Scope в управлении проектами: как контролировать объём работ и получить предсказуемый результат

Когда проект только начинается, всё кажется понятным: срок, стоимость, ожидаемый результат. Но в процессе выясняются новые детали. Например, при создании интернет-магазина обнаруживают, что оплата нужна не только по карте, но и в рассрочку, а её подключение занимает больше недели. Из-за непредсказуемых сроков и объёма работ сотрудники работают в стрессе. Чтобы этого не происходило, можно заранее составить Scope проекта — он помогает обозначить границы на самом старте.

Что такое Scope проекта и почему он так важен

Scope (скоуп) проекта — это набор продуктов, услуг и результатов, который помогает команде-исполнителю понять загрузку на ближайшее время, оценить собственные силы и встроить проект в поток других задач. А заказчику — увидеть, что его ждёт во время работы и по её итогам.

Scope обычно составляет менеджер проекта. Оформить условия работы и набор задач можно в документе, разместить на интерактивной доске или в базе данных. Менеджер вместе с командой обсуждают детали, расписывают объём работ и презентуют его заказчику: присылают ему ссылку на документ или включают демонстрацию экрана во время созвона.

Заказчик, если нужно, дополняет документ и утверждает scope проекта. В итоге ожидания совпадают с реальностью, а команда в процессе работы здраво оценивает свои силы и расставляет приоритеты по другим задачам. Например, знает, что обязательную часть проекта уже закончили, а значит, пока заказчик рассматривает результат, можно повременить с дополнительными правками и взяться за другие дела.

В Scope работ можно добавить то, чего делать команда не будет (Out of Scope). Например, обозначить, что максимум допускается три круга правок, а если их больше, изменения требуют пересмотра сроков и бюджета.

Например, мебельная мастерская заказывает сайт с готовыми товарами и услугами по производству предметов интерьера. На этапе планирования менеджер проекта прописывает в Scope: разработать пять страниц каталога с готовыми моделями мебели, добавить страницу со списком услуг, разместить портфолио заказчика и контакты для связи. Изначально клиент хотел сделать корзину заказов, но команда исполнителей оценила ресурсы и поняла, что в текущем проекте не сможет её добавить: лучше сделать это на следующих этапах.

Scope помогает:

• Контролировать бюджет. Когда объём работ зафиксирован, а количество итераций прописано, правки заранее становятся частью процесса, а не превращаются в бесконечный конвейер за гранью бюджета.
• Соблюдать сроки. Работу разбивают на этапы и каждому прописывают чёткие временные границы. Это не даёт проекту затягиваться.
• Получить предсказуемый результат. Заказчик, команда исполнителей и смежные специалисты одинаково понимают, что считается готовым проектом и по каким критериям его принимают.

Элементы Scope: что входит в объём проекта

Чтобы очертить границы проекта и не допустить разночтений, Scope должен давать чёткие ответы на три главных вопроса: что получите в итоге, как поймёте, что всё хорошо, что точно делаете и не делаете? Ответы фиксируются в разных разделах документа.

Набор разделов может отличаться в зависимости от проекта, но чаще всего структура выглядит так:

1. Цель проекта.

Ответ на вопрос «Зачем это бизнесу?». Описание проблемы, которую мы решаем, и измеримый бизнес-результат.

2. Основные результаты.

Это физические или цифровые объекты, которые исполнитель передаёт заказчику. Например, «Сайт из пяти разделов: главная, „О нас“, каталог, портфолио, контакты. Наполненный каталог на пять страниц. Интегрированная форма для связи. Переданные логины/пароли от панели управления».

3. Требования к продукту.

Функциональные требования представляют детализацию того, как сайт и каждый его раздел должен работать. Технические описывают, как это будет реализовано, а дополнительные рассказывают, какие качества важны.

4. Границы проекта.

Чёткое описание того, что входит в работу, а что нет. Тогда ещё до начала проекта можно спланировать загрузку команды и продумать, в какой момент нужно привлечь другие ресурсы. Например, дизайнеров, SEO-специалистов или PR-менеджеров. Не придётся в последний момент искать свободных сотрудников и срочно с ними договариваться.

5. Ограничения.

Сюда входит бюджет, финальный дедлайн и технологические ограничения. Например: «Бюджет — 100 000 рублей. Срок запуска — до 1 сентября. Разработка — внутри закрытого контура заказчика».

6. Критерии успеха.

Чёткие условия, при которых работа считается выполненной, а заказчик принимает результат. Например: «Все пять страниц каталога заполнены, форма заявки отправляет уведомления на почту и в Telegram без сбоев, средняя скорость загрузки страниц составляет не более 2 сек. в мобильной версии и 0,5–1 сек. — в десктопной».

7. Управление изменениями.

Регламент, по которому в проект вносятся новые задачи. Он помогает команде синхронизироваться и включить правки в общий поток задач без ущерба бюджету и срокам проекта.

Как определить Scope проекта: 6 шагов

Чтобы определить границы, нужно провести моделирование Scope — перевести абстрактные идеи заказчика на язык конкретных задач. Например, переложить всё на схемы в Яндекс Досках: распределить дела по колонкам, блокам или ветвям проекта. Это помогает ещё до старта увидеть границы продукта и согласовать с командой и заказчиком единый образ результата.

