Что такое пайплайн и как он помогает бизнесу сделать рабочий процесс управляемым

Часто сотрудники в компании договариваются о регулярных задачах (например, ежемесячно собирать информацию для рассылки от разных отделов или согласовывать макеты по определённому маршруту), но не фиксируют, кто, когда и как это делает. Сначала всё проходит нормально, а потом кто-то пропускает срок, кто-то забывает передать материалы — и процесс ломается. 

Пайплайн решает эту проблему: в нём прописывают, кто выполняет задачу, сроки и следующие шаги.

Что такое пайплайн и для чего он нужен

Пайплайн (pipeline, с англ. «трубопровод») — это визуализация этапов работы над задачей или проектом. Как только завершается один этап, начинается следующий.

Описание процесса создают в виде схемы на бумаге или в онлайн-досках, а затем последовательность переносят в таск-трекер. В нём организуют отдельную колонку для задач каждого этапа — например, «Бриф», «Дизайн», «Согласование», «Готово». Задачи последовательно переходят от одного этапа к другому. Если в таск-трекере есть автоматизация, система сама проставляет сроки, ответственных исполнителей и другие параметры, чтобы команда знала, что именно происходит на этом шаге.

Инструмент подходит для разных сфер: от разработки игр до управления проектами. 

Пайплайн помогает:

• Стандартизировать процесс. В нём зафиксирована последовательность шагов и результат для каждого шага. Дизайнер сделает макет лендинга только после того, как клиент согласует текстовый прототип, а менеджер по продажам составит коммерческое предложение не раньше, чем выявит потребность клиента. Это помогает избежать лишней работы и дополнительных итераций.
• Планировать ресурсы и прогнозировать результат. Понимание того, сколько времени занимает каждый этап работы, позволяет более реалистично оценить сроки и бюджет проекта. Благодаря пайплайну менеджер знает, сколько дней займёт разработка сайта, поэтому сможет озвучить клиенту реалистичные сроки.
• Сделать рабочий процесс прозрачным. Благодаря чёткой последовательности этапов руководитель может отследить статусы и быстро заметить, если на каком-то этапе случился сбой. Например, в пайплайне по созданию карточек товаров есть этап «Получить информацию от поставщика» со сроком в три дня. Если задача застрянет, руководитель сможет принять меры.
• Упростить адаптацию сотрудников. Когда все этапы работы и требования к результату чётко прописаны, новичок быстрее вникает в процесс и допускает меньше ошибок. К примеру, в пайплайне для подготовки маркетинговых мероприятий расписано, кто разрабатывает контент-план и на какой срок, а также как должен выглядеть итоговый документ и с кем его нужно согласовать.
• Выявить узкие места. С помощью пайплайна проще отследить, на каком этапе задачи застревают чаще всего, и улучшить рабочий процесс. Например, если старт работ по договору часто переносится из-за согласования документов юридическим отделом, то это сигнал, что нужно закладывать на этот этап больше времени. 

Примеры пайплайна в разных сферах 

Пайплайн в программировании

Пайплайн в IT — это также разработанная последовательность этапов, только автоматизированная: задача сама движется по цепочке без участия человека. Разработчики один раз настраивают алгоритм, и дальше система работает по заданному сценарию. Например, автоматизированные пайплайны применяют:

• Для обработки медиафайлов. Загрузили сотню фотографий на сайт — преднастроенный по пайплайну конвертер автоматически сжимает их, меняет размер под разные устройства и сохраняет в нужном формате. Вручную это заняло бы часы.
• Обработки данных. Отделу продаж нужно собрать информацию о сделках из CRM, очистить от ошибок и свести в один отчёт. Для этого используют автоматизацию по пайплайну: система будет автоматически каждый день в назначенное время обрабатывать эти данные.
• Машинного обучения. Пайплайн проводит нейросеть через все стадии: от подготовки данных до тестирования модели. Это экономит недели работы команды разработчиков.

Один из самых известных примеров пайплайна — CI/CD (Continuous Integration / Continuous Delivery, непрерывная интеграция и доставка). С его помощью можно автоматически тестировать код и обновлять приложение при каждом изменении. Это позволяет разработчикам быстрее и легче находить ошибки и чаще выпускать новые функции. Вот как работает CI/CD на примере обновления приложения:

Пайплайн в продажах

Пайплайн в продажах — это последовательность этапов сделки от первого контакта до покупки. Структурно он похож на воронку продаж, но это разные инструменты:

• Воронка показывает конверсию: сколько клиентов перешло с этапа на этап и где отказов больше всего. Она помогает найти узкие места: например, если на этапе «Презентация» теряется 70% лидов, значит, проблема в презентации.
• Пайплайн фиксирует конкретные действия на каждом этапе: кто, что и в какой срок делает. Например: менеджер за два часа обрабатывает заявку, на следующий день отправляет КП, через три дня созванивается для согласования.

