобы вовлечь участников и структурировать общение. Например, метод «6 шляп мышления» для анализа проблемы с разных сторон или голосование стикерами.

Стратсессия может длиться от нескольких часов до дней. На длительность влияет количество участников, глубина задач и возможности компании. 

Компания планирует провести сессию офлайн, а загородном парк-клубе. Мероприятие решено проводить в течение двух дней. В первый день до обеда участники обсуждают результаты прошлых периодов, после обеда формулируют, в каких условиях бизнес существует сейчас. Весь второй день посвящают проработке решений на ближайший год. 

Шаг 7. Подготовить инструменты

Для онлайн-сессии понадобится сервис для видеосвязи, доска для совместной работы, файлы с презентациями и аналитикой. Например, фасилитатор может создать встречу в Телемосте, настроить шаблоны в Досках для мозгового штурма, подготовить презентации и залить их на Диск. Если сессия проходит офлайн, нужно подготовить флипчарты, стикеры, маркеры и проектор.

Как провести стратегическую сессию

Сессию проводят по заранее написанному сценарию. Вот что в него входит.

Приветствие

Встречу начинает модератор: он приветствует команду и рассказывает, как будет проходить мероприятие и какие у него цели. Например, модератор магазина техники объявляет: «Наша задача сегодня — разработать план по повышению конверсии продаж смартфонов на 10% до конца квартала».

Разбор ситуации

На этом этапе участники делятся результатами анализа, который они провели при подготовке к стратсессии. Коммерческий директор магазина показывает динамику продаж смартфонов за год, маркетолог — анализ конкурентов, а администратор интернет-магазина рассказывает, на каком этапе воронки потенциальные покупатели уходят чаще всего. 

Мозговой штурм

Основная задача этого блока — собрать как можно больше идей. Участники предлагают различные варианты: от создания программы trade-in до запуска чат-бота с консультациями по выбору смартфона. 

Презентация идей

Команды обсуждают предложенные идеи, взвешивают плюсы и минусы, чтобы найти самые эффективные. Магазин техники выбирает три приоритетных решения: улучшить карточки товаров, добавить онлайн-консультанта и запустить email-рассылку для брошенных корзин. После этого разрабатывают стратегию для развития. 

Подведение итогов

Модератор фиксирует результаты и собирает обратную связь от участников. Он записывает выбранные решения, назначает ответственных и устанавливает сроки реализации для первых задач, например креативного пересмотра карточек.

Главное о стратегической сессии 

• Стратегическая сессия — это формат бизнес-встречи, на которой собираются руководители компании и ключевые работники. Участники вместе решают основные задачи и планируют пути развития компании.
• Успех стратсессии во многом зависит от подготовки. Необходимо провести глубокий анализ, опросить участников, расписать каждый этап сессии в сценарии и подготовить презентацию с ключевыми выводами. Чтобы всё успеть, лучше начинать готовиться за несколько недель или месяц.
• Проведение стратегической сессии состоит из разбора текущей ситуации и мозгового штурма, на котором участники делятся своими идеями и взглядами. После команды оценивают все наработки и выбирают наиболее оптимальный и эффективный вариант.