Kick-off-встреча: что это такое и как проводить эффективно, чтобы команда работала слаженно на старте проекта

Когда над проектом работает не один человек, а целая команда, в процессе могут возникнуть недопонимания. Случается, что сотрудники воспринимают задачи по-своему, появляются лишние правки, и сроки затягиваются. Чтобы этого не происходило, важно синхронизировать работников на старте и провести kick-off-встречу.

Что такое kick-off-встреча

Kick-off-встреча (kick-off meeting) — это установочное совещание команды, которое проводит руководитель проекта перед его стартом. 

Kick-off-встреча помогает:

1. Зафиксировать цель проекта. Чтобы вся команда понимала, к какому результату нужно прийти, руководитель проекта знакомит исполнителей с основными требованиями к задаче. Представим, что компания разрабатывает мобильное приложение. На kick-off-встрече менеджер проекта расскажет, какая бизнес-цель у продукта, кто целевая аудитория и какую задачу он поможет решить пользователям. 
2. Распределить роли и определить сроки. Менеджер обозначает основные этапы проекта — например, при разработке мобильной игры это будет анализ рынка, работа над идеей, создание прототипов, тестирование, подготовка к выпуску и сам релиз. Команда оценивает примерные объёмы, назначает ответственных по разработке, дизайну и звуковому оформлению. А ещё сотрудники помогают руководителю сориентироваться по дедлайнам и понять, получится ли выполнить объём работы в срок. Если нужно время, чтобы оценить масштабы, можно дать пару дней на размышления.
3. Определить действия на случай форс-мажоров. Команда договаривается, к кому из сотрудников идти с проблемами и что делать, если быстрого решения нет. Например, если при разработке приложения случился системный сбой и часть данных не сохранилась. 

Кто участвует в kick-off-встрече

На kick-off встречу в бизнесе важно пригласить представителей всех сторон: от исполнителей и руководителей подразделений до клиентов и спонсоров. Это поможет избежать недопониманий в работе.

Если проект разрабатывается для внутренних целей

Бизнес создаёт продукт или сервис для себя и является своим же заказчиком — например, IT-компания запускает чат-бот для сотрудников или готовит к релизу систему учёта времени и задач для команд. В таких случаях руководитель проекта проводит установочные встречи среди своих специалистов.

Если сеть частных клиник переходит на новую платформу с электронными медицинскими картами, на встрече будут присутствовать:

• Руководитель проекта. Он объяснит, почему нужно переехать на другую площадку, а также обозначит цель и желаемые результаты по итогам миграции.
• Команда исполнителей. Разработчики, аналитики и другие специалисты, которые напрямую задействованы в переезде.
• Представители других отделов. Это сотрудники, которые тоже задействованы в проекте и выполняют смежные с ним задачи. Например, если клиника планирует сообщить пациентам о переносе их данных в новую систему, на kick-off-встрече нужны маркетологи, SMM- или PR-специалисты, которые будут заниматься рассылками или публикациями в соцсетях.

Если проект нужен для внешних заказчиков

Когда компания работает как подрядчик и предоставляет услуги другим бизнесам, она проводит две встречи: сначала с сотрудниками, а потом с заказчиками. На второй команда рассказывает об основных этапах работы, не погружая клиентов во внутренние процессы.

Диджитал-агентство собирается разрабатывать сайт для строительной компании. Обсуждать детали будут:

• Руководитель команды исполнителей. Расскажет главные итоги внутренней встречи: как будет выглядеть сайт и какие его инструменты будут закрывать потребности заказчика, какие сроки определили с командой, сколько согласований запланировали.
• Представители заказчика. Они знакомятся с последовательностью работ, согласуют сроки и задают вопросы. Например, уточняют, на какой платформе будет сделан сайт или как будет настраиваться SEO-оптимизация.
• Спонсоры, если они участвуют в проекте. Заинтересованным партнёрам, которые финансируют продукт, тоже важно детально понимать, во что они вкладываются.

Как подготовить kick-off-встречу

1. Определить задачи стартового совещания по проекту.

Представим IT-компанию, которая занимается разработкой компьютерных игр и планирует запускать новую приключенческую игру для геймеров-любителей на ПК. Менеджер проекта должен установить цель встречи и решить, каких договорённостей нужно достичь в итоге собрания. Например, обсудить, как будет проходить разработка движка, и распределить роли внутри команды.

2. Продумать состав участников и оповестить их о встрече.

Руководитель проекта составляет список сотрудников, которые нужны на встрече: разработчики, гейм-дизайнеры и художники.