Пайплайн делает процесс управляемым: каждый знает свою зону ответственности и сроки. Для разных каналов создают отдельный пайплайн с учётом специфики. Так может выглядеть процесс обработки лидов, полученных через форму на сайте:

Как настроить пайплайн

Студия моушен-дизайна хочет стандартизировать работу над анимированными роликами. Для создания пайплайна нужно пройти несколько шагов:

Определить начало и конец процесса

Команде важно договориться, какие события запускают работу по пайплайну и какие завершают её. Это помогает избежать недопонимания. Так, сотрудники начинают разрабатывать концепцию ролика после подписания договора и получения предоплаты. А заканчивают работу, когда клиент получает финальные файлы и подписывает акт приёма-передачи работ.

Выстроить порядок работы 

Студия анализирует, какие задачи идут строго друг за другом, а какие можно вести параллельно, чтобы сэкономить время. Например, нельзя отрисовывать сцены без утверждённого сценария. Но во время финального рендера можно готовить документы на подпись клиенту. 

Чтобы все сотрудники видели последовательность этапов, удобно визуализировать процесс в виде простой схемы в Яндекс Досках.

Разделить работу на ключевые этапы 

Команда разбивает работу над проектом на конкретные этапы, у каждого из которых есть понятный результат. К примеру, когда готова раскадровка с таймингами, художники могут приступать к отрисовке сцен в 3D. 

Разбить этапы на задачи, обозначить для каждой сроки и исполнителей можно в Яндекс Трекере. Сервис позволяет создать очередь под отдельный проект и визуализировать процесс в формате канбан-доски, чтобы было проще контролировать работу команды. Подробнее о том, как выстроить задачи в Трекере, читайте в Справке.

Читайте также: Компания растёт: как руководителю наладить управление бизнес-процессами и выйти из операционки

Задокументировать процесс

Когда весь процесс подробно разобран, его нужно зафиксировать. Так команда сможет обратиться к инструкциям, если возникнут трудности или недопонимания, а новые сотрудники быстрее вольются в рабочий процесс. Собрать и структурировать описания можно с помощью Яндекс Вики, онлайн-доступ к которой будет у всех специалистов.

Читайте также: Как организовать базу знаний, чтобы она не превращалась в склад данных 

Организовать работу по описанному процессу

Вся цепочка процесса выстраивается в таск-трекере для каждого конкретного проекта. В Яндекс Трекере можно создать последовательность задач, назначить ответственных, выставить сроки и приоритеты. Например, задача «Разработать сценарий» автоматически стартует только после завершения задачи «Собрать мудборд». Так вся команда видит полную картину пайплайна: какие этапы уже пройдены, что в работе сейчас, что будет дальше. Если одна из задач в цепочке застряла, это сразу заметно и можно оперативно принять меры, чтобы не сорвать весь проект.

Чек-лист пайплайна: как проверить процесс до внедрения

Чтобы процесс работал, проверьте пайплайн по следующим критериям:

• Есть стартовое и финишное события процесса, и все участники понимают их одинаково.
• Выделены все ключевые этапы работы над проектом и указана их последовательность.
• На каждом этапе понятно расписаны основные задачи, указаны сроки работы, ответственные сотрудники и промежуточный результат.
• Сотрудники знают, где хранятся все рабочие файлы проекта, и имеют к ним доступ.
• Весь процесс пошагово описан в едином документе, к которому есть доступ у всех участников команды.

Главное о пайплайне

• Пайплайн — это утверждённая последовательность этапов работы над задачей.
• Этот инструмент помогает стандартизировать работу, планировать ресурсы и контролировать прогресс.
• Пайплайны отличаются в зависимости от сферы деятельности организации и особенностей рабочих процессов, но принципы их построения одинаковы.
• Чтобы создать пайплайн, нужно определить начало и конец рабочего процесса, разбить его на этапы, выстроить порядок шагов и организовать удобное хранение рабочих файлов. 
• Чтобы команда могла всегда свериться с планом работ, пайплайн лучше оформить в отдельном документе и открыть доступ к нему коллегам.