Сделки под контролем: 5 причин для агентства недвижимости организовать работу в Яндекс Трекере

В небольшом агентстве недвижимости рабочие вопросы часто решаются на бегу — в переписках и голосовых. Между показами можно обсудить с юристом договор и скинуть коллегам фото объектов. Когда бизнес растёт, общения и информации становится много. Можно упустить или перепутать детали разных сделок. И вот уже непонятно, у кого ключи от двушки на Ленина, сроки по задачам срываются, а руководитель вынужден постоянно переспрашивать, как продвигаются дела.

Чтобы навести порядок, агентство может организовать работу в Яндекс Трекере. Вот пять причин, почему это удобно. 

Причина 1: всегда понятно, кто ведёт сделку

В обычной жизни риелторы нередко пересекаются по объектам. Например, клиент оставил заявку на сайте компании, а потом написал агенту в соцсетях. В итоге заявка по одной сделке дублируется. Когда специалисты параллельно начнут работу, то конфликта в духе «эта сделка моя!», скорее всего, не избежать.  

Вот как можно организовать работу, чтобы таких ситуаций не возникало. В Яндекс Трекере по каждой сделке заводят отдельную задачу — тикет, а в названии указывают адрес квартиры. Прежде чем взять объект, агент проверяет, не ведёт ли его кто-то из коллег. Для этого вбивает в поиске сервиса адрес. Если активных тикетов нет, риелтор создаёт задачу, указывает себя исполнителем, а юриста — наблюдателем.

Такой порядок экономит время всей команде. Когда риелтор подбирает квартиру для покупателя, то может найти подходящий вариант в Трекере. При этом сразу понимает, кто из коллег ведёт продажу. Не нужно тратить время и обзванивать сотрудников, чтобы выяснить статус объекта. 

Точно так же юрист всегда может посмотреть в тикете, у какого агента запрашивать недостающие документы: выписку из ЕГРН, нотариальное согласие супруга или справку об отсутствии долгов по коммуналке.

Причина 2: детали по сделкам не теряются в общих чатах

Иногда в одном рабочем чате одновременно обсуждают три квартиры, условия семейной ипотеки и заказ воды в офис. Чтобы вспомнить, кто из коллег попросил документы по залогу или о чём договорились с юристом, приходится не раз перелистывать ленту.

Важная информация не потеряется, если коммуникацию по сделкам перенести в комментарии к тикетам. 

Собственник на показе согласился снизить цену на 300 тысяч рублей. Риелтор пишет об этом в тикете и призывает в комментарии юриста, чтобы внести правки в договор. Юрист получает уведомление и переходит по ссылке прямо в задачу. Ему не надо уточнять, о какой квартире речь, — все данные есть в тикете. 

Через «@» в тикет можно позвать любых специалистов агентства, когда нужна консультация нескольких юристов или менеджера. При этом всегда понятно, кто и когда запросил, например, разрешение от опеки: вся история обсуждений по сделке сохраняется в задаче. 

Причина 3: фото и документы не оседают в личках агентов

Когда файлы хранятся разрозненно, агентству легко потерять контроль над сделками. 

Риелтор внезапно уходит на больничный, а фото квартир и сканы документов остаются в его личной почте или в телефоне. Коллеги не могут подхватить задачу, и сделка ставится на паузу, пока нужный сотрудник не выйдет на связь.     

Чтобы обойтись без форс-мажоров и пауз, можно собирать все данные по сделке в тикете. Адрес, фото и описание квартиры, контакты собственника, сканы паспортов и СНИЛС, нотариальные доверенности, отчёты об оценке, история общения по сделке — новый риелтор сможет всё посмотреть и быстро войти в курс дела. Если продажа одной квартиры зависит от покупки другой, это тоже будет видно благодаря связанным задачам. Подробнее о том, как работают связанные задачи, — в Справке.  

Ещё в тикете агент найдёт актуальные версии всех предварительных договоров и соглашений. Юрист прикрепляет файлы в комментариях задачи, поэтому документы всегда под рукой у команды.