Шаг 1. Собрать информацию

Представим, что вы создаёте мобильное приложение для сети офлайн-магазинов. Для начала поговорите с ключевыми стейкхолдерами — они определяют цели бизнеса и выделяют ресурсы. Важно понять боль, которую будет решать продукт, ожидания заказчика и требования, которые будут определять технические параметры.

Например, менеджер проекта проводит встречу с коммерческим директором сети. Оказывается, аналитики магазина выяснили, что 15% покупателей уходят с пустыми руками, так как не находят вещи нужного размера или цвета. Приложение «Бесконечная полка» даст возможность клиентам отсканировать штрихкод и найти нужную модель на центральном складе или в другом магазине и заказать доставку в торговую точку. Таким образом заказчики хотят увеличить продажи.

Шаг 2. Сформулировать цель и границы проекта

Зафиксируйте, что именно будет сделано, а что нет:

• Цель: разработать и запустить мобильное приложение «Бесконечная полка». 
• Что будет в проекте (In Scope): сканер штрихкодов для проверки артикулов, интеграция с остатками по всей сети магазинов с обновлением данных не реже раза в пять минут и функция «Заказать в этот магазин».
• Чего не будет (Out of Scope): в первой версии мы отказываемся от онлайн-оплаты (клиент платит на кассе при получении), личного кабинета с историей покупок и доставки курьером на дом. Этот список может стать бэклогом для следующих итераций работы над приложением.

Шаг 3. Декомпозировать список работ

Разбейте проект на мелкие задачи и установите зависимости между ними. Например, можно указать, что не можете запустить сканер штрихкодов, пока не настроен доступ к базе данных.

Представим, что процесс интеграции со складами будет включать задачи по настройке API, разработке протокола обмена данными и тестированию скорости обновления остатков. А создание интерфейса — дизайн экрана сканирования, вёрстку карточки товара, создание кнопки «Заказать». Все эти этапы можно фиксировать в Яндекс Трекере. Для этого создайте в сервисе проект, а внутри него — задачи для каждого вида работ.

Читайте также: Как составить календарный план проекта: инструкция для бизнеса

Шаг 4. Составить критерии приёма результатов

Зафиксируйте технические и качественные параметры, при которых работа считается выполненной. Критерии успеха должны быть измеримыми. Например:

• Время от сканирования штрихкода до отображения остатков на экране не превышает двух секунд.
• Данные в приложении на 100% совпадают с фактическими остатками в системе складского учёта (проверяется тестовыми заказами).
• Путь от сканирования товара до подтверждения заказа в магазин занимает не более четырёх экранов (кликов).
• Приложение корректно работает на мобильных устройствах с версиями Android 10+ и iOS 15+.

Шаг 5. Прописать ограничения и правила управления изменениями

Зафиксируйте рамки, которые позволят выполнить работу в срок и не выйти из бюджета. Например: «Мы используем только существующий API складской системы без его доработки. Интерфейс строится на стандартных компонентах, без отрисовки уникальных анимаций».

Пропишите регламент внесения изменений на случай, если объём работ придётся пересматривать уже в процессе. Например, такой:

1. Любое изменение оформляем письменно.
2. Оцениваем, какие ресурсы понадобятся, как изменение повлияет на бюджет и сроки.
3. Утверждаем у заказчика проекта.

Читайте также: Как правильно оценить сроки проекта: рекомендации для руководителей

Шаг 6. Утвердить Scope

Соберите все наработки из предыдущих шагов в одном документе и согласуйте со стейкхолдерами. После утверждения Scope станет фундаментом проекта, к которому можно апеллировать при возникновении споров.

Scope Creep, или неконтролируемое расширение проекта: почему растёт объём работы

Даже если вы детально прописали разделы Scope, проект может столкнуться со Scope Creep. Это процесс, когда объём работ неконтролируемо растёт, а сроки и бюджет остаются прежними.

Проект не меняется за один день — задачи постепенно приумножаются, например из-за мелких правок или долгого согласования этапов. Вот почему так происходит:

1. Изменение приоритетов. Бизнес не стоит на месте: у заказчика могут поменяться процессы или видение продукта прямо на середине пути. Если чётко не определить Scope на старте, команде потребуется больше времени, чтобы адаптировать под них этапы работ.
2. Недооценка масштаба. Иногда на старте ни заказчик, ни исполнитель до конца не понимают сложности задачи. То, что казалось простой настройкой, на деле может потребовать переписывания всей архитектуры сайта.
3. Страх сказать «нет». Команда часто боится отказать клиенту в маленькой просьбе, чтобы не испортить отношения. Но если просьба превращается в огромный объём работы, придётся срочно менять сроки.
4. Отсутствие контроля за изменениями. Если в проекте нет регламента по управлению изменениями, каждая идея стейкхолдера может сразу идти в разработку, а предыдущие задачи — отодвигаться на второй план. Не всегда спонтанные решения лучше для проекта, чем установленные изначально договорённости.
5. Новые лица в проекте. Бывает, что в середине работы меняется руководитель или эксперт со стороны заказчика. У него свои требования и взгляды, которые могут идти вразрез с тем, о чём договорились на старте.

Чтобы объём работ не рос без контроля команды, нужен чёткий набор правил и ограничений. Если пошагово описывать Scope перед началом работ, можно снизить риск неконтролируемых изменений и постоянно срывающихся сроков. Работа пойдёт слаженно и по установленным согласованиям.