Как мигрировать из Google в Яндекс 360 без вреда для рабочих процессов

Сотрудники компании oneFactor работали в Google Workspace: вели документацию и составляли таблицы, переписывались с клиентами через почту и вносили встречи в календари. Когда Google ограничил платежи из России, под угрозой оказались все бизнес-процессы. Нужно было решить, куда перенести аккаунты сотрудников и архив документов, накопленный за семь лет работы. На переезд у компании был месяц — пока не закончится предоплаченная подписка.

Леонид Чёрный, операционный директор oneFactor, рассказывает, как компания мигрировала в Яндекс 360 для бизнеса. Спойлер: почту, документы и календари более чем ста сотрудников удалось перенести быстрее, чем планировали.

oneFactor занимается машинным обучением и создаёт продукты с использованием искусственного интеллекта для разных сфер бизнеса: банковского сектора, страхования, электронной коммерции, ритейла, туризма и EdTech.

Поиск новых решений

Когда появились первые новости об отключении Visa и Mastercard в России, наша команда начала искать другие варианты оплаты Google Workspace, пока месячная подписка не закончилась.Альтернативы в не нашлось, поэтому мы стали выбирать новую платформу.

Критически важными для нас аспектами были:

• Заменить максимум инструментов Google. Чтобы сотрудники могли продолжать работу над проектами, в составе новой платформы должны были быть почта, календари и пространство для работы с документами с возможностью совместного редактирования.
• Сохранить права доступа. Мы не хотели нарушать внутренние процессы компании и работу с данными в облаке. Поэтому нужно было перенести имеющиеся документы так, чтобы сохранить не только сами файлы, но и доступы сотрудников к ним.
• Завершить миграцию максимально быстро. В компании работают более ста человек. За семь лет работы у каждого накопилось несколько десятков, а иногда сотен гигабайт документов и писем. Мы понимали, что данных слишком много и нам понадобится помощь платформы.

Мы сравнили несколько решений и выбрали Яндекс 360 для бизнеса. Платформа отвечает нашим запросам и наиболее выгодна по соотношению цены и функциональности.

Специалисты техподдержки Яндекса создали чат с сотрудниками нашей техподдержки, и мы начали переносить данные.

Переезд в Яндекс 360: разница в настройках и бесшовный перенос почты

Миграция проходила в три этапа. Сначала мы завели профиль и создали аккаунты сотрудников. После этого техподдержка Яндекса перенесла все документы на Диск и автоматически распределила их по пользователям. Финальным этапом стала миграция почты и календарей в Яндекс 360 для бизнеса.

С трудностями столкнулись в начале, когда создали профиль компании и загрузили список сотрудников в формате CSV. Распределять их по группам и подразделениям пришлось вручную, потому что механизмы группировки в Яндексе и Google различаются.

Авторизация в сервисах Google у нас была настроена через SSO. Там работает сквозная двухфакторная аутентификация. Например, можно подтвердить вход в сервисы Google на Gmail и пользоваться остальными продуктами в рамках единой сессии. В Яндексе другая система двухфакторной аутентификации. Чтобы вход был безопасным, для подключения сторонних программ (например, MS Outlook или Apple Mail) действует система «Пароли приложений». К этому пришлось привыкать.

Архив писем мы перенесли бесшовно, почтовые группы синхронизировали по API Яндекса. Процесс запустили ночью в выходной, когда поток писем минимальный, иначе новые входящие могли потеряться. Дело в том, что после переноса данных нужно перенастроить MX-запись: сменить почтовый сервер с Google на Яндекс. Пока идёт миграция почты, запись перенастроить нельзя, и если в процессе переноса приходит письмо, оно «зависает» в Gmail. Когда письма были перенесены, мы сразу переключили MX-записи в настройках DNS.

Помощь техподдержки в освоении и доработке продукта

Когда мы переезжали, инструкции по миграции ещё не были детально прописаны. Во многом приходилось разбираться на ходу, поэтому наша техподдержка часто обращалась к Яндексу за помощью. Команда всегда оперативно отвечала на вопросы и помогала настроить сервисы под наши нужды. Вот что они сделали:

1. Перенесли все документы на Яндекс Диск и распределили их по пользователям. В Яндексе и Google разная механика связей между документами, поэтому настройки доступа удалось сохранить частично. Это было быстро и достаточно для начала работы. Если бы мы настраивали доступы вручную, миграция шла бы до сих пор.
2. Добавили опцию запрета на предоставление доступа к файлам на Диске вне домена. Теперь сотрудники могут делиться файлами только внутри компании.
3. Реализовали несколько функций, которых до этого не было. Например, появились настройки правил для отправки писем на общие почтовые группы. Благодаря этому мы создали «белые» списки сотрудников, которым разрешено отправлять письма группам пользователей. Раньше мы не имели возможности контролировать отправку почты большим группам сотрудников.
4. Помогли настроить по API «белые» IP-адреса, чтобы письма с почтового сервера партнёров при массовой рассылке нашим сотрудникам не попадали в спам.
5. Помогли с загрузкой календарей. Мы нашли способ экспорта календарей из Google на компьютер, а потом добавили их в Яндекс. В процессе поддержка решила проблему с большими календарями — сначала Яндекс не мог их обработать при импорте.

Инструментов хватает, а поддержка человечнее

Мы пользуемся решениями Яндекс 360 для бизнеса уже полгода и вот что можем сказать о платформе.

Пока непривычно работать с Документами и Диском: возможностей еще немного, но для базовых рабочих процессов достаточно.

Сотрудники освоились на платформе примерно за две недели. Если возникали вопросы, на них отвечали наши специалисты. Неудобств, из-за которых команда отказалась бы от новых сервисов, мы не видим.

Большое преимущество Яндекс 360 для бизнеса — это поддержка. Она человечнее и больше ориентирована на пользователя.

Когда мы переезжали, специалисты техподдержки работали, кажется, даже ночью. Мы были не единственной компанией, которая переносила свои данные и нуждалась в помощи. Несмотря на загрузку, поддержка оперативно обрабатывала наши запросы и подсказывала правильные решения. Иногда нужные технические вещи реализовывали буквально за ночь, как это было с миграцией больших календарей: встреч в одном календаре хранилось на несколько гигабайт, как у каждого уважающего себя айтишника.