Ultimate Education перевели на Яндекс 360 7 школ и упростили совместную работу для 600 сотрудников

Ultimate Education — один из лидеров EdTech-индустрии в сегменте дополнительного профессионального образования. Холдинг объединяет семь онлайн-школ в разных сферах: нутрициология, психология, фешен, геймдев, дизайн, digital-маркетинг и юриспруденция.

В Яндекс 360 Ultimate Education перешёл в 2024 году. Холдинг хотел объединить школы в единое цифровое пространство, в котором команды смогут помогать друг другу и делиться опытом. Максим Садчиков, руководитель IT backoffice в Ultimate Education, рассказывает, как компания использует Трекер и Вики для выстраивания процессов внутри компании.

От пилотного проекта в одной школе к автоматизации всего холдинга

До внедрения Яндекс 360 в школах в основном использовали другой инструмент, но он казался перегруженным и не подходил под наши задачи. Мы стали искать более гибкое и прозрачное решение для управления процессами. Хотелось, чтобы все команды работали в едином контуре, могли быстро обмениваться опытом, видеть взаимосвязанные задачи.

Яндекс Трекер выбрали по нескольким причинам:

• Поддержка авторизации через SSO. Чтобы сотрудники могли входить в систему без лишних регистраций.
• Гибкое администрирование и настройка процессов. Нам было важно выстроить бизнес-процессы, как удобно команде, а не по заданным шаблонам.
• Подключение через API. Чтобы интеграции с другими сервисами работали без ограничений, а при высокой нагрузке не страдала скорость и стабильность соединения.

В Трекер мы переходили постепенно: подробно описывали бизнес-процессы с разными командами. Работали в Miro: визуализировали, кто за что отвечает, какие этапы есть в каждом процессе, где они пересекаются.

С ходу разобраться, как устроен сервис, было непросто, в нём есть несколько связанных между собой сущностей:

• Задача. Единица работы — например, задание, заявка или обращение. У задачи есть исполнитель, сроки, статус и другие параметры.
• Форма. Шаблон для создания типовых задач, например обращений в техподдержку. Формы настраиваются через встроенный конструктор.
• Очередь. Пространство, где хранятся задачи, связанные с определённым процессом, командой или продуктом. Очереди позволяют упорядочить работу, разграничить ответственность.
• Проект. Группа связанных задач, направленных на достижение общей цели в определённый срок. Проект может объединять задачи из разных очередей и помогает организовать работу между смежными командами.

Базово это работает так: сотрудник заполняет форму — из неё автоматически создаётся задача, которая попадает в нужную очередь и при необходимости прикрепляется к проекту. Нам было важно на основе этой базы правильно выстроить бизнес-логику собственных процессов.

Со стороны Яндекс 360 была отличная обратная связь. Архитекторы отвечали на вопросы, делились кейсами, тестировали схемы, выстраивали структуру, проверяли логику работы и дорабатывали вместе с нами процессы. Спустя несколько встреч мы уже самостоятельно приспособились настраивать бизнес-процессы.

Автоматизировали HR-процессы

Наш холдинг объединяет несколько школ, и в HR-процессы вовлечены специалисты из разных подразделений — от локальных HR до IT, бухгалтерии и руководства.

Чтобы коллеги были в курсе изменений по каждому сотруднику, мы выстроили чёткую логику в Трекере: кто, когда и какую задачу получает, что происходит с ней дальше и какие данные доступны каждому исполнителю.

Оформление

Когда решение о найме принято, HR создаёт задачу и вносит подробную информацию о будущем сотруднике.

Далее процесс автоматизируется:

• Руководитель получает письмо с уведомлением о выходе нового сотрудника.
• Финансовый отдел — задачу на передачу информации в Социальный фонд и другие государственные организации.
• Техотдел — задачу на оформление сотруднику доступов к сервисам.

В родительской задаче права доступа настроены так, чтобы защитить персональные данные: коллеги видят только ту часть информации, которая относится к их подзадаче. Например, техотдел — Ф. И. О., должность, список необходимых доступов, а вот данные по зарплате от него скрыты.

Адаптация

Когда задача на оформление закрыта, автоматически создаётся новая — на адаптацию. Чтобы она попала в нужную школу и к исполнителю, мы настроили триггеры — действия над задачами очереди, которые выполняются при наступлении определённых событий. По ключевым словам или тегам сервис сам назначает исполнителя.

Процесс адаптации разбит на этапы. Для каждого из них задачи создаются автоматически: подтягиваются чек-листы и документы. Если сотрудник не проходит адаптацию, задача закрывается, а руководитель получает уведомление.

Увольнение

Процесс построен по той же логике. Руководитель заполняет форму, после чего задачи автоматически распределяются по нужным отделам: например, в техотдел — на закрытие доступов, в финансовый — на расчёт выплат, а в административно-хозяйственный — на сдачу оборудования. В родительской задаче всегда можно отследить статус каждого этапа.

В Трекере мы также автоматизировали премирование, оформление отпусков, больничных и командировок. Для каждого настроены формы и очереди, чтобы сотрудники могли быстро подать заявку, а ответственные — обработать её.

