Отапливаем эффективно: как команда инженеров делает тепло дешевле и в чём им помогает Яндекс 360

Команда: 45 человек

Сервисы: Почта, Диск, Телемост

Компания «Современные энергосберегающие технологии» (СЭТ) внедряет отопительные системы в школах, больницах, многоквартирных домах. Сергей Чубарев, генеральный директор СЭТ, рассказал, как устроена работа инженеров и откуда в ней появился Яндекс 360.

Всё началось с почты

Признаюсь, я в душе — айтишник, и это определило наш первоначальный подход: я предложил команде организовать работу почты на собственном сервере. Казалось, это даст полную независимость и возможность идеально настроить все инструменты под нужды бизнеса. На деле поддержание инфраструктуры отнимало слишком много времени и сил: нужно было создавать учётные записи, делать резервные копии, контролировать место на сервере, а если он падал — исправлять проблемы вручную. Всё это подтолкнуло нас к переходу на готовое решение.

Для миграции рассматривали три варианта:

• Gmail. Показался не самым надёжным: он зарубежный и в любой момент мог прекратить работу в России. Тогда срочно пришлось бы снова искать новое решение.
• Mail.ru. Отечественный инструмент, но не понравился интерфейс: хотелось максимально удобной навигации.
• Яндекс Почта. Здесь мы нашли все нужные инструменты для работы с интуитивно понятным интерфейсом.

Миграция на Почту прошла комфортно и быстро: мы использовали встроенные инструменты Яндекса для переноса писем и ничего не потеряли. В дальнейшей работе проблем не возникало, поэтому постепенно перешли и на другие сервисы Яндекс 360: Диск, Документы и Телемост.

Читайте также: «Прошли миграцию с командой Яндекса»: компания METRO переехала на сервисы Яндекс 360

Как мы внедрили в работу другие сервисы Яндекс 360

В СЭТ мы проектируем, строим и обслуживаем энергоэффективные системы. И сервисы Яндекс 360 задействованы на разных этапах работы. Они помогают нам не терять данные, быстрее согласовывать проекты и держать под рукой всё, что нужно инженерам и менеджерам.

Заявка

Любой проект в СЭТ начинается с заявки, которая приходит на Почту — это основной канал связи с заказчиками. Наши клиенты — это школы, сады, поликлиники, больницы, дома, промышленные объекты. Запросы от них могут звучать по-разному: например, «мы слишком много платим за отопление» или «на улице тепло, а у нас горячие батареи, приходится открывать окна». Но суть одна — потребление тепла выше, чем нужно зданию, и это надо исправлять. Мы помогаем им снизить расход тепла, но сохранить тот же уровень комфорта в помещениях.

В Почте мне лично очень нравится функция краткого пересказа. У нас много переписок, и иногда нужно быстро разобраться, о чём речь, например когда я на ходу. Просто открываю пересказ — и сразу понимаю контекст, не читая письмо.

Выезд на объект

После получения заявки мы проводим аудит. Главный инженер проекта выезжает на объект — например, в тепловой пункт, который находится обычно в подвале здания. На месте он осматривает оборудование, делает замеры и изучает документы: оценивает площадь здания, количество радиаторов и тепловую нагрузку, смотрит схемы горячего водоснабжения.

Затем обязательно делает фотографии труб, счётчиков и всего оборудования, которое там находится, и загружает в папку объекта на Яндекс Диске — это можно сделать в мобильном приложении. Снимки понадобятся, чтобы позже рассчитать, можно ли здесь внедрить энергосберегающие технологии и поместится ли новое оборудование в подвале.

Проектирование и расчёты

Вернувшись с объекта, инженер вместе с проектировщиками, монтажниками и сметчиками анализирует материалы и фото, составляет расчёты и проектную документацию — её оформляют в Документах. На основании этих данных команда формирует коммерческое предложение и отправляет его клиенту по почте. Начинается этап переговоров, после чего мы утверждаем или откладываем проект.

Согласование и монтаж

После утверждения проекта с заказчиком наступает этап его согласования в различных ресурсоснабжающих организациях. Мы полностью берём на себя этот процесс и, если нужно, проходим государственные и негосударственные экспертизы. Когда все разрешения получены, закупаем материалы, и на объект выходят монтажные бригады. Они устанавливают оборудование, настраивают автоматику, чтобы собирать данные, и в процессе делают фотофиксацию. Готовый объект также фотографируют и снова добавляют снимки в папку объекта на Диске — чтобы зафиксировать процесс установки и результат до и после.

В строительстве мы фиксируем три ключевых этапа: до начала работ, в процессе и после их завершения. Это не только наглядно демонстрирует проделанную работу, но и служит защитой от возможных конфликтов. К примеру, если возникнет претензия, что мы не убрали мусор, это всегда можно легко проверить по фотографиям.

Если нужно уточнить детали по проекту, провести совещание или решить проблему на объекте, наша команда созванивается в Телемосте. Сервис стабильно работает даже там, где неидеальный интернет.

Приёмка и передача документов

После окончания монтажа объект проверяют городские службы и заказчик. Все акты, схемы и фотоотчёты уже собраны на Диске и доступны по ссылке: клиент получает доступ к полному пакету документов, а команда СЭТ — зафиксированный результат.

Что изменилось в работе команды

По отзывам членов команды, появление в СЭТ сервисов Яндекс 360 дало ощутимые улучшения:

• Теперь все фото, акты и проекты хранятся централизованно на Диске. А благодаря совместному доступу и понятной структуре папок коллеги и подрядчики могут быстро найти нужный файл.
• 98% наших командных встреч в Телемосте проходят без лагов. Мы экономим время на борьбе с нестабильным подключением.
• Скорость работы увеличилась: на коммуникацию и организацию процессов команда тратит в среднем на 30 минут в день меньше, чем раньше.
• Нам удалось разгрузить IT-отдел: больше не приходится тратить ресурсы на поддержание инфраструктуры почтового сервера.

С помощью сервисов Яндекс 360 команда СЭТ уже навела порядок в коммуникациях и документах. Теперь в планах сделать то же самое с задачами — перенести их из переписок и устных договорённостей в Трекер. Это позволит видеть реальную загрузку сотрудников, не терять мелкие поручения и ещё точнее планировать сроки проектов.