Читайте также: Какие задачи бизнеса можно доверить нейросети в Яндекс Документах

Причина 4: команда не путается в этапах работы

В рабочей суете даже опытные агенты могут что-то упустить, а новым сотрудникам ещё сложнее удержать в голове детали сделок, особенно когда объектов несколько и по каждому свой пакет документов.

В Трекере руководитель может создавать для сделок чек-листы с этапами работы. У каждого пункта — свой исполнитель и срок. Сотрудник выполняет задачи по списку и ставит галочки. Например, при продаже агент фотографирует квартиру, размещает объявление на площадках, проводит показы, собирает справки об отсутствии задолженностей и другие документы.

На разных этапах к работе подключается юрист — у него тоже есть свои задачи в тикете. Например, проверить выписку из ЕГРН или историю квартиры, чтобы не появились забытые наследники.

Если юристу не хватает информации от собственника, он отмечает агента в комментариях. А ещё можно настроить триггер. Тогда, как только юрист сменит статус задачи на «Запросить документы», коллеге автоматически придёт уведомление. 

Рабочие статусы и чек-лист помогают руководителю отслеживать реальный прогресс по задаче, а не опираться на словесные отчёты вроде «всё ок, работаем». Например, если дедлайн по сбору документов прошёл, это повод вмешаться. Возможно, клиент неделю обещает прислать сканы паспортов и стоит подсказать риелтору, что пора поторопить собственника.

Читайте также: Месяц прошёл — о задаче не вспомнили: как настроить напоминания о повторяющихся, но редких делах в Трекере

Причина 5: удобно оценивать загруженность сотрудников и планировать прибыль

В недвижимости все сделки индивидуальны: один агент может два месяца вытягивать сложную продажу с опекой и субсидиями, а другой за это время закроет десять простых договоров аренды. Без наглядных данных руководителю не оценить, насколько на самом деле загружен и эффективен каждый сотрудник.

Увидеть реальное положение дел будет проще, если развести потоки задач по направлениям с помощью очередей: «Продажа», «Покупка» или «Аренда». 

В каждой очереди задачи можно группировать с помощью компонентов. Например, «Элитная», «Вторичка», «Новостройки». Если очередь отвечает на вопрос «Что делает команда?», например ведёт продажу или покупку, то компонент уточняет, с каким сегментом рынка работают сотрудники. Подробнее о том, как настроить компоненты, — в Справке.

Такое деление сразу показывает, где сейчас больше сделок и на чём сфокусировано агентство: на «длинных» сделках, например продаже вторички, или на быстрой выручке от аренды.

Чтобы следить за движением сделок, для каждой очереди можно настроить статусы — от первого обращения клиента до получения комиссии. Статусы показывают не только ход работы, но и фактическую занятость агента. Руководитель понимает: если у сотрудника пять задач в статусе «Показы», он загружен сильнее, чем коллега с пятью сделками на этапе «Выдача ключей». Это помогает распределять новых клиентов,  исходя из фактической занятости людей, а не количества тикетов.

Ещё по статусам задач можно прикинуть, какие сделки скоро завершатся, и точнее планировать прибыль агентства.

Путь одной сделки в Трекере

Посмотрим на примере простой сделки, как сотрудники взаимодействуют в сервисе.

Подготовка

Риелтор берёт объект в работу, проводит просмотр и заключает с клиентом агентский договор. Далее создаёт задачу в очереди «Продажа», загружает туда фото и описание квартиры, контакты собственника, сканы документов и файл договора. Теперь объект видят все коллеги. 

Проверка

Агент собирает пакет документов для сделки, прикрепляет их в тикете. Юрист подгружает в эту же задачу выписки и отчёт о проверке. Если чего-то не хватает, например заверенного согласия супруга, юрист призывает в комментарии агента, чтобы запросить документы. По мере выполнения задач сотрудники отмечают пункты чек-листа.

Сделка

Нашёлся покупатель. Юрист готовит пакет документов, в том числе договор купли-продажи, проект акта приёма-передачи, заявления, согласия, и прикрепляет всё в тикете. После этого распечатывает комплект документов и идёт на сделку вместе с клиентами. 

Финал

Сделка прошла. Риелтор переводит задачу в Трекере в статус «Готово», а руководитель на дашборде видит, что ещё один объект продан.