Чтобы быстро сообщить участникам о kick-off-встрече, событие можно добавить в Яндекс Календарь. Инструмент позволяет выбрать дату и подходящее время, добавить почты сотрудников и установить напоминание в день встречи, например за час до начала. После этого пользователи получат уведомление о том, что в их календаре появилось новое событие.

3. Разработать план и подготовить материалы.

Стоит определить структуру встречи, выписать в документ темы, которые менеджер планирует поднять на собрании, и, отталкиваясь от этого, расписать детали. Например, с чего начнётся встреча, сколько времени займёт обсуждение проекта, распределение обязанностей и другие блоки из предварительного сценария встречи. В конце важно оставить немного времени на вопросы команды и подвести итоги.

Желательно уложиться максимум в два часа — сотрудникам не придётся сидеть на встрече большую половину дня, при этом времени хватит, чтобы подробно разобрать детали проекта и обсудить вопросы команды.

Стоит заранее подготовить материалы, которые пригодятся на встрече. Например, собрать в презентацию исследование предпочтений игроков за прошедший год и статистику по играм-аналогам. Так команда поймёт контекст и сможет оценить объём работ.

4. Определиться с местом встречи.

Если собрание проводится очно, можно организовать его в офисе компании. Но когда часть сотрудников работает удалённо, собрать команду удобнее онлайн, например в Яндекс Телемосте. Через демонстрацию экрана можно будет делиться презентацией с коллегами, а в чате созвона — задавать уточняющие вопросы по проекту.

Читайте также: Встреча без сюрпризов: проверяем Телемост перед онлайн-мероприятием

Как провести kick-off-встречу

Вводную встречу по разработке приключенческой игры проводит руководитель или менеджер проекта. Он модерирует собрание: следит за таймингом и контролирует, чтобы всё шло по сценарию.

Знакомство — 5 минут

Модератор объясняет, для чего каждый участник присутствует на встрече, и обозначает основные задачи собрания: распределить роли для создания новой игры и зафиксировать этапы работ. После он кратко описывает план действий на ближайшие два часа и озвучивает правила общения на созвоне: например, не перебивать спикеров, поднимать руку, если хочется высказаться, и выключать микрофоны, когда не участвуете в обсуждении.

Презентация проекта — 25 минут

Менеджер проекта представляет концепцию приключенческой нарративной игры с RPG-элементами и временными механиками. Обоснует выбор жанра тем, что в последнее время среди геймеров растёт спрос на проработанные сюжеты, и приводит примеры похожих популярных игр.

Обсуждение деталей и распределение ролей — 60 минут

Это основной этап установочной встречи, где участники:

• проговаривают этапы работ,
• согласуют частоту встреч,
• обсуждают риски и решают, к кому обращаться за помощью, если возникнут проблемы,
• назначают ответственных по задачам.

На kick-off-встрече работу разделили на четыре этапа и установили, что промежуточные итоги будут подводить раз в две недели. Определили, какая часть сценаристов отвечает за нарратив, а какая — за структуру уровней. Обозначили зоны ответственности ведущего программиста и его команды, а также определили, на каком этапе к проекту присоединятся маркетологи.

Чтобы визуализировать этапы работ и оценить загрузку сотрудников, на встрече можно использовать Яндекс Доски. В шаблоне календаря с линейной структурой получится оформить задачи на карточках и закрепить их за конкретным месяцем.

Подробнее о совместной работе с Досками читайте в Справке.

Ответы на вопросы и подведение итогов — 25–30 минут

Обязательно нужно спросить у команды, всё ли понятно. Возможно, у кого-то остались уточнения по требованиям к сюжету, игровым механикам или организационным процессам.

Перед завершением стоит резюмировать, что успели сделать за время встречи и к чему пришли. Для записи главных мыслей в Телемосте можно запустить функцию конспектирования. Умный ассистент Алиса Про подготовит конспект с ключевыми тезисами и создаст полную расшифровку созвона.

Эффективность kick-off-встречи можно оценить по тому, все ли задачи удалось обсудить. После установочного собрания у коллег должно появиться чёткое представление о проекте, зонах ответственности каждого участника и ближайших планах по рабочему процессу.

Главное о kick-off-встрече

1. Kick-off meeting — это установочная встреча команды, которая формирует общее представление о проекте и помогает избежать недопониманий внутри команды и с заказчиками.
2. На установочной конференции должны присутствовать представители всех сторон: от исполнителей и руководителей подразделений до клиентов и спонсоров. Это поможет избежать недопониманий в работе.
3. Чтобы встреча прошла эффективно и бизнес не зря потратил рабочее время сотрудников, нужно заранее разработать чёткий план собрания.
4. Вводную встречу организует руководитель проекта. Он следит за таймингом и контролирует, чтобы всё шло по сценарию.