Ускорили оплату счетов

Мы пользуемся большим пулом сервисов от сторонних подрядчиков. В процесс оплаты вовлечены не только финансовый, но и другие отделы: IT, юристы, документооборот. При этом задачи на оплату в каждой школе изначально заводили вручную, кому как удобнее:

• Через мессенджеры. Сотрудник присылал счёт в общий чат, тегал руководителя для согласования, затем подключался операционный директор — и только потом бухгалтеры. Было сложно контролировать процесс: какие счета и когда оплачены, а какие нет.
• Через Google Таблицы. Каждый новый счёт вносили в отдельную строку, заполняя все поля: наименование услуги, сумму, контрагента, сроки. Финансовый менеджер периодически просматривал таблицу и обрабатывал заявки.

Сейчас мы продолжаем внедрять процесс оплат в Трекер, и часть команды уже принимает счета только через него. Пока процессы не автоматизировали полностью, но планируем постепенно внедрить их в работу.

В идеале хотим выстроить бесшовный процесс в рамках единого контура. Например, школа хочет подключить новый сервис. Она подаёт заявку в Трекере. Её получает технический отдел — проверяет, не используется ли уже аналогичный инструмент в других школах. Затем задача уходит в финансы: они сверяют бюджет. После одобрения заявка переходит к юристам на согласование, потом в документооборот на подписание. Когда все шаги пройдены, задача возвращается в техотдел, который выдаёт доступ к сервису. 

После полного внедрения процесс в Трекере будет выглядеть так:

Ставим задачу через форму

Когда сотрудник скидывает счёт в чат, он может упустить реквизиты или не уточнить, от какого юрлица нужна оплата. Бухгалтерия тратит время на уточнения. В форме есть обязательные поля: «Наименование услуги», «Сумма», «Контрагент», «Школа» и другие. Без этих данных задачу нельзя отправить: Трекер не разрешит. Это экономит время: финансы сразу получают полную и корректную информацию.

Автоматически передаём задачи другим отделам

Как только форма заполнена, задача уходит в очередь к бухгалтерам. Они сразу видят, что оплачивать и какому юрлицу. В случаях, когда нужно согласование, задачи также уходят другим ответственным.

Контролируем дедлайны и статусы

Отслеживаем, сколько времени задача находится в работе и не затерялась ли. Подключаем напоминания: если срок оплаты подходит, исполнитель получает уведомление.

Бухгалтерам удобнее работать не с задачами напрямую, а с таблицами. Для них мы настроили локальные поля — параметры задач. На их основе коллеги могут делать быстрые выгрузки в виде таблиц и выставлять счета на оплату.

Распределили нагрузку внутри креативной команды

Некоторые команды, например дизайнеры, ведут сразу несколько школ. Обычно они работают спринтами, чтобы планировать загрузку и равномерно распределять задачи. Роли внутри команды чётко поделены: кто-то отвечает за конкретные школы, кто-то — за типы задач, например баннеры или сайты. 

Мы предусмотрели это при подключении Трекера. Для дизайнеров настроили отдельные очереди с формами под специфику работы команд: стандартные — для типовых задач, одну общую — для нестандартных запросов. В каждой форме обязательно указывается, к какому отделу относится задача — это позволяет автоматически назначить нужного исполнителя.

Такой подход помогает коллегам ничего не упустить: если ставить задачи вручную, можно забыть назначить исполнителя — заявку никто не увидит и не возьмёт в работу.

Читайте также: От создания заявки до подписания документов: как Яндекс Трекер помогает управлять закупками в компании

Создали базу знаний и систематизировали внутреннюю документацию

Яндекс Вики начали использовать ещё на этапе пилотного запуска. У коллег сразу появилось много вопросов: как создавать задачи в Трекере, как устроены очереди, какие поля использовать. Чтобы помочь им быстро разобраться, мы собирали подробные инструкции в Вики. Эти материалы стали основой для внутренней базы знаний холдинга.

Хранить всю документацию в Вики оказалось удобно. Постепенно мы начали добавлять туда больше информации: регламенты по школам и отделам, оргструктуры, списки сотрудников, инструкции по внутренним сервисам, ссылки на формы.

Кроме этого, в Вики хранятся ежемесячные дайджесты: отделы фиксируют ключевые события и достижения, чтобы делиться ими с коллегами.

Результаты

С переходом на Яндекс 360 нам удалось не просто автоматизировать отдельные процессы, а перестроить подход к работе в масштабах всего холдинга:

Процессы стали централизованными. Все школы и отделы работают по единой структуре: задачи ставятся по шаблонам, обрабатываются в рамках заранее настроенных очередей и проходят согласование по установленным правилам.

Коммуникация между отделами проходит быстрее. Больше не нужно искать ответственных, уточнять статус задачи в мессенджерах или собирать недостающие данные вручную. Информация попадает в задачу с самого начала через формы. Ответственные подключаются автоматически, а статусы позволяют понять, на каком этапе ведётся работа.

Нагрузка на HR снизилась благодаря автоматизации процессов. Оформление, адаптация и увольнение теперь проходят по заранее заданному сценарию. Чек-листы, уведомления и подзадачи создаются автоматически — HR не нужно вручную контролировать каждый шаг.

Финансовый отдел получил удобный инструмент для ведения бюджета. Финансисты работают по понятной и прозрачной схеме: заявки оформляются по формам, содержат нужные данные, отслеживаются по статусам и не теряются. Удобные выгрузки позволяют работать в привычных таблицах без постоянного переключения между задачами.

Сотрудники знают, где искать информацию и как взаимодействовать с другими командами. Каждый отдел и школа имеют свою страницу в Яндекс Вики — с инструкциями, регламентами и ссылками на формы. Это стало точкой входа в рабочие процессы и избавило команды от лишних вопросов и рассылок.